facebook
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
Tiskárna Brno (CCB)
 
Tematické seriály
Nové!

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 
Nové!

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 
Nové!

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 

Pokročilá analýza provozu datových sítí

V tomto čtyřdílném seriálu vás seznámíme s různými metodami a přístupy...

1. až 4. díl >>

 

Cesta k efektivnímu identity managementu

Správa identit a přístupů (IAM) je klíčová oblast pro zaručení bezpečnosti...

1. až 9. díl >>

Partneři webu
Dialog 3000Skylla
IT SYSTEMS 11/2017 , Řízení projektů

Jak dosáhnout i zdánlivě nemožných změn

Eva a Zdeněk Macháčkovi


SlonJen málo lidí, rádo něco mění. Změna zaběhlých stereotypů, nejistota z budoucna, obavy o vlastní pozici po změně… to a mnoho dalších obav vytvářejí rezistenci ke změně. Jenže, někdy je nezbytné změnu provést. Představíme vám důvody hlavních překážek změn a také jednu metodu, jak změnu realizovat a najít cestu k ní hravou formou.


Pokud jste někdy pracovali v některé z větších organizací s tradiční strukturou řízení, jistě jste zaznamenali odpor určitých lidí ke změně. A to bez ohledu na to, že jste je, podle všech doporučení v příručkách managementu, zapojili do komunikace a přípravy změny, provedli jste školení, připravili barevné, srozumitelné prezentace. Zkrátka…jsou zvyklí to takhle dělat, funguje to, tak proč to měnit? A mají hromadu další práce, kterou musí udělat, nemají čas se zabývat těmito neozkoušenými novotami… Narážíte na hradbu rezistence.

Proč je tak obtížné provést významnější změnu? V každém z nás se potkávají dva přístupy k okolnímu světu a rozhodování – racionální a emocionální. Jejich zájmy a priority jsou často v konfliktu. Většina snah o změnu končí neúspěchem právě proto, že se obrací pouze k jedné naší části vnímání a ignoruje tu druhou. Tento princip je platný jak pro pracovní, tak i osobní život. Velice trefně ho popsali bratři Heathové ve své knize Switch (česky Proměna) [1]. Přestože souboj racionálního a emocionálního myšlení je nekončící kolotoč, můžeme vhodnými postupy dosáhnout výsledků tím, že oba pohledy sjednotíme: zjistíme co a proč se děje a najdeme adekvátní reakci.

Jezdec na slonovi

Rozpolcené napětí mezi racionální a emocionální složkou našeho uvažování zachytil psycholog Jonathan Haidt z Univerzity ve Virgínii ve své knize The Happiness Hypothesis (Předpoklady štěstí) [2]. Bratři Chip a Dan Heathovi si ji od něj pak vypůjčili a ve své knize rozvedli. Haidt nazývá naši emocionální složku slonem a racionální jezdcem.

Slon

Tak si to představte. Racionální jezdec sedí na slonovi, drží v ruce otěže a myslí si, že ovládá situaci. Jenže slon, je zvíře náladové. Pokud se emocionální slon pro něco rozhodně, snadno si dělá, co chce. Malý jezdec v sedle mu v tom rozhodně nemůže dlouhodobě zabránit. Možná si říkáte, že se to týká jen nedisciplinovaných jedinců a není to váš problém. Ale zapátrejte v paměti. Také jste se možná minulý týden přejedli, přestože jste rozumově věděli, že porce je příliš velká a bude vám pak těžko. Nebo jste si možná v posteli ráno trochu přispali, ačkoliv jste (racionálně) věděli, že to není dobrý nápad. Nebo jste se možná rozčílili a v návalu emocí řekli něco, čeho jste později litovali. Slon vyhrál. Stává se to každému.

Slon, tedy naše emocionální a instinktivní složka chování, má rád rychlou a okamžitou odměnu. Je líný a náladový. Jeho jednání je zaměřeno na krátkodobý prospěch (mít to rychle hotové), než na dlouhodobou činnost s výsledky v budoucnu. Má také strach z neznáma a nejistoty. Pokud tedy selhává úsilí o provedení změny, podívejte se na to pohledem slona. Změny obvykle vyžadují okamžité oběti, zatímco přínosy se rýsují kdesi v mlhavé budoucnosti. Změny se tedy často nedaří z toho důvodu, že racionální jezdec nedokáže emocionálního slona udržet na cestě dost dlouho na to, aby došel do cíle.

