Ve třetím díle našeho seriálu o nástrojích a metodách pro inovativní a efektivní návrh řešení vám představujeme nástroj Impact mapping. Jeho účelem je pomoci dosáhnout vzájemné shody všech zúčastněných stran (byznys, IT, třetí strany) tím, že jasně formuluje předpoklady a pomáhá navázat aktivity týmu na jednotlivé cíle. Tím dochází nejen k lepšímu porozumění, ale také ke snížení zbytečné práce (a s tím spojených nákladů) vyvolané nafouknutým rozsahem a přespříliš složitým řešením. Jednoduše řečeno, použití Impact mapy vám zajistí, že na konci projektu bude finální produkt odpovídat zadání a očekávání byznysu. Navíc při důsledném použití mapy také optimálně využijete rozpočet na vývoj produktu při naplnění očekávaných dopadů. A to není tak docela málo, jak by se mohlo na první pohled zdát.

Pokud sledujete náš seriál, již víte, jak vytvořit Lean Canvas (viz IT Systems 10/2016), ve kterém na jednu stránku popíšete základní myšlenku svého produktu/ projektu/startupu včetně podstatných prvků jejího okolí. Nyní tuto myšlenku můžete rozpracovat právě ve formě Impact mapy.

Klíčovým přínosem Impact mapy je zaměření na to, co je podstatné z hlediska daného řešení, tedy na konkrétní výsledek (impact), který daná část přinese v souladu s cíli projektu a za daných předpokladů. Impact mapa má ale více přínosů. Mezi hlavní patří podpora týmové spolupráce a lepší možnost prioritizace tím, že se vytvoří celkový přehledový obrázek (big-picture), kterému rozumí jak byznys, tak i IT a nad kterým může probíhat diskuse ohledně vlastního řešení, prioritizace požadavků i sledování postupu prací a reporting. V neposlední řadě Impact mapa pomáhá také k dosažení požadovaných výstupů, ale také ke včasnému zastavení nerealistických projektů. Příjemně vás také překvapí, jak rychlé je vytvoření Impact mapy. Zabere vám 1–2 dny podle složitosti projektu a míry prvotního vyjasnění zadání.

Příklad Impact mapy z bankovnictví

Vytváříme Impact mapu

Impact mapa vizuálně zachycuje rozsah a příslušné předpoklady. Doporučujeme, aby ji vytvářel celý tým (IT i business) dohromady. Jedním z „vedlejších“ efektů vytváření mapy tak bude také upřesnění zadání, vyjasnění sporných bodů a identifikace rizik na cestě k finálnímu řešení. Impact mapa má formu myšlenkové mapy se čtyřmi základními úrovněmi:

1. Cíl (PROČ?)

Cíl je základním uzlem (první úrovní) myšlenkové mapy a odpovídá na otázku: Proč projekt/produkt děláme? Jedná se o cíl, kterého se snažíme dosáhnout. Cíl by měl být měřitelný, tzn. mělo by být definováno: co budeme měřit, jaké hodnoty a za jak dlouho chceme dosáhnout. Definice cíle může vypadat například takto: „Zvýšení objemu hypoték poskytnutých od března 2016 do konce června 2017 o 10 % proti stejnému období předešlého roku.“ Pokud vycházíme z připraveného Lean Canvasu, tak se do cíle v Impact mapě překlopí hlavní metrika z bloku 8. Klíčové metriky.

2. Účastníci (KDO?)

Druhou úrovní mapy jsou účastníci (actors), kteří budou ovlivněni, nebo mohou ovlivnit výstupy projektu. Při jejich hledání odpovídáme na otázky: Kdo jsou zákazníci nebo uživatelé našeho produktu (výstupu?) Kdo vytvoří požadovaný výstup? Kdo nám v tom může zabránit? Kdo tím bude ovlivněn (pozitivně i negativně)? V této úrovni se objeví Zákazníci (blok 1) identifikovaní v Lean Canvasu a případně fyzické Distribuční kanály (blok 9) jako třetí strany a partneři.

3. Dopady (JAK?)

Třetí úroveň Impact mapy vytváří vztah mezi Účastníky a cíli. Odpovídá na otázku: Jak by se mělo změnit chování účastníků, abychom dosáhli cíle? Jak nám mohou pomoci dosáhnout cíle? Jaké mohou vytvořit překážky, které nám zabrání uspět? Jinými slovy toto je dopad (impact), kterého chceme v kontextu řešení a daného účastníka dosáhnout. Dopady by měly obsahovat minimálně témata, která jsou popsána v Lean Canvasu ve 2. bloku Problém. Dopad by měl být opět měřitelný. Příkladem dopadu může být: „Chceme, aby 80 % nových klientů bylo v roce 2017 natolik spokojených, že doporučí naše služby dalším lidem“ nebo „Do konce září 2017 budou klienti řešit 70 % jednoduchých žádostí online.“ Měřitelnost cíle nám umožní vyhodnotit po určité době od nasazení nového produktu nebo jeho části, zda postupujeme správným směrem. Pokud nedojde k naplnění předpokladů, je potřeba přehodnotit další směřování produktu.

