Jednoúčelová aplikace Things, která má funkcí tak akorát, aby plnila roli kvalitního pomocníka v organizaci vašeho času, má pouze jeden nedostatek, který mě vedl k vyzkoušení špičky v GTD aplikacích – Omnifocus. Things má slabé místo v synchronizaci dat s ostatními zařízeními. Zatímco Omnifocus má toto omezení vyřešeno již delší dobu.

Vzhled

Omnifocus vypadá jako kus profesionálního softwaru. Nenajdete v něm žádné kudrlinky, pouze přímočarost. Design je jednoduchý, neoslní, ale ani neurazí. Vlevo najdete šedý navigační sloupec, ze kterého můžete vybírat jednotlivé sekce jako je Inbox či Projects. Vévodí mu dvě velká tlačítka. První umožňuje přidat nový úkol, druhé zobrazuje počet úkolů v inboxu a jeho stisknutím obsah inboxu zobrazíte. Vpravo pak uvidíte na černém pozadí obsah zvolené sekce. Ovládací prvky se nacházejí při horním okraji okna aplikace. V levé části je to synchronizace a nastavení, vpravo pak tlačítka zpět (Undo) a trojice volby zobrazení, vyhledávání a přidání položky. Omnifocus podporuje oba režimy zobrazení. Tedy jak na šířku, kdy se pohodlně dostanete k sekcím, tak na výšku, kdy zobrazení sekcí zajišťuje plovoucí menu, které musíte aktivovat. Dále v textu budeme procházet pouze zobrazení na šířku.

Synchronizace

Pro uživatele počítačů Apple, iPhone či iPad je synchronizace dat nezbytností. Aplikace nabízí čtyři způsoby, jak udržet pořádek v úkolech spravovaných na různých zařízeních. Nejjednodušší je synchronizace v domácí wifi síti, která je ale dost omezující a nelze ji použít v chráněných podnikových sítích. Další možností je využití služby MobileMe, kterou nabízí společnost Apple. Zdatnější uživatelé si mohou založit vlastní server standardu WebDAV. Nejvíce dostupnou ale bude synchronizace prostřednictvím Omni Sync Serveru, který provozuje výrobce aplikace Omnifocus. Vzhledem k tomu, že vlastním MobileMe účet, zvolil jsem tuto metodu synchronizace.

Přehled funkcí

Omnifocus přesně ctí metodu GTD, jak ji popsal David Allen. A Allen Omnifocus uznává jako oficiální GTD nástroj. Nakolik je to jen marketing, lze velmi těžko poznat, ale je třeba říct, že pilíře, na kterých GTD stojí, jsou v aplikaci vidět na první pohled.

Inbox

Základní kámen GTD a procesu „zapiš a zapomeň“ uchovává akce, jak výrobce nazývá úkoly do té doby, než jim přiřadíte project nebo context. Jakmile tak učiníte, z inboxu zmizí a jsou automaticky přiřazeny k projektu, anebo, pokud context a projekt vyplníte už při zadávání, ani se do něj nedostanou.
Jak založit akci? Nejrychleji stiskem velkého tlačítka vlevo nahoře se symbolem zápisníku a tužky. Druhým způsobem je tlačítko „plus“ úplně vpravo nahoře. Toto tlačítko neslouží pouze k zadání nové akce, ale také nové složky, projektu či kontextu. A to vždy podle toho, ve které sekci se zrovna nacházíte.
Každá akce musí mít nějaký titul. Kromě něj obsahuje formulář pro její zadání čtyři záložky. Na záložce Info vyberete kontext ze seznamu nebo zadáte nový, stejně tak vyberete či zadáte projekt. Novou akci můžete následně označit praporkem, čímž ji označíte za prioritní bez ohledu na naplánovaný termín realizace. Na záložce Dates naplánujete realizaci akce. Detailní popis napíšete na záložce Note. A konečně na záložce Attachments doplníte přílohy v podobě fotky, videa či hlasové nahrávky.

Tip: Pokud vlastníte Mac a Omnifocus for Mac, můžete v nastavení aktivovat pravidlo pro poštovního klienta a nové akce pak zadávat přeposláním mailu na svou adresu, kdy adresu uvedete ve speciálním formátu nebo v předmětu zprávy uvedete speciální znaky. Takto zadaná akce se pak objeví také v iPadu, ale až po vzájemné synchronizaci zařízení.

Projects

Více úkolů či akcí ze stejné oblasti nebo realizované za stejným účelem můžeme sdružovat do projektů. V nastavení projektu najdete stejné záložky jako v detailu akce. Ovšem u projektu lze nastavit, zda akce v něm obsažené je možné realizovat paralelně, nebo sekvenčně. Dále nastavíte status projektu. Tedy zda je aktivní, pozastavený, dokončený, či zrušený. Časové parametry projektu se nastavují stejně jako u akce. Pole pro poznámku a přílohy jsou také totožné.

Tip: Záložku Note v detailu projektu či úkolu je možné rozšířit do celoobrazovkového režimu, a použít ji tak jako plnohodnotný zápisník poznámek. Lze takto například pořizovat zápisy z porad.