Ale i slon má své silné stránky. Emoce, to není jen náladovost a touha mít vše hned. To je také oddanost, pochopení, povzbuzení, soucit, láska. Slon se ve svých rozhodnutích vztahuje k naší identitě – je schopen dělat věci, protože to odpovídá jeho poslání či světonázoru (odpovědný rodič, vynálezce, podnikatel, ochránce přírody, nadšenec pro nové věci), i když to nevychází z analýzy nákladů a zisků jako výhodné.

Slon je také dotahovač. Pokud ho správně namotivujete, je to právě on, kdo nakonec jezdce donese do cíle.

Jezdec

Na rozdíl od slona, je jezdec zaměřen na plánování, má schopnost dlouhodobého uvažování. Jezdec představuje naše analytické, racionální já. To on miluje excelovské tabulky, powerpointové grafy a prezentace. Jezdec je nadšený ze srovnávačů cen, propracovaných business plánů a dlouhodobých strategií. Když chceme jezdce přesvědčit, musíme mu problém vysvětlit, poskytnout čísla, představit dlouhodobý záměr. Pokud se nám to podaří, bude jezdec pomocí sebeovládání řídit slona v požadovaném směru.

Problém jezdce je ten, že má tendenci se v analýzách utopit – místo rozhodnutí dochází k dalším a dalším analýzám, případně návratu ke známým řešením pro nemožnost vybrat si z nových možností – může pak snadno dopadnout jako hladový oslík mezi dvěma kupkami sena, který si neumí vybrat, ze které začít jíst.

Je třeba mít také na paměti, že jezdec drží slona na vytyčené cestě silou vlastního sebeovládání. To se ale časem vyčerpá. Pokud jej nepodpoříme i motivací slona jezdec se časem unaví a slon se vrátí na cestu, kterou zná.

Posledním důležitým aspektem jezdce, který zde zmíníme, je jeho tendence věnovat se problémům – hledat důvody proč něco nebude fungovat.

Cesta

Žádná změna samozřejmě neprobíhá v laboratorním prostředí. V reálném životě nás velmi významně ovlivňuje také naše okolí, kontext naší firmy, lidé kolem nás, předpisy a nařízení. To vše můžeme přirovnat k cestě, po které kráčí slon s jezdcem. Pokud chceme, aby slon vykročil na jinou cestu, než na které je po řadu let zvyklý se pohybovat, je třeba aby tato cesta obsahovala minimum překážek. Ideálně, aby vypadala lákavěji než cesta současná. Chcete-li zavést novou a jednodušší projektovou metodiku, zajistěte, aby schvalování a administrativa s ní spojená byla výrazně menší než u metodiky staré. Chcete-li jít ráno běhat, připravte si večer běžecké vybavení k posteli (a domluvte se s kamarádem, že vás vyzvedne). Tak se bude emocionální slon těžko vymlouvat na to, že nemůže ráno najít boty, nebo že je venku ještě šero.

Nezapomeňte také na obrovskou sílu „sociálního schválení“. Tzn. v situaci, která je pro nás neznámá, se ohlížíme na to, co dělají ostatní. Při větší změně nikdo neví, jak se chovat „po novu“. Pokud ti, co změnu zahájili, tedy management a neformální autority, nepůjdou příkladem, pak se nic nezmění – když všude okolo uvidím staré chování, nebudu se sám měnit. Pokud je cílem zlepšit komunikaci mezi odděleními, musí začít první lépe komunikovat manažeři těchto oddělení a maximálně podporovat a oceňovat změny novým směrem.

Jak uřídit slona a dojít do cíle

Chcete-li dosáhnout určité změny, je potřeba do hry zapojit všechny výše zmíněné složky:

  • Vysvětlit změnu jezdci a dát mu jasný dlouhodobý cíl
  • Namotivovat slona, zapojit jeho emoce a podpořit prorůstové myšlení a vhodnou identitu
  • Upravit prostředí a využít principu sociálního schválení pro zformování nové cesty

Jezdce umíme většinou oslovit docela dobře – připravíme čísla, prezentace a lidé odcházejí ze školení s pochopením věci. Často ale zapomínáme na nevýhody jezdce a většinou úplně ignorujeme slona. Jezdec neproduktivně vymýšlí nové a nové důvody, analýzy a slon klade odpor a vrací se na starou, vyběhanou cestu.