4. Výstupy (CO?)

První tři úrovně Impact mapy (1. Cíl, 2. Účastníci a 3. Dopady) slouží po popsání parametrů řešení z hlediska businessu, a tudíž by neměly záviset na tom, jaké technické řešení bude zvoleno. Čtvrtá a další úroveň (4. Výstupy) popisují detaily řešení. Postupujeme od obecnějšího popisu až k detailním úkolům, které je třeba zrealizovat.

Ve čtvrté úrovni Výstupy odpovídáme na otázku: Co můžeme udělat jako organizace nebo delivery tým pro to, abychom dosáhli očekávaných dopadů? Toto jsou výstupy a funkčnosti našeho řešení. Definujeme tak rozsah požadavků pro realizaci dopadů.

Přínosy Impact mapy

Takto sestavená Impact mapa má řadu výhod. Poskytuje analytický pohled na problém a k psané informaci dodává i kontext o vazbách a struktuře, který je pro pochopení celku nezbytný. Díky použití výše popsané struktury má každá požadovaná funkčnost svůj příběh – je realizována pro konkrétního účastníka za účelem dosažení určitého dopadu, který přispěje k celkovému cíli projektu.

Toto je klíčové. Umožní nám to při zařazování nových funkčností ověřit, zda příběh nové funkčnosti dává smysl sám o sobě i v kontextu ostatních funkčností, a tak jednoduše posoudit, zda daná funkčnost do projektu patří, nebo nikoliv. Formát výše zmíněného příběhu také odpovídá tomu, jak jsou v agilních metodikách zaznamenávány tzv. User story. Díky tomu se Impact mapa stává ideálním zadáním pro práci agilního týmu.

Na úrovni funkčností je dobré provádět prioritizaci a funkčnosti rozdělit do jednotlivých release nebo iterací podle těchto priorit. Pokud jsou zároveň jednotlivé dopady měřitelné (a jsou měřeny a vyhodnocovány hned po prvním release), dokážeme sledovat, zda se blížíme k požadovanému cíli. Také nám to umožní znovu vyhodnotit priority a případně vyřadit z realizace funkčnosti z některé větve, protože dopadu, který měly podpořit, bylo již dosaženo jiným způsobem. Daří se tak vytvořit štíhlé a úsporné řešení.

Impact mapa by měla být živým dokumentem. Měla by sloužit jako vodítko při změnách zadání. Při přidávání nových požadavků (výstupů) můžeme pomocí mapy zkontrolovat, zda příběh dává smysl (sám o sobě, i v celkovém kontextu – duplicity, nekonzistence atp.), při vyřazování výstupů z realizace je možné snadno odvodit příslušné dopady. Pokud bude mapa průběžně aktualizována i o informaci o již dokončených výstupech, bude poskytovat dobrý přehled o aktuálním stavu projektu. Metriky dopadů jednotlivých výstupů a celkového cíle jsou vhodnými vstupy pro reporting o stavu a úspěšnosti projektu.

Pokud se na Lean Canvas díváme jako na model produktu, který vytváříme, potom Impact mapa je popisem toho, jak se k tomuto výstupu dostaneme a koho po cestě potřebujeme ovlivnit.

Plán projektu a seznam požadavků často zachycují pouze dílčí informace bez provázanosti, díky které by bylo zjevné, proč jsou důležité. Při absenci kontextu a vazby na byznys cíle, které poskytuje například Impact mapa, je extrémně složité vést diskusi o rozsahu, prioritách i nezbytných nákladech. Impact mapa pomůže ujasnit priority, rozsah a vazbu výstupů na cíle, takže je možné se vyhnout investování do zbytečných funkcí bez reálného dopadu pro jakoukoliv cílovou skupinu.

Využití Impact mapy ale může být širší. Lze ji použít také pro strategické plánování, definování kvality a řízení rozsahu. Více informací k tomuto tématu lze najít na stránkách www.impactmapping.org.

Pro záznam Impact mapy doporučuje využít některý z nástrojů pro tvorbu myšlenkových map, protože zejména u větších projektů může být množství dopadů a výstupů velké. Těchto nástrojů existuje celá řada a jsou mezi nimi i nástroje, které jsou zdarma. Na základě našich zkušeností můžeme doporučit nástroje XMind nebo MindMaple.

http://bit.ly/evamachackova http://bit.ly/zdenekmachacek

Eva a Zdeněk Macháčkovi Autoři článku pracují jako konzultanti ve společnosti Principal engineering. Zaměřují se na strategické poradenství a vzdělávání v oblasti nových trendů businessu a podnikového IT. Stojí také za zrodem projektu www.agileware.eu, který má za cíl zpřístupnit metody a nástroje pro efektivnější práci a úspěch projektů.