Vlastní ERP systém jako srdce každodenního provozu

Základem technologií Bubblify je unikátní ERP systém, který v sobě propojuje výhody tradičního ERP a POS systému. V praxi obstarává přehled o zásobách napříč všemi pobočkami, jejichž řízení je centralizováno do jednoho přehledného systému, čímž zastává klíčovou roli v každodenním chodu společnosti.

Jako jednu z esenciálních funkcí systému lze uvést propojení s populárními platformami pro rozvoz jídla, jako jsou Wolt, Foodora nebo Bolt. Taková automatizace podporuje rychlé a efektivní zpracování objednávek, bez ohledu na aktuální zátěž. Systém rovněž usnadňuje tvorbu receptur a cenových strategií, což je zásadní zejména pro pobočky působící na různorodých trzích, kde je třeba pružně reagovat na místní podmínky.

Pokročilé algoritmy neustále monitorují provoz a pomocí takzvaných „red-flag“ notifikací upozorňují na případné problémy, jako jsou nedostatečné zásoby nebo chyby v účetnictví. Díky nasazení ERP systému se navíc podařilo eliminovat chyby způsobené ručním přenosem objednávek nebo inventarizačních dat. Tím se eliminovaly duplicity, zrychlily klíčové procesy a výrazně snížily náklady, přičemž manažeři získali okamžitý přehled o provozu v reálném čase.

Prostřednictvím komplexního systému se dají efektivním způsobem řídit stovky poboček a zároveň firmě poskytuje možnost rychlé reakce na neustále se měnící dynamický trh.

Automatizace pro efektivní provoz bez manuální práce

Podobně jako v jiných odvětvích, hraje automatizace i v gastronomii významnou roli a neměla by být opomíjena. Díky automatizovaným procesům lze zefektivnit administrativu i provoz, zaručit přehlednost i plynulost v každodenní práci nebo snižovat chybovost.

Jedním z příkladů je generování pracovních smluv a jejich podepisování. Dříve tento proces trval 2–3 dny a bylo nutné smlouvu manuálně připravit, zkontrolovat, vytisknout, doručit na pobočku, nechat podepsat, vrátit zpět do kanceláře a naskenovat. Nyní vše zvládne manažer se zaměstnancem během několika minut. Stačí vyplnit formulář a připojit potřebné dokumenty, načež zaměstnanec obdrží smlouvu přímo do svého mobilního telefonu a podepíše ji přes SMS. Tento zjednodušený proces šetří desítky hodin týdně a zároveň eliminuje chyby způsobené manuálním zpracováním. Podobně probíhá i v případě účetnictví – data se zpracovávají automaticky, čímž se odbourá potřeba ručního zadávání, ušetří lidské zdroje a v konečném výsledku se přispívá k celkové přesnosti.

Výhodou automatizace je také centralizace dat. Veškeré informace o provozu jsou ukládány na jednom místě, což usnadňuje okamžitý přístup k přehledným a aktuálním údajům napříč všemi pobočkami. Sjednocený přístup je pro firmy zásadní zejména v rámci mezi­ná­rod­ní­ho působení, kde automatizace udržuje konzistenci a efektivitu.

Využití AI: Pomocník pro zaměstnance i zákazníky

AI technologie se stala také nedílnou součástí franšízového pod­ni­ká­ní. Od podpory zaměstnanců až po zlepšení zákaznické zkušenosti – AI pomáhá zvyšovat efektivitu a posouvat služby na vyšší úroveň.

Příkladem může být takový AI chatbot, nástroj cenný při onboardingu nových zaměstnanců. Usnadňuje adaptaci v týmu a rychle odpovídá na běžné otázky, a to přímo v mobilní aplikaci. Denně se může jednat o desítky až stovky dotazů, kdy pomáhá zjistit, na koho se ve firmě obrátit, najít přesné kontaktní údaje nebo informace o tom, kde konkrétní kolega pracuje. Zákazníci zase mohou využívat AI voicebot na hotline, který je vždy připraven zodpovědět jejich dotazy, dává okamžitou zpětnou vazbu nebo zprostředkuje snadné provedení rezervace, a to vše bez čekání. Voicebot a chatbot jsou v současnosti testovány na několika pobočkách, aby mohly být ještě doladěny před rozšířením na všechny provozovny.

Umělá inteligence má však své místo i v motivaci týmů. Sleduje, jak si jednotlivé pobočky vedou, a průběžně porovnává jejich výsledky. Systém pak automaticky zasílá zprávy do společné skupiny, kde informuje o tom, kolik procent ze stanovených cílů bylo splněno, a přidává povzbuzení, aby týmy dosáhly svých met. Nejde přitom jen o slova podpory, splnění cílů je přímo spojeno s bonusem, což zvyšuje angažovanost zaměstnanců. Po zavedení tohoto systému zaznamenala společnost průměrný nárůst tržeb o 10 %.