Co můžete udělat, aby změna dopadla dobře?

  • Pošlete si pohlednici z cíle – vytvořte si obrázek toho, jak to bude vypadat v cíli změny, co nejpřesněji popište, jak vypadá stav, kam chcete dojít, jak se pozná, že věci fungují správně. Snažte se být konkrétní, bez frází, držte se hlavních aspektů a neřešte přílišný detail – jezdec tak dostane dlouhodobý cíl a slon si lépe představí kam jde
  • Postupujte po malých krůčcích – nesnažte se o velké změny najednou. Stanovte pouze první kroky na cestě k cíli, motivujte drobnými úspěchy v průběhu cesty i slona, aby využil svoji energii dostat vás do cíle. Slon se velkých změn bojí, určením prvních jasných kroků snížíte jeho obavy, první úspěch ho namotivuje a zároveň zmenšujete pravděpodobnost analytické paralýzy jezdce.
  • Najděte bílé vrány a namnožte je – hledejte, místa, situace nebo projekty, kde se úspěšně projevilo nové chování. Úspěšný projekt s novou metodikou, konstruktivní spolupráce rozhádaných oddělení. Zjistěte, co způsobilo úspěch, změnu, oceňte to a pokuste se nalezené principy použít jinde. Nezapomeňte postupovat v iteracích, co fungovalo jednou nemusí fungovat vždy a všude.
  • Vytvořte návyky – pokud se vám nějaké nové chování podaří posunout do formy návyku, máte vyhráno. Na takové jednání nemusí jezdec vynakládat úsilí. Zaveďte jednoduchá a jednoznačná pravidla, rituály nebo třeba i checklisty a vytvořte podmínky pro jejich automatizaci. Příkladem může být třeba domluva týmu nad tím, co znamená, že je něco hotového (tzv. Definition of DONE z agilních metodik) a vyvěšení této dohody na viditelné místo týmového prostoru. Veďte tým k tomu, aby si sám ověřoval, že všichni tuto dohodu dodržují a v případě porušení se snažil najít nápravná opatření.

Konkrétnější rada, jak na změnu – Fearless change

V roce 2004 napsala Linda Rising a Mary Lynn Manns knihu Fearless Change [3], která se zanedlouho stala bestsellerem, stejně jako její pokračování More Fearless change. Obě mají jedno společné. Představují mnoho strategií, které můžete použít, pro realizaci změn. Jsou ozkoušené, takže nemusíte mít strach…

Aby použití metody bylo interaktivní, je možné si ji zahrát jako hru. Máte rádi Carcassonne? Toto je něco podobného. Materiály pro hru Fearless change game jsou k dispozici online, zdarma. [4]

Princip hry je ve stručnosti tento (detailněji viz uvedené zdroje):

  • Vytvořte týmy po cca 5-6 lidech, vysvětlete jim pravidla hry
  • Popište na větší kartičku současný stav a důvod pro změnu
  • Na druhou větší kartičku popište cílový stav – realisticky, žádné vzdušné zámky
  • Každý člen týmu napíše na kartičky, jaké problémy vnímá na cestě ze současného stavu do cíle. Poproste účastníky o formulace věcné, konkrétní, realistické a bez emocí. Kartičky od všech hráčů dejte na jednu hromádku.
  • Vytiskněte si karty cesty Fearless change game a dále karty strategií změny (Patterns for introducing new ideas) [4]
  • Podle počtu hráčů dejte každému z nich 4-6 karet z balíčku strategií. Ostatní karty strategií, stejně jako karty cesty, nechte v balíčku ležet na stole. Položte mezi hráče kartičku s popisem současného a cílového stavu (mezi kartami nechte dost prostoru na stavbu cesty). Ke kartě současného stavu přidejte kartu křižovatky z balíčku karet cesty.
  • Losem vyberte začínajícího hráče a dále postupujte kolem stolu v domluveném směru.
  • Hráč na tahu vybere kartičku cesty a jednu kartu problému. Kartu cesty naváže na již postavenou cestu. Kartu problému položí na stůl, přečte, v případě nejasností se diskusí ujasní význam problému.
  • Všichni hráči hledají způsob, jak použít některou strategii z karet, které mají v ruce na řešení tohoto problému. První má možnost vyložit karty hráč, který vykládal problém. Pokud má nějaký nápad, vyloží kartu strategie a vysvětlí její použití v této konkrétní situaci. Ostatní hráči nekritizují, pouze mohou upřesňovat, ujasňovat si. Následně mohou vyložit karty i další hráči, tam už pořadí nerozhoduje. K jednomu problému může vyložit každý hráč libovolný počet karet. Konkrétní aplikace strategii je dobré si zapisovat ve formě: problém, strategie, hlavní body konkrétního použití.
  • Pokud už nikoho k danému problému nenapadá nic dalšího a navržená řešení jsou zapsaná, pak si všichni hráči doberou karty strategie do plného počtu a vybírá problém další hráč v řadě.
  • Pokud se vyčerpají všechny karty strategií a stále zbývají problémy, pak se do hry vrací již použité strategie.

