Jedním z nástrojů pro optimalizaci zásob a způsobu objednávání bývá systém pro automatické generování objednávek na základě předpovědi poptávky. V jednodušší variantě jsou objednávky generovány na základě nějakého typu algoritmu vycházejícího z historických prodejů a aktuálních skladových zásob určitého produktu. Tento způsob funguje dobře při relativně konstantní poptávce u artiklů, které mají dostatečnou historii. Na limity však naráží například v maloobchodě, kde se projevují velmi silné sezónní vlivy, promoce a marketingové akce či počasí. Výraznou limitou bývá chybějící historie produktů díky novinkám a sortimentu obměňujícím se v sezónních cyklech.

Pro odstranění zmíněných komplikací bývá nasazován systém využívající algoritmus pro předpověď poptávky. Ta je vypočítávána dle potřeby na sortimentní skupiny či jednotlivé artikly v horizontu od několika dní po několik měsíců, typicky až rok. Podle sofistikovanosti systému bývají zohledněny interní a externí vlivy v různém rozsahu. Mezi interní vlivy je možné zahrnout sezónnost poptávky během roku, výkyvy v prodejích v rámci týdne nebo výpadky ve skladové zásobě, externím vlivy představují promoce, počasí, konkurence či abnormální události v místě prodeje.

Vypočtená poptávka bývá následně použita při generování objednávky, která se tak nevytváří podle množství, které se prodalo v uplynulých dnech a dle „nějakého“ vzorce je extrapolováno do budoucna, ale podle množství, které s největší pravděpodobností bude prodáno během následujícího období na které je objednávka vytvářena. Zajištěna je tak včasná reakce zejména na prudké výkyvy v poptávce, kterou algoritmy založené na uplynulých prodejích (např. min-max či 1 ku 1) z principu nedokáží zohlednit.

Správně nastavený objednávkový systém dokáže přizpůsobit skladovou zásobu poptávce na úrovni jednotlivých artiklů. Disponibilní zásoba je řízena tak, aby nedocházelo ani k výpadkům skladové zásoby způsobující ztracené prodeje a snížení servisní úrovně, ani k nadměrným zásobám vázajícím kapitál a snižujícím obrátku zásob. Nastavení je důležitý termín, neboť při použití obdobného systému dochází k posunu od denního vytváření objednávek k ladění parametrů a nastavení tak, aby výsledky byly co nejpřesnější. Jako praktický příklad poslouží například situace, kdy v sousedství prodejny otevře svou provozovnu konkurence a místo zohledňování této skutečnosti ponížením objednacího množství v rámci každé objednávky, je jednorázově nastaven parametr reprezentující jeden z externích vlivů omezujících poptávku.

Dalším výrazným vlivem je čistota vstupních dat. Jednak takových, které se promítají do tvorby objednávky v podobě objednávkových termínů, velikostí objednávacích balení nebo omezení objednávky např. minimálním objednacím množstvím nebo naopak maximální skladovou kapacitou a jednak takových, na kterých vlastní předpověď poptávky staví.

Pomůžeme-li si praktickým příkladem, jedná se např. o chybné stavy zboží. Nejsou-li pravidelně stavy kontrolovány, může dojít k doprodání zásob na regálu. Pokud z nějakého důvodu ale zůstane plusová skladová zásoba v systému (např. kvůli nepodchycené krádeži), systém vychází z toho, že artikl není nutné objednávat. Tím, že není objednáván, nemůže být ani prodán, jeho prodejnost tudíž klesá. A následně systém vyhodnotí, že se jedná o ležák a navrhne jeho vyřazení…

Zejména v obchodě je dále potřeba zohlednit vlivy ovlivňující poptávku po zboží. Například kategorie nápoje se jako celek prodává víceméně stále ve stejném objemu, nicméně prodeje jednotlivých artiklů v kategorii jsou silně ovlivněny tím, zda jsou nebo naopak nejsou umístěny v letáku a promovány.

V praxi lze dosáhnout pomocí automatizace objednávek snížení skladové zásoby, zvýšení obratu díky eliminaci ztracených prodejů a zvýšení dostupnosti zboží nazývané též servisní úrovní. Zajímavé na automatickém objednávání je zejména fakt, že na rozdíl od ručního objednávání může proběhnout v systému mimo otevírací dobu a tudíž ani neváže personální zdroje ani neovlivňuje běh systémů. Při automatickém napojení do dodavatelského řetězce, např. pomocí EDI tak starost o zásoby víceméně odpadá a je redukována na pouhý fyzický přesun skladových zásob, který bohužel žádnou aplikací nahradit nelze.

Daniel Mašek