Fungování datových schránek

Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, byl v době svého vzniku nazýván zákonem o e-Governmnentu, neboť jím zavedené datové schránky významným způsobem posílily rozvoj užití elektronických dokumentů ve veřejné správě. Datové schránky byly zavedeny ve čtyřech kategoriích, jako datové schránky fyzických osob, podnikajících fyzických osob, právnických osob a orgánů veřejné moci.

Od prvopočátku platí, že komunikace směrem od orgánů veřejné moci do soukromého sektoru (doručování) musí být povinně realizována tímto způsobem, pokud soukromý subjekt má zřízenu a aktivovánu svou datovou schránku. Naproti tomu komunikace směrem od soukromých osob k orgánům veřejné moci (typicky podání) byla nastavena jako dobrovolná, avšak pouze v mezích tohoto zákona. Několikrát se v jiných právních předpisech objevily, někdy dočasně, někdy trvale, povinnosti použití datové schránky i v tomto jinak dobrovolném směru. Nejznámějším příkladem je podání daňového přiznání.

Protože vývoj informační společnosti jasně spěje ke stále vyšší digitalizaci a preference elektronické komunikace je neoddiskutovatelná, mohli bychom si položit otázku, proč datové schránky nejsou také široce populární? Podívejme se na několik vlastností datových schránek, které toho mohou být příčinou.

První z nich, v podobě „skrytých“ povinností v jiných zákonech, jsme zde již zmínili. Další je rozdělení datových schránek pro fyzické osoby a pro podnikatele, jež nemusí být jen přínosem volby pro uživatele, v jakých případech chtějí datové schránky používat, ale může být také komplikací. Když podnikatel, který je zároveň zaměstnán, podává daňové přiznání, uvádí v něm souhrnně i příjmy ze závislé činnosti, které s jeho podnikám nesouvisí. Jakou datovou schránku tedy má zvolit pro zaslání takového daňového přiznání, když se týká obou jeho rolí? Nyní ani tak nejde o konkrétní odpověď, jako o ukázku toho, jaké zbytečné otázky si uživatel datových schránek musí klást kvůli onomu rozdělení na podnikatele a fyzické osoby.

Další problém je v tom, že datové schránky oplývají určitou neúctou vůči dlouhodobém použití elektronických dokumentů, které doručují. Již po třech měsících od doručení adresátovi dokumenty zmizí pod rukou, pokud si uživatel nezaplatí doplňkové služby, jež nabízí Česká pošta. Pro srovnání s klasickým papírem bychom si mohli představit, že by byly úřední dokumenty tištěny inkoustem, který za tři měsíce zmizí, pokud si nezaplatíte za chemický stabilizátor, kterým byste pravidelně museli dokumenty polévat. Určitě by takový přístup veřejné správy byl považován za podivný. Přesto se tak datové schránky chovají.

A právě toto jsou vlastnosti, které bohužel přispívají ke snížení po­pu­la­ri­ty tohoto velmi kvalitního důvěryhodného a dlouhodobě sta­bil­ní­ho nástroje doporučené elektronické komunikace. To je velká ško­da, protože jeho vytvoření bylo jedním z nej­vý­raz­něj­ších a nej­dů­le­ži­těj­ších kroků rozvoje elektronizace veřejné správy v České republice.

Změny zavedené zákonem DEPO

Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, (známý pod zkrat­kou DEPO) má rozloženou účinnost, přičemž jedna z nich připadá na 1. ledna 2023. K tomuto datu nabydou účinnosti také změny prove­de­né v zákoně č. 300/2008 Sb. a dojde tak mimo jiné k významnému rozšíření osob, jimž bude datová schránka zřízena obligatorně. Rozšíření se dotýká všech soukromých subjektů, konkrétně:

• Přibydou datové schránky právnických osob, které nejsou zapsány v obchodním rejstříku nebo zřízeny zákonem. Datové schránky tedy budou mít již všechny právnické osoby vedené v základním registru osob.
• Dále budou zřízeny datové schránky všem podnikajícím fyzickým osobám bez ohledu na vykonávanou profesi, a tedy budou doplněny těm, kteří nepatřili k vyjmenovaným profesím, jimž byla datová schránka zřízena obligatorně již dříve.
• V neposlední řadě budou zřízeny datové schránky fyzickým osobám, jakmile poprvé použijí prostředek pro elektronickou identifikaci vydaný v rámci kvalifikovaného systému elek­tro­nic­ké identifikace vůči tomu, kdo umožňuje prokázání totožnosti podle zákona č. 250/2017 Sb., o elektronické identifikaci.

