Opakování matka moudrosti

V prvním díle této série jste se seznámili se základními hledisky pro rozhodování o nasazení hostované podpory projektového řízení. V základu musíte své rozhodování opřít o strategii organizace, koncept finančního řízení a dostupné kapacity oddělení informačních technologií. Zapomínat nesmíte ani na projektové faktory, kterými se rozumí míra projektové orientace organizace, charakteristické znaky a četnost projektů, a v neposlední řadě schopnost projektových manažerů vstřebat nový nástroj.

Pakliže existuje prostor pro nasazení hostované podpory řízení projektů, pak tipy pro proces výběru vhodného nástroje, jako např. možnosti zkušební verze, náročnost registrace a přehlednost vlastního nákupu, najdete v předchozím článku na toto téma. Ten obsahuje také rekapitulaci typických úloh souvisejících se základním nastavením aplikace. Ocitáte se tak na prahu okamžiku, kdy do systému začnete vkládat první zdroje a projekty, a tím začnete těžit z benefitů projektového nástroje.

Jak to většinou s projekty chodí

Abyste mohli náležitě docenit přínosy plynoucí ze zavedení projektových nástrojů v cloudu, vyplatí se krátké resumé typických problémů spojených s řízením projektů intuitivně. Prvním a zásadním problémem, se kterým se v praxi potkáte nejčastěji, je zjištění toho, na čem se aktuálně pracuje a zda se jedná o aktivity, které jsou pro realizaci schváleny. Další klasická témata, na která narazíte, se týkají formátu zpracování projektových plánů, zdrojů a jejich alokací, dokumentů, hodnocení aktuálního stavu projektů, hodnocení plnění schváleného rozpočtu, standardizovaného řízení rizik a změn atd. Výčet je to rozhodně košatý a vězte, že výše uvedené bolesti jsou společné většině organizací.

Pokud si po přečtení výše uvedených řádků říkáte, že u vás fungují projekty jinak, vězte, že nejedna velmi složitá a komplexní implementace šitá přesně na míru konkrétnímu prostředí klienta skončila po vleklých útrapách přesně na těch pár základních myšlenkách. Ty byly všem zainteresovaným stranám pochopitelně jasné na úplném začátku projektu a jejich implementace mohla být vyřešena zpravidla za desetinu hodnoty dodávaného projektu.

Zázrak na počkání jménem cloud

Zcela zásadním a prvním přínosem hostované podpory projektového řízení je skutečnost, že její nasazení provedete skutečně rychle a standardizovaně. To v praxi znamená, že první reporty o projektech mohou vypadnout na konci prvního měsíce. Nasazení se tedy dá zvládnout v rámci typického reportovacího cyklu hodnocení portfolia.

Standardizované nasazení pak transformuje nevýhodu cloudu související s limitovanými možnostmi pokročilé customizace do výhody. Ta spočívá v tom, že nasadit můžete víceméně standardní aplikaci se standardními funkcemi. To může velmi rychle ukázat na reálnou schopnost nástroje jako takového pokrýt skutečně vaše potřeby. Odpadá typické schovávání nedostatků za vývojové úpravy, což následně zkresluje reálné zhodnocení přínosů, a za druhé komplikuje budoucí upgrade řešení.

Nyní tedy nezbývá, než se ponořit do konkrétních benefitů, které realizujete po nasazení podpory projektového řízení:

• Sjednocení datové základny – typická organizace s projektovými manažery na částečný úvazek má zpravidla data o projektech roztříštěna napříč lokálními soubory Excel, případně i v jiných formátech, včetně fyzických dokumentů. Profesionální nástroje fungují v první řadě jako centrální datové úložiště projektových informací. Aplikace jako např. Microsoft Project umí na vstupu nabídnout podobný komfort pro práci s daty, jako např. tabulkový soupis úkolů Excel. Navíc doplní pokročilé funkce jako vykreslení Ganttova diagramu, nebo ukládání směrného plánu pro srovnání plánu a skutečnosti. Hlavní devizou je však skutečnost, že data jsou ukládána do centrální databáze na serveru. Díky tomu vytvoříte reálný základ pro automatizované hodnocení stavů projektů a zdrojů, resp. portfolia jako celku.
   
