Podklady pro výběrové řízení na USB raději ne

O tom se nedávno přesvědčilo i Ministerstvo dopravy ČR, kterému antimonopolní úřad zrušil výběrové řízení na správce elektronického mýta. Pochybení podle úřadu spočívá v tom, že ministerstvo vydávalo jednotlivým uchazečům podklady k tendru na přepisovatelných flash discích, a není tedy možné zpětně ověřit, že všichni uchazeči dostali shodné informace. Uživatelský komfort v tomto případě ano, ale zabezpečení sporné a shoda s předpisy evidentně ne.

Jak tedy zajistit, aby se důležité dokumenty dostaly bezpečně a nezpochybnitelně do správných rukou? Sdílení firemního obsahu s externími uživateli je oblast, kterou podniky a organizace dnes řeší stále častěji. Populární SharePoint je dobrý nástroj spíše pro interní přístup k dokumentům, veřejná úložiště typu Dropbox či Google Drive zase poskytují jistě komfortní nikoliv však bezpečné sdílení.

Klíčové požadavky na řešení

Vznikají proto specializované nástroje pro sdílení a přístup k podnikovému obsahu, které se umožňují splnit všechny klíčové požadavky:

• Vysoká uživatelská produktivita prostřednictvím přístupu z jakýchkoliv zařízení včetně desktopových klientů, tabletů či chytrých telefonů, možnost webového prohlížení a editování, prohlížení a editování v běžných formátech typu Microsoft Office či PDF, a přehledné uživatelské rozhraní.
• Vysoká úroveň zabezpečení podnikových dat s využitím šifrování na zařízení i během přenosu dat, vzdáleného uzamčení a vymazání mobilní aplikace. A také časového omezení přístupu, což je poměrně důležitá funkce, protože jsou známy případy, kdy ex-zaměstnanci měli přístup ke složkám bývalého zaměstnavatele i mnoho let od svého odchodu ke konkurenci.
• Shoda s obecnými i odvětvovými předpisy – shoda s předpisy, ať již v oblasti obecného zabezpečení údajů typu GDPR či specifických požadavků různých odvětví, včetně možnosti záznamu a historie všech transakcí a přístupů pro případný interní či externí audit. Samozřejmostí by mělo být automatické upozorňování uživatelů na jakékoliv přidání či změnu dokumentů.
• Plná kontrola nad sdílených obsahem, které lze nejlépe dosáhnout on-premise umístěním souborů na podnikové infrastruktuře a snadným nastavením pravidel nad přístupem ke konkrétním souborům a složkám a jejich sdílení.

Příklady řešení

Řízený přístup k souborům lze využít ve všech odvětvích, včetně výroby. Například Scuderia Toro Rosso, tým Formule 1, využívá platformu Acronis Files Advanced ke sdílení důvěrných telemetrických dat a vývojových dokumentů mezi výrobním závodem, technickými pracovníky na trati a subdodavateli. „S řešením máme svá data plně pod kontrolou. Dokážeme sledovat informační toky a dokonce vymazat ukradený laptop, tablet či mobilní telefon, tak aby se k obsahu nemohly dostat nepovolané osoby,“ řekl Raffaele Boscheti, IT manažer týmu Scuderia Toro Rosso.

Řešení Acronis Files Advanced rovněž využívá velitelství US Air Force Combat Command A4, jež provádí údržbu vojenských letadel. Využívání tohoto nástroje dramaticky snížilo režijní náklady na správu elektronických dokumentů vzdáleným řízením a sledování dat na mobilních zařízeních.

Populární je také využívání řešení ke sdílení informací na konferencích, když umožňuje operativní přístup k tvorbě publikací v rámci pořádaných akcí. Namísto časově náročného kopírování a nahrávání na nosiče se obsah umístí do centrálního webového úložiště s časově omezeným přístupem (typicky 1 měsíc), odkud si jej může každý oprávněný uživatel stáhnout kdykoliv během stanoveného času. Protože je obsah na jednom místě, je velmi snadné jej aktualizovat či doplnit o nové informace. Acronis Files Advanced rovněž poskytuje přesný přehled o tom, kdo si materiály stáhnul a kdo ne. Významně tak šetří čas i zdroje na přípravu složek materiálů či elektronických nosičů pro ty uživatele, kteří materiály nevyužijí.

Zdeněk Bínek Autor článku je zodpovědný za prodej řešení Acronis na českém a slovenském trhu.