Facility Management je komplexní multioborová disciplína, která se zaměřuje na uspořádání, výkon a řízení podpůrných služeb, jejíž přidanou hodnotu je možné spatřovat ve zvýšení efektivity hlavních činností. Jako každý obor zabývající se managementem, tak i FM zahrnuje řízení operativních, taktických i strategických činností, různé role a pracovní postupy provázející jednotlivé oblasti řízení a výkonu FM. Z hlediska dlouhodobé analýzy nákladů běžných společností vycházejí jako nejvyšší mzdové náklady, následované náklady spojenými s vlastnictvím, rozvojem, obnovou a údržbou a správou fixního majetku a službami, které jsou v tomto majetku poskytovány.

Podrobně jsou činnosti FM popsány v prvních 3 dílech standardu ČSN EN 15221 a jejich podrobný popis zjednodušíme obrázkem 1. 

Obr. 1: Přehled činností spadajících pod Facility Management

FM je oborem, v jehož středobodu pozornosti je člověk. Všechny činnosti, které je třeba vynakládat na to, aby tento člověk (pracovník) dlel v bezpečném, zdraví nezávadném, příjemném, komfortním z pohledu pohody prostředí (teplota, tlak, vlhkost, obsah CO2, proudění vzduchu, světlo a jeho intenzita, doprava, …), uspořádání pracoviště, dostupnosti pracovních pomůcek, bezpečnosti a mnoho dalšího, jsou úlohami FM. Zaměření FM na člověka se projevuje i v tom, že jsou zkoumány i psychologické, estetické a vztahové aspekty uspořádání objektivní reality s cílem zefektivnit lidské činnosti. To vše pochopitelně za vynaložení minimálně nutných nákladů k udržení dlouhodobého trvale udržitelného rozvoje, spojeného s existencí a rozvojem fyzického majetku.

Úkolem FM je zabezpečit všechny podpůrné služby pro pracovníky vykonávající hlavní činnosti tak, aby tito mohli pracovat s vyšší efektivitou. Právě toto zvýšení efektivity společnosti v hlavních činnostech je přidanou hodnotou v řetězci ekonomických aktivit firmy. Zaměření na člověka vnáší do informačních systémů pro FM stochastický prvek. Ale to, jak pracovníkovi bude chutnat dnešní oběd ve společném stravování, je skutečně pravděpodobnostní jev. To, že se FM a jeho IS hlavně zajímají o „umělé“ prostředí a správu majetku, pronájmů a údržbu zařízení nás nesmí odvést od středobodu, jímž je člověk. Pro něj a jeho komfort jsou v moderních stavbách používány nesčetné automatizační nástroje, jejichž ovládání a smysluplné řízení je součástí CAFM systémů.

Nicméně segment CAFM se nepohybuje ve vzduchoprázdnu, a proto je silně ovlivňován změnami ve svém okolí. Samozřejmý vliv má technologický vývoj na poli CAD a BIM modelování, využívání GIS vizualizací a operací, integrace s ERP systémy, se systémy automatizovaného řízení technologií v budově (BMS), s prvky smart meteringu (odečty spotřeb) a jinými prostředky řazenými do Internetu věcí (IOT). Množství dat z historie IWSM či BMS systémů vede k novým metodám zpracování dat, označovaným jako Big Data. Samozřejmým se stává komplexní zpracování dat z původně oddělených aplikací pro Asset management, Property management, Projektové řízení a Řízení kapitálu, apod. Výsledkem je mnoho synergií a rozšiřující se základna funkčností, které původně oddělené aplikace postrádaly. Stejně, jako každý z managementů, tak i FM obsahuje tři řídicí hladiny, a to hladinu strategickou, taktickou a operativní, jak ukazuje obrázek 2.

Obr. 2: Facility Management obsahuje tři řídicí hladiny – strategickou, taktickou a operativní.

Co charakterizuje moderní CAFM systém

Společnost Gartner, specialista na hodnocení IS, vydává každý rok hodnocení IWSM systémů. Při nich shrnuje základní funkční vlastnosti, které charakterizují funkce moderního IWSM systému.