Context

Kontext umožňuje nahlížet na seznamy akcí v souvislostech. Například úkoly vyžadující práci u počítače nelze vyřešit jinde. Proto jim přidělíme kontext „počítač“ a až s ním budeme pracovat, vybereme v seznamu dostupných kontextů právě „počítač“. Seznam akcí bude vyfiltrován právě podle tohoto kontextu. Kontextem může být místo (například domov, kancelář), lidé-kolegové či cokoli dalšího, co sami definujeme. Omnifocus umožňuje přidělit k akci pouze jeden kontext.
Během plánování akcí obsažených v inboxu můžeme akci přidělit kontext. Pokud seznam neobsahuje vhodný kontext, vytvoříme nový tak, že jej zapíšeme do vyhledávacího pole. Aplikace nám sama nabídne možnost nový kontext vytvořit.
Aby ovšem nevznikal nekonečný seznam kontextů bez logiky a struktury, umožňuje aplikace zanést do seznamu dostupných kontextů řád prostřednictvím propracované správy hierarchie kontextů.
Jako příklad uveďme kontext Lidé, který patří mezi základní kontexty aplikace. Můžeme z něj vytvořit skupinu, která bude obsahovat kolegy z týmu, nadřízené či rodinné příslušníky. Úkolům, ke kterým potřebujeme konkrétní osoby, přiřadíme příslušný kontext a následně, až se s dotyčným uvidíme, vybereme ze seznamu kontextů pouze konkrétní jméno a získáme tak množinu úkolů, na které se společně máme zaměřit.
Jak to bude vypadat konkrétně? Řekněme, že specialistou na rizika je kolega Petr. Pracuji na třech projektech zároveň a v každém je nějaký úkol spojený s řízením rizik. Těmto úkolům přiřadím kontext „Petr“. V okamžiku, kdy se s Petrem uvidím, vyberu ze seznamu kontext „Petr“ a dostanu tak k dispozici omezenou množinu úkolů, které chci s Petrem prodiskutovat.

Tip: Kontext Lidé je možné použít k delegování úkolů. Přiřazení probíhá stejně, jako je výše popsáno. Nicméně s dotyčným se nemusíme osobně setkat, ale úkol mu zašleme mailem. K tomu využijeme funkci sdílení, která je dostupná v titulkovém pruhu úkolu. Její aktivací se zobrazí formulář aplikace Mail s detaily úkolu v těle zprávy. Pokud adresát nedisponuje aplikací Omnifocus, dostane zprávu, v jejímž těle jsou obsaženy textové informace o úkolu. V opačném případě může obdržený úkol přímo přidat do své aplikace Omnifocus.

Map

Sekce Map umožňuje nahlížet na projekty a jejich úkoly prostřednictvím geolokace. V režimu mapy uvidíte všechny adresy, které jste v aplikaci definovali a také aktuální polohu, pokud váš iPad disponuje GPS čipem.
Každá označená adresa pak nese informaci o množství úkolů, včetně údaje, kolika úkolům se blíží termín realizace a kolika již vypršel. Přepnutím mapy na seznam úkolů získáme přehled o všech úkolech, které mají přiřazen kontext spojený s nějakou lokací. Seznam je roztříděn podle lokací.

Tip: Geolokaci lze využít při plánování služební cesty, kdy úkolům přiřadíme adresu konkrétního místa, nebo pro nákupy, kdy opakovaně navštěvujeme obchodní centrum.

Forecast

Je má nejoblíbenější sekce. Dá uživateli k dispozici časovou osu, kde se zobrazuje množství úkolů naplánovaných na daný den. Aktivované pole časové osy v roztříděném seznamu zobrazí aktuální úkoly, které mají být daný den splněny, a úkoly, jejichž období splnění do vybraného termínu zasahuje. A aby bylo zobrazení dokonalé, je k dispozici náhled do kalendáře v podobě spodní časové osy, kde se zobrazují naplánované události.

Flagged

Tato sekce zobrazí pouze úkoly či projekty, které byly označeny praporkem.

Perspectives

Sekce pohledů je posledním dostupným způsobem, jak třídit úkoly. K dispozici jsou čtyři filtry, které umožňují rychlé třídění úkolů podle kontextu (Contexts), termínu splnění (Due), označení praporkem (Flagged) a stavu dokončení (Completed).
Každý z uvedených filtrů je možné zobrazit v hlavním přehledu sekcí aktivací hvězdičky u názvu filtru. Takto označené filtry se pak zobrazí v hlavní nabídce sekcí a jsou rychle dostupné.

Review

Hodnocení je základním stavebním kamenem GTD. Omnifocus tento stavební kámen podporuje dokonale.
Základní periodou hodnocení úkolů je jeden týden. Sekce Review primárně nabízí uživateli nedokončené projekty a jejich úkoly a umožňuje jediným pohledem projít všechny úkoly projektu, zrekapitulovat jejich stav a rozhodnout, jak s nimi dále naložit.
Lze změnit filtr hodnocení a zobrazit první dostupný úkol z každého projektu (Next Action), úkoly, které nejsou blokované, plánované do daleké budoucnosti nebo pozastavené (Available), nebo všechny úkoly bez ohledu na to, zda jsou dokončené či zrušené (All). Hodnotit projekty v aplikaci Omnifocus for iPad je zábava.

Závěr

Ač jsem byl zastáncem aplikace Things, musím uznat, že Omnifocus je králem GTD zcela právem. Výhody Things v podobě oblastí zodpovědnosti, možnosti přiřazení více kontextů úkolům a nízké ceny jsou zabity neexistencí efektivního způsobu synchronizace mezi zařízeními. Omnifocus vítězí nejen na poli synchronizace, ale také ve způsobu podpory pravidelných hodnocení, které v Things zcela chybí. A to i přesto, že cena 32 eur řadí tuto aplikaci mezi dražší. Troufám si tvrdit, že verze Omnifocus pro iPad lze používat jako jedinou instanci GTD aplikace bez verze pro Mac či iPhone.

Pavel Dvořák
Autor působí jako senior project manager společnosti Cleverlance Enterprise Solutions, člena Cleverlance Group.