Každý další manažer se pak snaží hledat cesty, jak se podobným pomníkům vyhnout. Současně se ale také snaží vyhovět obchodnímu řediteli požadujícímu pro své zákazníky vysokou dostupnost zásob a vedle něj ještě i finančnímu řediteli, který chce zásoby nízké, nejlépe žádné. Vyhovět všem těmto protichůdným požadavkům vyžaduje především pevné nervy, vůli, komunikační schopnosti a odborné znalosti z oblasti řízení zásob.
Pokud však máte na starosti sortiment zásob v rozsahu několika tisíc položek, vedle všech těchto vlastností se potřebujete opřít o informační systém, který vám pomůže s jejich plánováním, řízením, analyzováním a optimalizací. Co všechno by takový informační systém měl zvládnout?
V první řadě by měl být schopen rychle a přehledně poskytnout dostatečně strukturované a relevantní informace o historii příjmu a spotřeby materiálu, prodeji zboží nebo výrobků, průběhu zásob, v rozlišení po jednotlivých položkách a skupinách sortimentu a také v časovém rozlišení po dnech, týdnech, měsících. Pro analýzu zásob zde hraje klíčovou roli rozdělení sortimentu dle bodu rozpojení logistického řetězce na skladový a zakázkový (make/buy to stock, make/buy to order) a rozdělení zásoby na složku pojistnou a obratovou. Obecně platí, že co nelze změřit, nelze ani řídit, a v zásobách tomu není jinak. Část tohoto požadavku pokrývá podnikový ERP systém (bilance materiálu, historie pohybů), grafické a tabulkové přehledy řeší manažerské informační systémy (MIS), různé reportovací nástroje (např. MS Reporting Services), dotazy (query) nad OLAP databázemi apod. V praxi však většinou musíme využít kombinaci více nástrojů a analýzy pak pracně finalizovat v MS Excel.

Obr. 1: Příklad agregovaného grafu týdenních příjmů, výdejů, vývoje zásoby

Vedle pohledu do historie potřebujeme i podporu pro výhled do budoucnosti. Potřebujeme plán (predikci, forecast, prognózu, …). A opět nejen po skupinách sortimentu, ale až na úroveň jednotlivých položek. Je až s podivem, v kolika podnicích s robustními ERP systémy se predikce prodeje vytváří v excelu. Ještě že umíme ze střední školy spočítat alespoň ten klouzavý průměr. Běžná je situace, kdy prodejní úsek vytvoří plán prodeje po skupinách, avšak samotné objednávání zboží k němu nijak nepřihlíží, protože jej nikdo nedokáže rozpadnout na jednotlivé položky. Stejně obtížné je i zpracovat do položkové podoby různé očekávané nebo plánované výkyvy (prodejní akce, odstávky výroby apod.). Opět i zde již existují řešení, avšak pouze u nejdražší kategorie ERP systémů, nebo v nástavbových systémech pokročilého plánování, tzv. APS (advance planning system), které však nacházejí uplatnění především ve velkých výrobních podnicích.

Obr. 2: Příklad položkové prognózy na týdenní bázi

Pro držení optimální hladiny pojistné a obratové zásoby je potřeba pokud možno jednoduše udržovat v informačním systému řadu tzv. dispozičních parametrů, s jejichž pomocí pak vznikají konkrétní požadavky na objednání nebo výrobu. Pokud se bavíme o sortimentu v řádu tisíců položek, pak je zcela nereálné očekávat, že je v lidských silách aktualizovat někdy až kolem padesáti různých parametrů u každé položky tak, jak to dnes nabízejí robustní ERP systémy. Tuto správu parametrů je nutné automatizovat, nebo podporovat její ruční aktualizaci po skupinách sortimentu. Avšak nikoliv v obchodním členění, ale v členění dle ABC analýzy (Paretovo pravidlo) a XYZ analýzy (stabilita spotřeby). Nelze se pak divit, že například parametr pojistné zásoby (safety stock) byl poprvé a také naposledy aktualizován při implementaci ERP systému. Nehledě na to, že vložená hodnota obvykle nemá nic společného se skutečnou variabilitou spotřeby (prodeje) nebo pořizovací lhůty.

Obr. 3: Příklad vybraných dispozičních parametrů

Každá změna dispozičních parametrů i každá úprava prodejního plánu ovlivní plánovanou výši zásoby i plánované objemy příjmů a výdejů, tedy tzv. logistický plán. Každý, kdo absolvoval nějaký seminář k řízení zásob, ví, že častěji nakupovat znamená snižovat obratovou zásobu, a vyšší úroveň služeb (service level) naopak znamená vyšší pojistné zásoby. Ovšem získat logistický plán například na rok dopředu v reálném čase a nejlépe v několika verzích, abych mohl vybrat ten správný „mix“ jednotlivých parametrů, je již nad síly středních, a mnohdy i vyšších ERP systémů. Zde se již pohybujeme spíše v oblasti simulačních modelů.

Obr. 4: Příklad jednoho scénáře logistického plánu v tabulkové a grafické podobě

Vše výše uvedené by se mělo na závěr propojit na obrazovce referenta nákupu v podobě návrhů, požadavků nebo výzev k objednání příslušné položky. Ideálně již seřazené od těch nejdůležitějších (tj. „již včera bylo pozdě“) až po výhledové požadavky, které je někdy vhodné kumulovat z důvodu optimalizace přepravních nákladů. Tímto způsobem se do kontejneru (kamionu) od konkrétního dodavatele objednají ty položky, které firma z hlediska času potřebuje nejdříve, a ne pouze položky dle odhadu referenta. Ten obvykle pouze doplňuje kontejner tím nejobrátkovějším sortimentem, kde je jistota, že se prodá. Samozřejmostí by mělo být snadné „překlápění“ požadavků do podoby nákupní objednávky, včetně korekce množství na základě rychlého grafického náhledu do historie spotřeby dané položky.

Obr. 5: Příklad seznamu požadavků na objednání

Dodavatelé jednotlivých ERP systémů mohou namítnout, že část, nebo i většina výše uvedených funkčností je již součástí jejich systémů. Praxe ukazuje, že i sofistikované ERP systémy jsou zcela běžně doprovázeny podpůrnými tabulkami obvykle v MS Excel a teprve na základě těchto podpůrných informací vznikají nákupní rozhodnutí. Není výjimkou, kdy klíčovým výstupem i z velmi drahého ERP systému je pouze papírová sestava s historií spotřeby a aktuální zásobou, a vlastní nákupní objednávky pak referent „klepe“ opět do téhož systému ručně.
Mám za to, že tak jako se postupně z ERP systémů do samostatných aplikací vyčlenily systémové kategorie WMS (pro řízení skladových operací), CRM (pro řízení vztahů se zákazníky), TMS (pro řízení dopravních procesů), postupně nazrává čas i pro vývoj samostatných aplikací pro plánování a řízení zásob, které odbourají nutnost souběžného používání více systémů. A to, zda se ujme zkratka IMS (inventory management system), ukáže čas.

Jiří Novotný
Autor působí jako jednatel a senior konzultant ve společnosti Logicon Partner. Jako příklad jsou v textu uvedeny ukázky ze softwarové aplikace LOGIstock společnosti Logicon Partner, vyvíjené pro potřeby plánování, řízení a optimalizaci zásob.