Projektový management ve vztahu ke kapitálu

Zahrnuje činnosti spojené s výstavbou nových staveb či zařízení, či jejich rozšířením, vylepšením a rekonstrukcí. Mezi základní funkce patří časové plánování vynakládaného kapitálu, financování, nabídkové řízení, řízení zakázek, řízení nákladů a zdrojů, pracovní postupy, fáze a řízení obsahu stavební projektové dokumentace a kresby. V této oblasti jsme svědky rostoucí potřeby „předřadit“ ještě před řízení kapitálových projektů úlohy tzv. location managementu. Tato část řeší úlohy spojené s otázkami: Kde by se moje příští budova měla nacházet? Jaká demografická data jsou k tomuto rozhodování potřeba, jaké jsou pozemkové a vlastnické poměry v určité oblasti? Jaké jsou její dopravní podmínky a logistiky? Jaká je v území dostupnost energií, vody a jak se likvidují odpadní vody? Jaké jsou v místě obvyklé náklady a náklady na pracovní sílu? Mnozí prodejci IWMS reagují na poptávku uživatelů a používají pro taková zadání služeb geografického informačního systému (GIS), plně integrovaného do IWSM řešení. Vizualizační nástroje GIS lze používat i k zobrazení ekonomických hodnot, aktuálních či historických spotřeb, či stavu KPI zobrazených „v mapě“. Mapový podklad je také využíván k běžným analytickým či procesním vizualizacím zobrazujícím fixní majetek s běžným postupem „od přehledu k detailu“.

Správa portfolia nemovitostí a Správa nájmů a pronájmů

Tato funkce řeší strategické plánování (např. oblast identifikace, posuzování, rozhodování a výběru a rozvoje), analýzy a porovnávání, finanční analýzy vykonávané nad celým portfoliem nemovitostí. Nově jsou v této oblasti zaváděny nákladové a zdrojové analýzy a analýzy toku hotovosti, finanční analýzy a řízení zachycující i méně obvyklé finanční nástroje, jako jsou záruky, bartery, kauce, půjčky, dluhy a odpisy, daně, čistá účetní hodnota, čistá reprodukční hodnota, účty závazků a správa transakcí a podpora pro navrhované nové finanční účetní standardy (FASB) nebo mezinárodní účetní standardy (IASB). Chceme-li v IWSM systému uchovávat historii vztahů a hodnot, jak šly v čase, a chceme-li např. uchovávat data BMS (přímé řízení technologií), jsme svědky vzniku ohromného množství dat, označovaných jako „big data“. Ta jsou definována jako vysoce kapacitní, vysoce obrátková, vysoce variabilní data, jejichž zpracování vyžaduje novou odrůdu informačních aktiv a formy zpracování, které slouží k nalézání nových závislostí a pro rozhodování, a někteří výrobci IWSM aktivně vyvíjí a nabízí řešení přizpůsobená tomuto oboru. Přívlastek SMART, kterým dnes označujeme velké množství lidských činností, se tedy hodí i pro SMART FM.

Správa a uspořádání ploch a správa prostředí

Pod tímto názvem se skrývá velice široká oblast, která pokrývá funkce související se správou, rozložením a optimalizací ploch, což ve zkratce znamená, kdo a z jakého oddělení či divize má kde sedět. Mnohdy je při optimalizaci složitější stanovit kriteriální funkci a omezující podmínky nežli vlastní výpočet optimální lokalizace. Plánování a správa prostoru určeného k výkonu procesů charakterizujících danou společnost jsou každodenní činností v operativním řízení FM útvarů. V taktické části těchto procesů s plochami a s nimi souvisejícími službami jsou řešeny úlohy relokací a stěhování, úlohy související s rezervacemi zasedacích místností, službami pro zaměstnance, cateringem, stravováním, sdílením a rezervací pracovních míst (hoteling), správou a řízením parkovacích míst a související správou vozového parku, správou fyzické bezpečnosti a její automatizací, operace a optimalizace zařízení a jejich sdílení, otázky BOZP a zdravého životního prostředí, doručování a distribuce interní a externí pošty, průzkum a plnění regulačních omezení daných v místě, atd. Při tom všem jsou využívány a posuzovány varianty různých i experimentálních scénářů s cílem nalézt mezi nimi optimální, anebo alespoň přípustné uspořádání. Strategická část této oblasti pak souvisí se Správou Portfolia a na základě trendů predikuje budoucí vývoj a odhaduje budoucí potřeby ploch a možnosti jejich zajištění, stanovení strategie užívání ploch (open-space, uspořádání výrobních technologií, možnosti nájmů a pronájmů a moderní způsoby snižování potřeby ploch a jejich zajišťování i mimo vlastní prostory, třeba v office hubech, prací z domova, sledování moderních trendů v zahraničí a u konkurence, …) a nastavení KPI pro posuzování stavu a vývoje. Výsledkem této strategie mohou být požadavky na investice do nových staveb či rekonstrukce a přístavby staveb stávajících. Pro zajištění mnohých z těchto služeb je využívána mobilní technika.