Pokud tyto nové datové schránky vycházejí ze stávajících evidencí a registrů, nevzniknou všechny okamžitě 1. ledna 2023, ale budou zřizovány postupně během prvních měsíců zmíněného roku.

Ve světle posledně uvedeného pravidla zřizování datových schránek fyzických osob se ještě více prohlubuje ona zvláštnost rozdělení datových schránek fyzických osob a podnikajících fyzických osob. Pokud má tedy podnikatel svou datovou schránku podnikající fyzické osoby, ale nepožádal o zřízení datové schránky fyzické osoby, nicméně použije svůj prostředek pro elektronickou identifikaci, aby si v rámci svého podnikání ověřil, zda nemá nějaký nedoplatek např. vůči České správě sociálního zabezpečení, ihned získá „za odměnu“ druhou datovou schránku fyzické osoby, ačkoliv provedený úkon s ověřením nedoplatku podnikatele souvisel právě s jeho podnikatelskou činností, pro kterou již datovou schránku měl. Od té doby tak bude muset sledovat dvě datové schránky. Je to proto, že elektronická identifikace nerozlišuje mezi fyzickou osobou a podnikající fyzickou osobou. Je tedy škoda, že ruku v ruce se zavedením uvedených nových pravidel, nebyly sjednoceny také datové schránky fyzických a podnikajících fyzických osob. Ušetřilo by to spoustu nejasností na obou stranách, tedy i na straně orgánů veřejné moci, jež při doručování také musí vždy správně vybírat.

Plány technických změn

Detaily provozu informačního systému datových schránek upřesňuje jednak prováděcí vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, a jednak provozní řád, který vydává Ministerstvo vnitra (MV). A právě v těchto předpisech se v nejbližší době očekávají změny, které lze zatím jen „tušit“ z prezentací MV na různých konferencích (např. ISSS 2022) nebo vlastních seminářích prezentovaných prostřednictvím informačního portálu datových schránek, neboť dosud nebyla provedena novelizace této vyhlášky, která by třeba mohla mít odloženou účinnost, ale už by byla všem dotečeným subjektům známa její podoba. Přesto jsou tyto novinky již součástí testovacího prostředí datových schránek a připravuje se jejich nasazení do produkce k 1. lednu 2023.

Konkrétní připravované změny jsou:

• Rozšíření datových formátů souborů, které mohou být vloženy do datové zprávy, o kontejner ASiC, který je aktuálně v podobě ASiC-E využíván pro legalizaci elektronické podpisů prováděné notáři. Je zvláštní, že toto rozšíření je plánováno až na 1. ledna 2023, když tyto úředně ověřené elektronické podpisy jsou tvořeny již od září roku 2021.
• Pro zvýšení kapacity datové zprávy bude možné využít komprimovaný formát ZIP, avšak pouze za podmínky, že jeho obsahem budou soubory ve formátech povolených vyhláškou č. 194/2009 Sb. Tato úprava se jeví, jako přínosná, neboť dokáže nepřímo zvýšit kapacitu datové zprávy bez potřeby zvýšení nároků na přenos dat při odesílání a přijímání zprávy.
• O to podivnější je, že ruku v ruce s ní je připravována třetí změna v podobě navýšení maximální velikosti datové zprávy na 1 GB. Jsou to tedy dvě změny se stejným účelem, avšak významně odlišnými dopady. Výrazné navýšení z 20 MB resp. 50 MB na 1 GB, pro které nebylo MV zveřejněno žádné vysvět­le­ní ve smyslu analýzy potřeb velikostí datových zpráv, ani ve smyslu kvality připojení všech subjektů k datovým schránkám, může následně působit značné procesní problémy. Prvotním náhledem jde zejména z pohledu orgánů veřejné moci o nepre­di­ko­va­tel­né potřeby navýšení datových úložišť a z pohledu soukromých subjektů o právní důsledky doručení, neboť datová zpráva je považována za doručenou nikoliv v okamžiku, kdy se jí podaří adresátovi stáhnout a otevřít, ale v okamžiku, kdy se do své datové schránky přihlásí. A je jisté, že všechny soukromé subjekty, které budou mít povinně zřízenu datovou schránku, mají tak kapacitní připojení k internetu, že dokáží bez problémů stáhnout datovou zprávu o velikosti 1 GB?

Uvedené plánované technické změny v datových schránkách působí tedy přinejmenším rozporuplně a jen málo přispívají k řešení dlouhodobých nedostatků datových schránek. Budete tedy nanejvýš důležité sledovat, zda a jak budou nakonec skutečně realizovány.

Mgr. Tomáš Lechner, Ph.D. Autor pracuje ve společnosti Triada jako konzultant pro oblast spisové služby a také působí na VŠE v Praze, kde se zabývá oblastí e-Governmentu.