Pro řízení projektů a workflow je k dispozici řada nástrojů, dobrých i lepších, jde jen o to si vybrat. Přirozeným požadavkem je, aby jednotlivé nástroje spolupracovaly, byly vzájemně efektivně propojeny, a poskytovaly tak komplexní informační a řídicí rozhled a služby. Stejně přirozené je, aby se snadno a intuitivně ovládaly, aby byly rozšiřovatelné o další komponenty a aby spolupracovaly s těmi, jež se už ve firmě využívají pro jiné oblasti.

Očekávání

Podívejme se blíže na vlastnosti a funkce typického project managementu. Musí uživateli umožnit centralizovaný přehled o realizovaných projektech a lidech, jimž se dodávají služby. Nezbytné je, aby byl integrovaný s firemním ERP. Musí poskytnout modulové nástroje ušité na míru administrativním požadavkům projektově orientovaných zákazníků. Očekávaným přínosem je pak podpora, řízení a kontrola projektu během všech jeho fází. Dále pak vyšší a kvalitnější úroveň integrace, řízení a kontroly a zlepšení výkonů všech dílčích procesů – od nabídky po proplacení faktur.
Netřeba zdůraznit, že pro práci na řízení projektů je nezbytné mít přístup k aplikacím, modulům a datům odkudkoli a kdykoli. Tento zásadně výhodný přínos project managementu lze nejlépe a nejspolehlivěji zajistit využitím internetové platformy. Project management koncipovaný jako sada internetových nástrojů je tedy zárukou pro skutečně kvalitní správu projektů a samozřejmě i workflow.

Projekty

Projektová organizace je tak dobrá (a úspěšná), jak rychle a správně se umí přizpůsobit situaci a učinit nezbytná rozhodnutí. Tyto vlastnosti jsou základní charakteristikou úspěšných projektových organizací.
I taková firma však narazí problémy, pokud nebude mít obchod, plánování i řízení projektů propojené do jednoho celku. Integrace zajistí nejen homogenitu dat, ale také rychlý a ucelený přehled o projektech a usnadnění rozhodování. A to odkudkoli a kdykoli.
Jsou-li projektová data na jednom místě, centrálně a přístupná přes internet, zaručí to hladký přístup k potřebným informacím. Zjistit, v jakém stavu jsou projekty, je pak jen otázkou několik kliknutí. To, že všechna oddělení pracují se stejnými daty, zajistí, aby komunikace a spolupráce mezi nimi probíhala bez zádrhelů. Nic pak neruší hladký chod činnosti a nikdo nemusí ztrácet čas hledáním a odstraňováním závad. Ty jsou mimochodem dosud místem značného úniku zdrojů.

Vyhodnocování

K řízení projektů patří jejich bilancování, které poskytuje nezbytnou zpětnou vazbu potřebnou pro vyhodnocení efektivnosti zvoleného postupu. Přehledné informace například o aktuálních nebo historických tržbách a nákladech jsou zdrojem cenných podkladů pro řízení a rozhodování. I tady se zúročí znamenitá myšlenka o uložení dat na jednom místě, protože pak snadno a rychle získáte přehled o rozpočtu projektu, vykázaném času a vstupech, fakturaci a dalších informacích. Také však máte flexibilní přístup k dalším analytickým podkladům, jako nesrovnalosti, výjimky, překročení rozpočtu a další situace.
Velmi přínosný je přehled o aktuálních nákladech strukturovaný na projekty, střediska nebo osoby. Výdaje a výkony jsou instantně k dispozici všem, kdo s nimi pracují. Snadno porovnají náklady a výnosy projektu a kdykoliv mají na očích informace o jeho ziskovosti. Včasné a správné informace poslouží k jak tvorbě správných výkazů coby dalších podkladů pro řízení a rozhodování, ale také umožní reagovat na náhlé či neočekávané situace. Výkazy, analýzy a události lze přehledně zpracovat do nabízených či vlastních sestav. Snadno si je zobrazíte na kartě projektu nebo na vlastní stránce. Budete je tak mít vždy po ruce.

Fakturace

Nejen řízením projektů živ jest podnik. Nabízí se kacířská myšlenka, že všechno snažení by bylo zbytečné bez jeho korunování (zaplacenou) fakturou. I když to tak docela pravda není, přesto pro starosti s řízením projektů a workflow nesmíme zapomínat ani na cashflow. Platí, že včasně zaslaná faktura je také dříve zaplacená faktura.
Nepořádek a nesoulad ve fakturách už způsobil horké chvilky v řadě podniků. Fakturace je ostatně také jakýsi projektový proces, takže vše výše řečené platí i pro ni. Propojíme-li centralizovanou správu výkazů a výdajů s fakturací, jsme schopni bez problémů zasílat faktury rychle a bez chyb. Tím, že umožníme zaměstnancům vytvářet a předkládat výkazy, ať jsou kdekoli, a hlavně bez ohledu na to, s čím pracují (počítač, notebook, tablet či chytrý telefon), zajistíme včasné, rychlé, přesné a úplné zpracování faktur.

Svět

Při rozebírání vlastností ideálního project managementu nesmíme zapomínat, že hodně podniků dnes nepůsobí jen v jedné zemi. Spolupráce mezi mateřskými společnostmi a jejich pobočkami, která pokulhává a vázne, spolehlivě torpéduje společné úsilí o dobré fungování celku. Proto je třeba myslet na to, aby použité řešení fungovalo také v mezinárodním měřítku. Koncepce internetového základu se opět ukazuje více než prozíravá.
Od dodavatele project managementu zákazník očekává při podnikání v mezinárodním měřítku zejména kvalitní podporu, znalost lokálních podmínek, legislativy a obchodních zvyklostí. To se neobejde bez spolehlivé sítě poboček a kompetenčních center, vše samozřejmě doplněné o kvalitní a kvalifikované expertní pracovníky.

Václav Urban
Autor je generálním ředitelem společnosti Exact Software CEE.