Každý zákazník telekomunikačního operátora, banky, pojišťovny nebo kdokoli, kdo musí podepsat smlouvu s určitou společností, tuto situaci dobře zná. Při jakékoliv objednávce služby podepisuje spoustu dokumentů v papírové podobě. Samozřejmě několikrát, protože jedna kopie je pro něj, druhá pro poskytovatele služeb. Papíry doma někam založí, ideálně tak, aby je dlouze hledal, když je bude potřebovat. Totéž platí pro zmíněnou společnost. Když bude hledat smluvní dokumentaci se zákazníkem, musí na to vyčlenit pracovníka. A tento čas mu zaplatit. Ten musí zjistit, kde dokumentace ke konkrétní službě je, dohledat ji, ověřit platnost a teprve poté může řešit zákazníkův problém. Dokumentaci je navíc třeba archivovat nejen během trvání smluvního vztahu, ale v případě finančních institucí i dlouho po jeho skončení. Stejná situace platí na státních úřadech, zdravotních pojišťovnách a ve státní správě vůbec.

Papír drží při životě podpisy a razítka

Důvodem, proč se stále vede smluvní dokumentace v papírové podobě, je jednoduchost při uzavírání a zvyk. Všichni víme, že existují nějaké elektronické podpisy, díky kterým je možné nejen ověřit podepsání dokumentu, ale třeba i ochránit proti pozměnění. Jenže klasický elektronický podpis je pro uzavírání smlouvy třeba s pojišťovnou příliš složitý a nepraktický. Navíc za jeho vydání musí každý zaplatit. Oproti tomu podpis papírové smlouvy stojí v uvozovkách jen čas podepisujících a náklady na tisk. Náklady v pozadí na správu a archivaci papírových dokumentů už nejsou tolik vidět.

Biometrický digitální podpis (někdy se též říká dynamický biometrický podpis) funguje stejně jako klasický podpis. Zákazník se podepisuje na speciální zařízení tzv. Signpad, což je jednoúčelové zařízení podobné tabletu. V dnešní době se čím dál více využívá klasických tabletů doplněných o prostředky, které dokáží přesněji zachytit biometrické parametry podpisu. Zásadní předností využívání tabletů je jejich mobilita, možnost zobrazit dokument přímo na displeji. Jako nevýhodu lze vnímat nutnost dobíjení a vyšší pořizovací cena. V případě signpadu je tento připojen přímo k počítači pomocí USB rozhraní a bývá často levnější variantou. Podepisuje se speciálním perem (stylusem) a celý podpis se ukládá do elektronické podoby a připojí se k podepsanému dokumentu v digitalizované formě.

Biometrický digitální podpis nelze zfalšovat

Výhodou biometrického digitálního podpisu je jeho autenticita. Nelze jej totiž prakticky zfalšovat. Podepisovací zařízení (signpad) totiž zaznamenává nejen výslednou podobu podpisu, která se neliší od toho tužkou nebo propiskou na papírové smlouvě, ale také tlak hrotu pera (stylusu), dynamiku pohybů při podepisování a způsob, jakým podpis vytváříte. I kdyby se někdo naučil napodobit něčí podpis vizuálně, což v různé míře jde, tak nemůže napodobit tyto biometrické údaje, protože ty nelze odpozorovat a lze je zaznamenat jen citlivými senzory v signpadu.

Nicméně bezpečnost není tím hlavním důvodem, proč začít používat v prodejnách a provozovnách signpady. Podepisují se totiž dokumenty v elektronické podobě, nikoliv v papírové. Je možné je tak automaticky uložit do informačního systému firmy, správně je archivovat, později je prohledávat a při jakémkoliv kontaktu mezi společností či institucí a klientem je mít k dispozici během pár vteřin. Samotný biometrický digitální podpis se přikládá k dokumentu v podobě metadat, putuje tedy celou dobu jeho životního cyklu s ním. Ukládají se i informace o tom, kdy přesně k podpisu došlo – nejen datum, ale i přesný čas.

Navíc pro zákazníka se nemusí vůbec nic změnit. Podepisuje se způsobem, na který je celý život zvyklý. Jen místo propisky drží speciální stylus. Pokud by měl zájem o papírovou kopii smluvní dokumentace, není nic jednoduššího, než ji kdykoliv vytisknout i s jeho podpisem. Originál dokumentu však stále přetrvává v digitální podobě.

