S koncem roku 2015 byl schválen a uveden v platnost zákon zabývající se problematikou zveřejňování smluv, zákon o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv), a to s účinností od 1. července roku 2016. Od tohoto data by měl také začít fungovat registr smluv jako informační systém veřejné správy.

Ukazuje se, že dosud existuje řada otevřených, především metodických otázek. Je například objednávka nad 50 tis. Kč smlouvou ve smyslu zákona, a podléhající tedy povinnosti zveřejnění? Na to panují rozdílné názory. Situaci do jisté míry komplikuje fakt, že zákon vznikal v Poslanecké sněmovně a jeho předkladatelem, a tudíž gestorem není žádný resort. Správce registru – ministerstvo vnitra – tak chce v jarních měsících načerpat co nejvíce připomínek z veřejné správy a převést je následně do podoby metodických doporučení.

Co všechno zákon o registru smluv definuje? Například to, kdo je správcem registru, kdo (ne)musí zveřejňovat smlouvy, jaké smlouvy se musí zveřejňovat, rámcově stanovuje obsah zveřejňovaných metadat a formu jejich přijetí, určuje platnost/neplatnost smluv, atd.

Zastavme se u posledně zmiňovaného bodu. Nový zákon totiž do smluvních vztahů přináší jeden klíčový prvek, a totiž jejich případnou neplatnost z důvodu nezveřejnění. I když je smlouva podepsaná všemi smluvními stranami a obsahuje všechny zákonné náležitosti, nemusí být platná. Platnost smlouvy potvrzuje fakt, že byla zveřejněna řádným způsobem v registru smluv. Zákon pamatuje i na výjimečné případy, kde se naopak smlouvy nebo jejich část zveřejnit nesmí.

Z výše uvedených důvodů je zřejmé, že zveřejnění není triviální záležitost a stává se procesem, který již vyžaduje jistou formu řízení a kontroly před vlastní finalizací a konečným zveřejním na portál registru smluv. Jak takový proces co nejlépe ošetřit a nezatížit svoje zaměstnance novou pracnou agendou? Jak minimalizovat riziko chyb – tedy riziko, že smlouvu zapomenu zveřejnit a ona nevstoupí v platnost? Nebo že naopak publikuji osobní data, která měla zůstat neveřejná?

Není třeba příliš zdůrazňovat, že se zde otevírá prostor pro využití softwarových nástrojů, které by pomohly organizacím zveřejňování uřídit. Z hlediska informačního systému úřadu se jedná především o:

• pokročilé funkce pro sběr, schvalování a fyzické zveřejnění metadat,
• anonymizační nástroj pro redigování dat se schopností jejich 100% vyhledání,
• integrovaná skenovací linka pro hromadné převody dokumentů do digitální formy,
• OCR nástroj pro tvorbu textové vrstvy dokumentů.

Pojďme si představit, jak to také může fungovat. Činnosti směřující k řádnému zveřejnění dokumentu si rozdělme na tři základní fáze: přípravu, schvalování a zveřejnění.

V průběhu zpracování smluvního případu a zadávání dat do informačního systému se vytváří zdrojová data pro zveřejnění. Součástí zpracování smluvního vztahu je příprava a sumarizace elektronických příloh a elektronických obrazů smluv. Po zkompletování smluvního vztahu vstupujeme do fáze přípravy dat pro zveřejnění.

Přímo z prostředí informačního systému může být již nyní smlouva zveřejněna na úřední desku, na portál veřejné správy nebo do registru smluv na webu úřadu (součást Interaktivního úřadu).

Její součástí je anonymizace dokumentů, pomocí které se provede vizuální „začernění“ nezveřejňovaného obsahu. Pokud dokument obsahuje i textovou vrstvu, je též inkriminovaný obsah odstraněn. Zpětná rekonstrukce redigovaných dat není možná. Například v systému GINIS se všechny tyto kroky zaznamenávají do transakčního protokolu, který zabezpečuje dostatečnou autenticitu. Odstraněním důvěrných informací před jejich zveřejněním jsou splněny legislativní požadavky, které uvádí zákon č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv.

Na základě těchto dat jsou posléze vygenerována metadata ke zveřejnění včetně elektronického obrazu či příloh a uložena v příslušném výstupním formátu včetně elektronického obrazu a případně příloh smluvního vztahu. V druhé fázi pak probíhá schvalování metadat, která budou dále zveřejněna. Schválení může probíhat buď manuálním způsobem, anebo automaticky s využitím řízených schvalovacích procesů – v GINISu pomocí elektronické podpisové knihy.

Pokud jsou dokumenty (včetně metadat) připraveny a schváleny, je možné provést jejich zveřejnění buď manuálním, nebo automatickým způsobem online nebo offline způsobem na libovolné místo. Po provedení fyzického zveřejnění pomocí datové zprávy na registr smluv přijme systém odpověď z registru smluv, ze které získá identifikátor zveřejněného záznamu. Tento identifikátor se automaticky spáruje se smlouvou, ze které bylo provedeno zveřejnění. Funguje tak jako potvrzení, že všechno proběhlo v pořádku: smlouva je zveřejněna, a tudíž je platná.

David Brychta Autor článku je analytikem ve společnosti GORDIC.