Tato automatizace by bez využití AI nebyla možná, protože objem dat je příliš velký na manuální zpracování. AI posílá zprávy do týmů 5–7krát denně, čímž zajišťuje neustálou transparentnost a aktuální přehled o výkonu.

Technologie pro expanzi a růst

Rychlý růst společnosti Bubblify a dalších konceptů v rámci skupiny Twistcafe Group klade vysoké nároky na efektivitu a kvalitu provozu. Aby bylo možné každý měsíc přidávat nové pobočky bez jakýchkoliv kompromisů, je třeba se spolehnout na technologické systémy, které zaručují plynulou integraci a hladký chod už od prvního dne.

Centralizace pokladen a provozních dat všech konceptů do jednoho systému je při expanzi téměř vždy výzvou, jelikož jde o nepominutelný faktor pro efektivnější řízení celé skupiny a zajištění jednotného přístupu k datům napříč značkami.

Díky integraci je možné například:

• Mít přehled o financích napříč koncepty: Centralizovaný systém poskytuje přesný a aktuální pohled na výkon jednotlivých značek a poboček.
• Optimalizovat rozhodování na základě dat: Jednotný zdroj dat usnadňuje strategické plánování a podporuje efektivní data-driven rozhodování.
• Zachovat flexibilitu při expanzi: Nové pobočky a koncepty lze rychle a snadno připojit k systému, aniž by došlo k narušení provozu.

Kybernetická bezpečnost jako priorita při globálním podnikání

S rychlým růstem a globálním rozšiřováním značky je klíčová také otázka bezpečnosti dat. Je třeba navrhovat technologie a systémy už od začátku tak, aby minimalizovaly riziko úniku dat a zajistily vysokou úroveň ochrany. Kybernetická bezpečnost se ovšem neustále vyvíjí a vyžaduje nekompromisní pozornost.

Bezpečnost je pro franšízový model klíčová nejen kvůli compliance, ale také jako základ důvěry zákazníků a partnerů. Každá pobočka denně přenáší gigabyty dat, která jsou chráněna díky kombinaci pokročilých technologií, jako je AES-256 šifrování, hybridní zabezpečení (on-premises servery ve spojení se šifrovaným cloudem) a průběžné monitorování pomocí AI. Tento sofistikovaný systém zajišťuje, že i při globální expanzi zůstává každý bod sítě stejně odolný proti hrozbám. Díky tomu si franšízová síť jako celek udržuje reputaci bezpečného a spolehlivého partnera.

Je třeba k ochraně dat přistupovat proaktivně. Samozřejmostí je povinné využívání vícefaktorového ověřování, které poskytuje vyšší úroveň zabezpečení všech uživatelských účtů. Společnost také pravidelně organizuje vzdělávací přednášky a workshopy na téma bezpečnosti dat, aby zaměstnanci lépe rozuměli důležitosti těchto opatření a věděli, jak je správně aplikovat v každodenní praxi.

Synergie v rámci skupiny

Skupina Twistcafe Group sdílí nápady a řešení napříč jednotlivými koncepty. Nová řešení, například v oblasti automatizace, se nejprve testují v praxi a po ověření se postupně zavádějí do dalších částí skupiny. Příkladem je zavedení automatizace při schvalování faktur a tvorbě reportů, které výrazně urychlily administrativní procesy. Tento přístup umožňuje flexibilně reagovat na změny, zvyšovat efektivitu napříč skupinou a zároveň minimalizovat rizika spojená s implementací nových technologií.

Jak začít a co očekávat

Pokud uvažujete o automatizaci, je dobré začít menšími pilotními projekty, které přinesou konkrétní a rychlé výsledky. Například zmíněná automatizace generování smluv nebo dokumentů může výrazně ušetřit čas a umožnit zaměstnancům soustředit se na strategičtější úkoly. Stejně tak je možné v oblasti zákaznické podpory zjednodušit odpovídání na opakující se dotazy nebo řešení častých problémů, a tak nejen ušetřit čas, ale zlepšit i efektivitu.

Pokud máte rozsáhlé firemní procesy, zkuste identifikovat jeden konkrétní krok, který vás nejvíce brzdí, a nasadit na něj jednoduchý nástroj nebo skript. Jakmile objevíte potenciál i malé automatizace, pravděpodobně brzy objevíte další příležitosti využití.

Foto: archiv Bubblify a Obchodní centrum Olomouc CITY

Stanislav Toman Autor článku je projektový manažer ve společnosti Bubblify.