Řízení, správa a provoz

Správa a jejich vybavení a údržba jsou jednou ze základních povinností majitele. Vedle běžné stavební údržby, která je sice důležitá, ale obvykle nehraje roli vysokých nákladů, představuje správa a údržba technologických částí budov – TZB náklady vysoké. Důležitost této části FM vyzdvihuje jednak vysoká cena a trvanlivost a užitečnost a dlouhodobost prvků technického vybavení, jednak neustále stoupající množství regulačních povinností platných na daném území (revize).

Náklady na plánovanou pravidelnou údržbu jsou mnohonásobně nižší ve srovnání s údržbou havarijní. Systémy zaměřené na údržbu jsou dnes plnohodnotně vloženy do IWSM systémů. Údržba bývá členěna na revize, údržbu pravidelnou (plánovanou) a neplánovanou (vyžádanou, reaktivní, či havarijní). Zahrnuje obvykle množství činností na různých manažerských a výkonných pozicích, z nichž zde vyjmenujme např. evidenci, lokalitu a popis zařízení a elementů, plánování a přidělování prací včetně pracovních příkazů (zde připomeňme, že pracovní příkaz nemusí být vydán pouze na základě požadavku zadaného člověkem, ale také na základě stavu či změny hodnoty čidla, či náhlého zvýšení spotřeby, které zprostředkuje nějaký automat). Obsahuje vyhodnocování nákladů a predikce budoucího stavu zařízení a doporučení k jeho repasi, modernizaci či výměně. V případě, že jsou data o těchto elementech zpracovávána metodikou BIM v rámci fází návrhu a realizace, je možné využívat stále zpřesňovanou (s vyšší mírou detailu) dokumentaci skutečného zhotovení pro obousměrnou synchronizaci mezi BIM modelem a IWSM systémem. Protože metodika BIM je především o spolupráci mezi partnery, musí spadat povinnost zachycení některých dat na zhotovitele a jeho subdodavatele.

S výhodou při tom lze využívat technologií čárových a QR kódů a RFID technologií. RFID čipů lze, při znalosti jejich umístění, používat i pro určení lokality. Nové technologie, spojené např. s NFC čipy a smartphony, umožňují jejich použití pro rezervace místností a identifikaci účastníků, anebo automatizované způsoby identifikace (otisky prstů, barva oční duhovky, face recognition, …) umožňují implementaci střežených zón a třeba implementaci elektronických zámků.

Trvale udržitelný rozvoj, jeho posuzování a hodnocení, shoda s regulacemi

Tato část IWSM systému se velice rychle vyvíjí, ve vazbě s optimalizací energetických spotřeb. Budovy spotřebují až 40 % světové spotřeby elektrické energie, z níž nezanedbatelná část je neefektivně využita, či se dokonce stává odpadem. Důležitou součástí IWSM je proto energetický management včetně implementace tzv. Smart meteringu (měření rozhodujících spotřeb energií a dalších médií v rozhodujících místech stavby či areálu v potřebné podrobnosti a čase) a zpracování dat poskytovaných dodavateli. Moderní IWSM systémy umějí nalézt anomálie ve fakturaci energií a rozporovat ji. Implementace certifikovaného systému hospodaření s energiemi dle ISO 50001 je nasnadě. IWSM systémy tedy umějí posoudit stavbu na základě LEED či BREEAM hodnotících systémů, umějí kalkulovat uhlíkovou stopu společnosti stavbu využívající, umějí spravovat sklady nebezpečných materiálů, umějí nalézt nebezpečné či zdraví škodlivé materiály v konstrukcích stavby, provádějí správu recyklací a odpadů, umějí sledovat shodu v revizích napříč portfolia, umějí zhodnotit stupeň trvale udržitelného rozvoje.