Velkou výhodou této hry je motivace hráčů k tomu, aby se zapojili do diskuse (snaží se uplatnit svoje karty) a hledali řešení (jak aplikovat držené karty na konkrétní problém). Kromě interaktivity má tato hra velikou výhodu i v tom, že předpřipravené strategie řešení problémů (je jich asi 60) rozšiřují repertoár toho, co jsou lidé běžně zvyklí používat. Společné zainteresování na hledání řešení také napomáhá bořit bariéry a podívat se na problém optikou někoho jiného.

Závěr

Proč je změna pro nás tak náročná? Lidé, kteří se potýkají se změnou, se snaží měnit zaběhnuté vzorce chování, které jsou již často zautomatizované. Změnit takové chování, vyžaduje pečlivý dohled jezdce. Čím větší je změna, tím více sebeovládání musí jezdec vynaložit, aby udržel slona na nové cestě. Pokud lidé vyčerpají svoje sebeovládání, vyčerpají tím i energii, kterou potřebují pro duševní práci – kreativní myšlení, potlačení frustrace a impulzivního jednání, vyrovnání se s pocity neúspěchu. Takže lidé často nerealizují změnu nikoliv proto, že by byli líní, ale proto, že množství změn a nepovedených pokusů již vyčerpalo jejich zásoby energie.

Pokud do řešení změn zapojíte emoce, máte podporu slona. Hravá forma hledání možných cest se slonovi bude líbit. Nezapomeňte ale cestou slona potěšit drobnými úspěchy, aby vydržel donést jezdce na svých zádech až do cíle. Nezapomínejte také na to, že velmi často je chování lidí více výsledkem prostředí, ve kterém se pohybují než jejich vlastní povahy. V tomto případě má velikou váhu síla sociálního schválení.

Eva Macháčková Zdeněk Macháček
Eva a Zdeněk Macháčkovi
Autoři článku, Eva a Zdeněk Macháčkovi, pracují jako konzultanti a projektoví manažeři. Zaměřují se na strategické poradenství, vzdělávání a popularizaci nových trendů businessu a podnikového IT.
http://bit.ly/evamachackova
http://bit.ly/zdenekmachacek

Zdroje:
[1] Chip Heath, Dan Heath - Proměna
[2] Jonathan Haidt - The Happiness Hypothesis: Finding Modern Truth in Ancient Wisdom
[3] Linda Rising, Mary Lynn Manns - Fearless Change - Patterns for Introducing New Ideas
[4] materiály pro hru Fearless change game - http://fearlessjourney.info/download/

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Využijte letní akce na předplatné časopisu IT Systems!

Nenechte si ujít příležitost dostávat pravidelně informace ze světa podnikové informatiky a předplaťte si časopis IT Systems. Udržujte si přehled v oboru a získejte inspiraci, jak využít informační technologie pro vaši firmu nebo organizaci. K pořízení nebo obnovení předplatného IT Systems je nyní ideální příležitost. Právě totiž probíhá letní akce, v rámci níž je možno získat roční předplatné jen za 699 Kč.

Časopis IT Systems / Odborná příloha Archiv časopisu IT Systems
IT Systems 7-8/
IT Systems 6/
IT Systems 5/
IT Systems 4/
Oborové a tematické přílohy
příloha #1 7-8/
příloha #1 6/
příloha #1 5/
příloha #1 4/
SAP NOW Week
Kalendář akcí