• Transparentní plánování – Kdo co dělá – nemálo projektových plánů v sobě obsahuje systémovou chybu. Při prvotní diskusi mezi projektovým vedoucím a sponzorem velmi často nejsou reflektovány pracovní zdroje. Výstupem bývá optimistický časový harmonogram projektu, který je typicky přílohou smlouvy. Ten ovšem nebere v potaz aktuální nasazení a kapacitu pracovníků a zařízení. Nemálo organizací se tak dostává do chronických problémů s přetíženými zdroji, protože smluvně zafixovaný plán projektu zpravidla neodpovídá dostupným možnostem organizace. Prvotní zhodnocení projektu a jeho časového rámce musí pochopitelně proběhnout v kontextu dostupných kapacit, minimálně na úrovni rolí.
   
• Automatizovaně generované projektové statusy – v současném světě plného elektronické komunikace není horšího prohřešku, než manuální přepisování dat. Je poněkud paradoxní, že čím déle se tento proces opakuje, tím větší chybovost zpravidla vykazuje. Což je rozdíl oproti klasickému paradigmatu, kdy s rostoucím opakováním procesu jeho chybovost naopak klesá. Eliminace duplicit je přínos, který vyplývá z existence sdílené databáze. Identifikační data projektu (název, typ, zákazník, rozpočet), plán úkolů a zdrojů, skutečně odvedená práce, stejně jako dokumenty, rizika a změnové požadavky leží na jednom místě a nezbývá, než si pro ně sáhnout. Vyplnění projektového status reportu pak znamená, že vedoucí projektu doplní pouze jednoduchý komentář a report odešle, nebo uloží do sdíleného úložiště. 

Obr. 1: Ukázka Project status reportu generovaného
pomocí reportu MS Project.

• Data dostupná kdykoliv a kdekoliv – pokročilé projektové nástroje zpravidla nabízí možnost exportu dat do formátu kompatibilního se softwarovou výbavou běžného uživatele. Nejuniverzálnějším prostředkem pro sdílení je pochopitelně webové rozhraní, které nabízí bezezbytku veškeré hostované nástroje pro podporu řízení projektů. K projektovým datům se také můžete snadno připojit pomocí libovolného zařízení, což samo o sobě vytváří velmi zajímavé scénáře, jako např. vykazování práce prostřednictvím chytrého telefonu, zobrazení hodnocení stavu projektového portfolia na tabletu apod.
  
  Cloud k tomu přidává navíc i technickou dostupnost služby nastavenou na zpravidla úroveň kritických systémů ve velkých organizacích. Na tento stupeň dostupnosti si drtivá většina malých a středně velkých organizací nesáhne ani prostřednictvím vlastních IT prostředků a dostupných specialistů.

Sofistikované projektové nástroje toho nabízejí mnohem víc, nicméně smyslem a posláním tohoto článku je především poukázat na klíčové přínosy, od kterých se zpravidla odrazíte k řešení dalších konkrétních oblastí. Podporu procesů projektového řízení můžete rozšířit o podporu idea managementu, transparentní schvalování projektových záměrů, modelování optimální struktury projektového portfolia, pokročilý reporting projektů a zdrojů, komunikace mezi členy týmu v reálném čase, případně o nasazení jednotného přístupu ke správě projektové dokumentace, její archivace.

Velké finále

To hlavní, co byste si po přečtení této trilogie měli odnést, je skutečnost, že podpora projektového řízení pak představuje pro cloudové nástroje naprosto ideálního parťáka. Každá organizace realizuje více či méně aktivity, které lze klasifikovat jako projekt, jde jen o to, si to přiznat. Pokud se potřebujete ve svých projektech vyznat a nemáte času nazbyt, pak zapomeňte na složité prosazování svého záměru vůči svému okolí.

Soustřeďte se na zadavatele projektu a jeho cíle. Ukažte ostatním projektovým manažerům hájícím si svou nepostradatelnost i internímu oddělení IT, že profesionální podpora projektového řízení není projekt na měsíce či roky, že základ je jasný a jeho zadání lze zformulovat jednoduše. Pusťte se do práce a namísto vizí a předpokladů vneste do rozhodování jasné argumenty v podobě přínosů, které zrealizujete – jak bylo řečeno - v rámci jednoho standardního reportovacího cyklu řízení projektů.

Drahoslav Dvořák Autor článku, Ing. Drahoslav Dvořák, Ph.D., v současnosti řídí divizi Enterprise Project Management ve společnosti Mainstream Technologies, kde realizuje implementační projekty Projektových kanceláří a IT podpory projektového řízení. Dále přednáší Řízení projektů a Podnikovou informatiku na Vysoké škole Škody Auto v Mladé Boleslavi.