Usnadní se i vnitrofiremní oběh dokumentů

Pokud se podíváme na legislativu, potom je biometrický digitální podpis roven klasickému podpisu na papírový dokument. Konkrétně to řeší evropská směrnice 1993/93/EC, která je v našem právním řádu implementována zákonem č. 227/2000 Sb. Takže se žádná firma ani instituce nemusí bát, že by zavedením biometrického digitálního podpisu nesplňovala legislativu. Častým důvodem, proč firmy a instituce vedou stále papírovou dokumentaci, jsou obavy z různých kontrol, auditů a zvyk vše podepisovat nebo alespoň parafovat klasickým podpisem. Kontroly a audity ale dnes pracují s elektronickou podobou dokumentace, a jak už bylo napsáno, není problém kdykoliv dokumentaci vytisknout. Podpis bude vypadat jako podpis a ne jako řada nul a jedniček. 

Zapomeňte na schvalovací kolečko s naskenovanou smlouvou

Častým nešvarem ve spoustě firem je práce se smluvní dokumentací a účetními dokumenty. Do firmy přijde dokument, který se zapíše do seznamu příchozí pošty, naskenuje se, někam uloží a vytvoří se k němu tzv. košilka. Ta pak putuje po celé firmě, až se k ní nasbírají potřebné podpisy. To vede k prodloužení doby potřebné pro celkové zpracování dokumentu, ale také často k jeho ztrátě a především neexistuje žádný přehled o tom, kde se zrovna dokument nachází. Kromě samotných přímých nákladů na tisk a čas se může zpozdit i případná platba, což pro firmu může znamenat penále, případný smluvní vztah může začít později, což se projeví ztrátou zisku nebo i ztrátou celého obchodu.

V případě, že i uvnitř firmy či instituce se zavede biometrický digitální podpis, je možné, aby dokument, který přijde, po zdigitalizování už dál putoval jen v elektronické podobě. Odpovědní pracovníci ho můžou podepsat signpadem během chvilky. Vždy je tak možné vytisknout průvodní dokumentaci, pokud je to potřeba a o pohybu dokumentace je dokonalý přehled. A kromě přehledu práce s digitálními dokumenty, které jsou ale podepsány „klasicky“, se tak ve firmách a institucích výrazně snižují náklady a zvyšuje efektivita. Nemluvě o dohledatelnosti jednotlivých úkonů, které s dokumentem nebo nad ním kdokoliv prováděl.

Biometrický digitální podpis zcela mění práci s dokumenty

Největší výhodou biometrického digitálního podpisu je, že na první pohled se téměř nic nemění. Revoluce se odehrává ve způsobu práce s dokumenty. S dokumenty je možné pracovat plně v elektronické podobě, ale přitom je možné je kdykoliv vytisknout podepsané. Kromě vyšší bezpečnosti se ale eliminují náklady na papír a také se prakticky eliminují ztráty nebo záměny dokumentů. Také se již nikdy nestane, že by smluvní dokumentace byla nekompletní, protože bez všech podpisů dokument nemůže prostě vzniknout. Dokumenty v elektronické podobě se lépe archivují. Během pár vteřin od uložení do elektronické podoby můžete mít dokumenty uložené v několika geograficky oddělených lokalitách, takže o ně prakticky nikdy nemůžete přijít. Máte je k dispozici ihned, když je potřebujete. Vše je dohledatelné, každá aktivita s dokumentem. Jsou tak výrazně lépe ochráněna data zákazníků a navíc i oni můžou mít snadný přístup ke smluvní dokumentaci, která se jich týká – například ve svém internetovém bankovnictví. To jsou všechno přesně vyčíslitelné úspory nákladů a zvýšení efektivity, které jsou na první pohled způsobené jen výměnou klasické propisky za stylus. A to jsme se vůbec nedostali k tomu, jak elektronická zpráva dokumentů umožňuje přicházet s lepšími a novějšími službami.

Štěpán Pittauer Autor článku Štěpán Pittauer je ECM/CRM Solutions Manager ve společnosti Informática ECI, která se správě elektronických podpisů v ČR věnuje.