Co obvykle ve výrobních společnostech prostřednictvím informačních systémů plánujeme: dodávky materiálů, kapacity strojů nebo pracovišť, kapacity jednotlivých profesí, ale také kapacity přípravků a měřidel, kapacity konstruktérů a technologů, případně projektantů atd. To vše v přímé vazbě na jednotlivé výrobní zakázky především s ohledem na plnění zákazníkem požadovaných termínů. Všechny tyto aspekty sledujeme v několika plánovacích úrovních – v rámci operativního plánu, střednědobého plánu a plánu výhledového. Parametr času těchto plánů se liší u jednotlivých společností dle průběžné doby výroby. Jiný bude operativní plán pro výrobce turbín, jiný pro výrobce jogurtů. Tento příklad současně demonstruje šíři problematiky, kterou dnes informační systémy v oblasti plánování musí být schopny uchopit.


Z šíře problematiky naznačené v úvodu je zřejmé, že v tomto malém příspěvku se nelze věnovat rozborům jednotlivých metodik a plánovacích postupů a upozorňovat na mnohá jejich úskalí. Prostor je vyčleněn jen na vybrané aspekty, a to jak ve výrobní firmě, která má ohromné problémy vyrobit cokoli, v čase, kvalitě, termínech atd., co po ní zákazníci chtějí (u mnohých společností ještě nedávná minulost), tak ve firmě v opačné, dnes velmi aktuální situaci, kdy významně poklesl objem výrobních zakázek a kapacity, které jsou k dispozici, začínají být nevyužité. Posviťme si na jeden z parametrů, který na první pohled vypadá velmi jednoduše, ale v praxi je velmi problematický – pravdivost dat využívaných v procesu plánování.

Plánování nad nepravdivými údaji

Vysvětlovat, že plánování nad nepravdivými údaji (výkonové normy, materiálové normy atd.) vede ke zkresleným, nebo až nepoužitelným výstupům, je nošení dřeva do lesa. Zkusme komentovat velmi citlivou oblast, která do tohoto tématu zcela zapadá, a to přesnost údajů obsažených v normách práce. Tedy údaje, které jsou vloženy do informačního systému – jak dlouho která práce trvá (nemusí to zdaleka být jen dělnické profese, ale také konstruktéři, technologové atd.). Velikým problémem, který celou tuto oblast velmi zatěžuje, je často vídané přímé propojení časové normy práce s finančním hodnocením konkrétního zaměstnance. Na první pohled je to věc velmi logická – podle toho, jaké množství práce a v jakém čase (o jiné než stoprocentní kvalitě se nemluví) pracovník odvedl, je také hodnocen. Není potřeba rozlišovat, jestli je práce v úkolu nebo v „hodinovce“ podložená příslušným výkonem. V čem spočívá záludnost a hlavní úskalí této zmiňované přímé vazby?
V reálném denním životě není obvykle sledování délky konkrétní práce, jako základního údaje pro procesy plánování v informačním systému, tou největší prioritou. Pozornost se soustřeďuje na pracovníka – kolik si ten který pracovník v tom kterém měsíci vydělal, tedy jaké číslo bude na jeho výplatní pásce. Opět je třeba říci, že z pohledu pracovníka to je velmi logické. Ale ono je to logické i z pohledu firmy. Obě strany tento výsledek velmi zajímá. Ale pozor, právě v tomto prostoru je ukryto významné nebezpečí, že u takto hodnoceného pracovníka se v mnohém „ohýbají“ „doplňují“ „upravují“ podklady tak, aby výplatní páska obsahovala ta „správná čísla“. Docela dobrým ověřením tohoto faktu je pohled na několik minulých měsíců, jak kolísal, nebo nekolísal výdělek pracovníka přes to, že mu prošly rukama velmi rozličné práce. Často zjišťujeme, že pokud jde o výdělek, je měsíc co měsíc velmi podobný. V principu nic proti tomu, je to v pořádku, ale pokud je toho dosaženo zmiňovanými „posuny“ a „úpravami“, je to jednoznačně špatně. Pravdivost dat, o které je tato poznámka, dostává na frak. Co z takové situace plyne? Nesprávné časové normy práce jsou použity v plánovacím procesu a (dle míry odchylek – standardně plusových) jsou posunuty i výsledky plánovacích procesů. Kalkulujeme s delší průběžnou dobou, stáváme se méně konkurenceschopní, získáme méně zakázek, a tento „ohled“ na výdělek pracovníka se nakonec kvůli menšímu objemu zakázek paradoxně obrací jak proti němu, tak proti firmě jako celku.

