Počátek existence Úřadu pro dohled nad hospodařením politických stran a politických hnutí je datován k 1. lednu 2017. Jak již samotný název napovídá, instituce vznikla za účelem dohledu nad hospodařením politických subjektů i financováním volebních kampaní.

Se vznikem samotného úřadu vyvstala samozřejmě i otázka zajištění jeho chodu s důrazem na maximální efektivitu a také rychlost. Vždyť ÚDHPSH po svém vzniku neměl ani vlastní sídlo, natož jakékoli vybavení (nábytek, počítače atd.). Pořizování HW vybavení a následná postupná implementace by mohla ohrozit splnění zákonných lhůt. Softwarové aplikace vysoutěženého ekonomického a mzdového systému GINIS byly proto umístěny kompletně do virtuálního prostoru: cloudu Microsoft Azure.

Finanční i časová úspora

Jedná se o první případ, kdy úřad využívá kompletní mzdový a ekonomický systém v cloudu. Budování zcela nové instituce přineslo výjimečnou šanci pojmout formování celé struktury efektivněji s důrazem na kompletní elektronizaci mnohých agend. Moderní cloudová varianta byla zvolena s ohledem na blízké zákonem dané termíny vymezené pro implementaci a uvedení celého systému do provozu. Odpadly také náklady spojené s pořízením a provozem vlastních serverů a dalších HW komponent. Elektronický oběh dokumentů snižuje i náklady spojené s tiskem a archivací dokumentů.

GINIS byl vybrán v otevřeném řízení na pořízení software pro vedení účetnictví, rozpočtu a mzdové evidence v polovině roku 2017. Systém musel co nejdříve splňovat požadavky na napojení na další veřejné instituce, jako jsou Státní pokladna, Česká národní banka nebo Systém základních registrů nebo zajistit registraci zaměstnanců u zdravotních pojišťoven a ČSSZ. Samozřejmostí byly nároky na výpočet a výplatu mezd a veškeré relevantní ekonomické operace včetně realizace výběrových řízení. To vše v extrémně krátkých termínech.

Inspirativní cesta k plné elektronizaci

Dříve úřad jiným systémem nedisponoval a neexistovalo tak zatížení zvyky a strukturami z minulosti. Od prvopočátku bylo i díky tomu možné nastavit veškeré procesy bez fyzických dokumentů a úřad tak plně digitalizovat. Jindy obecná fráze eGovernmentu „obíhat mají data, nikoliv lidé“ zde získala naprosto reálný rozměr. Elektronický oběh dokumentů napomáhá k vyšší průkaznosti, efektivitě výkonu činnosti úřadu a klade menší finanční nároky na archivaci.

O kvalitě a inovativnosti řešení svědčí i vítězství projektu v centrální kategorii prestižní soutěže eGovernemnt the Best 2017 na podzim loňského roku. Současné i případné nově vzniklé instituce se jím mohou v mnoha směrech inspirovat. ÚDHPSH je důkazem, že kompletní přechod od papíru k elektronickým dokumentům není pouze utopickou myšlenkou, ale dnes již reálnou možností.