facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Outsourcing IT , Outsourcing IT

Outsourcing v průmyslovém podniku

Zdeněk Smísitel


Spojením dvou významných českých výrobců nábytku JITONA, a.s., a Tusculum, a.s., v alianci JITONA/Tusculum v roce 2003 vznikla skupina s největším potenciálem v oblasti výroby nábytku v České republice. Aliance dosahuje ročního obratu více než 2 mld. Kč a exportuje 95 % své produkce na trhy v mnoha zemích Evropy. Ve svých výrobních závodech v Soběslavi, Klatovech, Rousínově a Třebíči vyrábí dřevěný masivní nábytek, dřevěný dýhovaný a laminovaný nábytek a čalouněný nábytek.


Spolupráce společnosti JITONA se společností Minerva Česká republika započala v roce 1997 implementací ERP systému MFG/PRO verze 7.4 pro sto uživatelů. Implementací informačního systému byla nastavena jasná funkcionalita základních procesů ve všech oblastech činností firmy, jež byly systémem podporovány, sjednocením datové základny a datovým propojením závodů byla nastavena potřebná firemní komunikace. Hlavní důraz byl kladen na v praxi fungující výrobní modul. Nedlouho po implementaci informačního systému se tehdejší vedení společnosti rozhodlo pro outsourcing činností IT.
Realizace projektu outsourcingu byla rozdělena do několika fází. V první fázi se jednalo o podporu ERP systému formou rozšířených služeb, v nichž byly zahrnuty konzultace řešení podnikových procesů, školení koncových uživatelů a rozvoj informačního systému programovými úpravami realizovanými poskytovatelem. V roce 2002 byla uzavřena mezi společnostmi JITONA a Minerva ČR smlouva o poskytování outsourcingových služeb nahrazující smlouvu o poskytování rozšířených služeb.
Nová smlouva v sobě kromě služeb předchozí smlouvy zahrnula správu poštovního, intranetového a datových serverů umístěných ve výrobních lokalitách, poskytování služeb sítí WAN a poskytování výpočetního výkonu serveru pro provoz informačního systému MFG/PRO. Výpočetní centrum bylo přesunuto ze společnosti JITONA do pobočky společnosti Minerva ČR v Táboře a činnost výkonných pracovníků IT oddělení byla omezena pouze na péči o koncová zařízení na ředitelství akciové společnosti a ve výrobních závodech.
V roce 2002 získala Minerva ČR dalšího zákazníka v nábytkářském průmyslu, společnost Tusculum. V součinnosti s realizačním týmem složeným z odborných pracovníků jednotlivých útvarů zde implementovala MFG/PRO verze 9.14 pro 85 uživatelů. V roce 2003 vznikla aliance JITONA/Tusculum a v následujícím roce byla sloučena IT oddělení obou společností. V tomto roce se výrazně zkvalitnilo datové propojení jednotlivých výrobních lokalit aliance díky uzavření společné smlouvy na poskytování služeb WAN, byl sjednocen intranet a účetní rozvrhy obou společností aliance. Na počátku roku 2005 na základě poptávky předložila společnost Minerva ČR nabídku nového modelu outsourcingového vztahu pro obě společnosti aliance, v níž nosným projektem bylo sjednocení dat pod jednu databázi a upgrade informačního systému na nejvyšší v současnosti implementovanou a výrobcem podporovanou verzi. Součástí nabídky bylo převzetí stávajících pracovníků IT oddělení a nově i správa koncových zařízení. Dne 30. září 2005 byla zástupci aliance a společnosti Minerva ČR podepsána smlouva na poskytování outsourcingových služeb, na konci listopadu 2005 byl proveden upgrade informačního systému ve společnosti Tusculum, v prosinci 2005 byl ukončen proces sjednocování datové základny a podnikových procesů v rámci aliance a od 2. ledna 2006 je v obou společnostech aliance v provozu jednotný informační systém MFG/PRO verze eB2 pro 155 uživatelů.





Otázka pro:

Ing. Zdeňka Smísitele, IT manažera společností JITONA/Tusculum V jakých oblastech vidíte hlavní přínosy outsourcingu celého IS včetně hardware pro obě společnosti?
  • Jednodušší organizace fungování IT, činnosti jasně vymezené smlouvou.
  • Zastupitelnost a specializace pracovníků zajišťujících provoz IT, dříve 4+1, nyní 8+1 pracovníků.
  • V rámci smlouvy zajištěn rozvoj IS, vzdělávání uživatelů IS a obnova HW.
  • Garance dostupnosti každé části IS dle důležitosti.
  • Garance řešení předložených problémů.
  • Transparentnost vynaložených nákladů na provoz IT.
Co se v rámci vaší pozice ve firmě změnilo? Jak se liší vaše povinnosti ve srovnání v době „před outourcingem“ a dnes?
Velká část odpovědnosti za řešení každodenních operativních problémů, které generuje provoz IT, se přesunula směrem k poskytovateli outsourcingových služeb. Z vykonavatele jsem se stal více zadavatelem. Mým hlavním úkolem je v součinnosti s poskytovatelem zajistit funkcionalitu a rozvoj IT jako celku tak, aby byl vnímán všemi pracovníky aliance jako potřebný a podpůrný prostředek fungování veškerých firemních procesů. Mojí povinností je také dohlížet na fungování outsourcingového vztahu v souladu se smlouvou v rámci obou společností aliance.

Jakým způsobem hodnotíte efektivitu a dostupnost služeb dodavatele?
Každé části informačního systému je nastavena dle důležitosti standardní dostupnost, v případě, že skutečná dostupnost dané služby v daném období je nižší než standardní, automaticky nastupuje mechanismus slev za danou službu dle pravidla „čím nižší skutečná dostupnost, tím vyšší procento slevy z ceny za službu“.
U předložených problémů je stanovena doba k řešení dle závažnosti, v případě, že je tato doba překročena, je problém označen za nevyřešený. Pokud v daném měsíci počet nevyřešených problémů překročí stanovenou hodnotu, je v následujícím měsíci uplatněn mechanismus slevy z ceny za danou službu.
Po zkušenostech se zajišťováním funkcionality IT vlastním IT oddělením mohu potvrdit, že vynakládané úsilí poskytovatele na kvalitní plnění a dosažení a překročení smluvně nastavených standardních dostupností je plně v souladu s cenou hrazenou odběratelem za tyto služby.

Která fáze zavedení outsourcingu byla nejsložitější a proč?
Přechod fungování IT na jednotný model v obou společnostech aliance JITONA/Tusculum byl dlouhodobě připravován, byla vypracována studie, v níž byla do detailu rozpracována realizace celého projektu včetně časového harmonogramu. Nejsložitější bylo úspěšně sjednotit a upgradovat IS v obou společnostech aliance. Projekt byl realizován ve velmi krátkém čase a za plného provozu IS.







Slovo top managementu:

Ing. Miroslav Novotný, generální ředitel společností JITONA/Tusculum

Jak byste shrnul dlouholetou spolupráci s Minervou?
Postupné překonávání překážek ve vzájemné spolupráci s cílem najít společnou cestu.

Co představovalo klíčovou součást projektu?
Především ERP systém MFG/PRO pro potřeby nábytkářské výroby, zejména v oblasti plánování a logistiky.

Jaký vidíte největší přínos spolupráce pro vaše podnikání?
Zprůhlednění finančních toků, finanční controlling, střediskové a závodové hospodaření, možnost zaměřit se na core business, zrychlení komunikace a dostupnosti informací.







Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.