Spojování neproduktivních činností a prací s plánovacími procesy je špatná cesta.

Hra na pravdu

Hra na pravdu v této oblasti je velmi složitá. Ale pojďme zkusit namodelovat zdaleka ne běžnou skutečnost, kdy v podkladech o pracnosti budeme uvádět časy, které jsou pravdivé. Ano, pak se mohou objevit velmi zajímavé informace. Například dosud se vůbec v pracovních výkazech nevyskytovaly prostoje, převedení na jinou práci bylo vlaštovkou atd. Jestliže opravdu oddělíme čas na práci od výdělku pracovníka, pak si vytváříme správnou (pravdivou) základnu pro plánování a výstupy plánovacích operací budou věrohodné. V průběžných dobách již budeme v plánovacím procesu rychlejší a přesnější. A pozor, tento přístup nebude mít (je-li to naším cílem) žádný negativní dopad do výdělku pracovníka! Jestliže se jedná o kvalifikovaného zodpovědného pracovníka, firma má bezpochyby zájem si ho udržet, proto ho musí správně ocenit, tedy i zaplatit. Může mít výdělek odpovídající, a to tak, že na jednu stranu dáme skutečně odpracovaný čas na zakázkách, a na druhou stranu dáme (a pravdivě vykážeme) všechny náhradní práce, prostoje, další ztrátové časy atd. Zkoumání objemu prací této „nežádoucí kategorie“ je bez pochyby jeden z cílů – měli bychom se ptát proč. Proč tady jsou, proč jsou tak velké atd. Avšak jde o kvalitativně zcela jinou věc a je zřejmé, že spojování neproduktivních činností a prací s plánovacími procesy je špatná cesta. V datech pro plánování musí být uvedena pravdivá data.

Jestliže oddělíme čas na práci od výdělku pracovníka, vytváříme pravdivou základnu pro plánování.

V prostředí, které bylo ještě nedávno pro mnoho společností typické, byl z důvodu přeplněnosti kapacit manévrovací prostor pro zamlžování neproduktivních časů a jejich „rozpouštění“ do časů skutečné práce přece jen relativně menší. Avšak v podmínkách kapacitní nenaplněnosti a nedostatku zakázek se může tento prostor velmi rychle rozšířit a snaha kapacitní výpadky skrývat do produktivních časů výroby bude jistě větší! Ani v době, kdy klesl počet zakázek, není žádný, tím méně opodstatněný, důvod rozpouštět neproduktivní činnosti do časů produktivní práce. Taková snaha je zhoubná pro následné seriózní využití plánovacích nástrojů ve výrobních společnostech. Jak v oblasti kalkulace nákladů, kdy neproduktivní časy kalkulované do nákladů zakázky vedou ke zvýšení nabídkových cen, tak v oblasti kapacitního plánování, kdy vedou k prodlužování průběžné doby výroby. V obou případech tedy jevy silně negativní ve svém výsledku snižující konkurenceschopnost na trhu.

Neproduktivní časy kalkulované do nákladů zakázky vedou ke zvýšení nabídkových cen.

V případě, že společnost je schopna pracovat tak, aby v informačním systému byla správná (tedy především pravdivá) data, vznikne současně velmi zajímavá „databáze“ nejrozmanitějších důvodů prostojů, ztrátových časů a víceprací, jejichž vhodná strukturace je velmi cennou informací pro vyhodnocování celkového výrobního času, využití pracovní doby jak jednotlivých zaměstnanců, tak středisek, nebo provozů. Samozřejmě je třeba dodat, že se sofistikovanější strukturou vkládaných dat se zvětšují nároky na jejich produktivní vkládání do informačního systému. Taková řešení existují a budeme se jim věnovat v dalších vydáních časopisu IT Systems.

Shrnutí

Uhlídat nezkreslování pracovních časů evidovaných v informačních systémech spolu s pravdivou evidencí a vykazováním neproduktivních časů, a to i v době menší zakázkové naplněnosti, je zásadním úkolem managementu výrobních společností nejen v době hospodářského růstu, ale zejména v době hospodářského poklesu.

Autor působí ve společnosti ASV Náchod, která je partnerem společnosti LCS a dodavatelem systémů Helios.