Trendy a přínosy komplexního systému IWSM

Třebaže jistého profitu lze dosáhnout již při implementaci jednoho modulu celého systému, anebo takového produktu, který obsahuje právě jenom ten jediný modul, je reálná návratnost komplexního systému dlouhodobě mnohonásobně vyšší díky využití aktuálních trendů moderního IWSM, mezi které patří:

Mobilita

Rychlý vývoj na poli mobilních zařízení a technologií (jako jsou chytré telefony a tablety) způsobil potřebu portace funkčnosti IWSM také na mobilní zařízení. Nejjednodušší typ portace, se všemi známými negativy, poskytuje webovský přístup k datům CAFM prostřednictvím browseru mobilního zařízení. Tento přístup dnes nahrazují specializované mobilní aplikace, vytvářené v prostředí, které lze aplikovat bez ohledu na technickou platformu. Lze tak v jednom projektu „míchat“ různé mobilní platformy a používat je v kooperaci s centrální databází IWSM systému. Výměnu dat mezi centrální databází a mobilním zařízením zprostředkovávají Web Service. Ve světě FM existují procesy přinejmenším velice vhodné pro mobilní techniku. Klasickým příkladem je servisní technik, který dostává do mobilu pracovní příkazy s identifikací, jaký zásah, na jakém zařízení a v jaké lokalitě má být proveden a jaký typ dokumentace o zásahu má vytvořit. Mobilní zařízení může být doplněno příručkami a návody, které mu pomáhají dané činnosti vykonat. Nástroji mobilního zařízení (kamera, foto, snímače bar a QR kódů, NFC čtečky, …) může dokumentovat svou činnost pro klienta, zaměstnavatele i pro své další použití v budoucnu. Využití mobilní techniky poskytuje velice podobné reporty a nasazení jako její desktopové uživatelské rozhraní, včetně grafických výstupů. Technologie HTML 5 a SVG grafika poskytují bohaté rozhraní pro další vývojáře.

Robustní analýza a Big Data

Veliká množství dat ukrytých v historii IWSM systému a BMS systémech, historická data měření spotřeb v kontextu změn klimatu, historie nájmů a další data lze dnes nástroji zpracovávajícími Big Data analyzovat, korelovat a statisticky zpracovávat, hledat vztahy, které by nás doposud nenapadly. Účinná správa a analýzy velkých objemů dat poskytovaných vysokou rychlostí společně s nacházením obtížně odhalitelných zákonitostí platí pro trh nemovitostí stejně jako pro jiné IS.

Location Management založený nad GIS

Využívání GIS nástrojů pro výše naznačené účely je trendem, který můžeme sledovat u opravdiových IWSM systémů. Postup od všeobecného přehledu k detailu poskytují mapové podklady a mapové 3D vizualizace. Energetická spotřeba či dosažené skóre LEED pro jednotlivé areály a budovy znázorněné barevnými symboly poskytují manažerské přehledy. Výběr lokality pro zamýšlenou investici je s GIS nástroji představitelem postupu, který snižuje entropii rozhodování a může šetřit špatně či neopatrně vynaložené náklady, které nikdy nepřinesou jejich návratnost.

Snížení času, kdy implementace přináší hodnoty

Obvyklou dobou nasazování IWMS je od 12 do 18 měsíců. To je čas, který moderní IT nemůže akceptovat. Plán nasazení a jeho reálné časy problematizuje nepřipravenost organizací na změny procesů a malá či vůbec žádná standardizace v dokumentaci, v identifikaci a označování objektů, IWSM rolí, v požadované míře detailu, atd. RAD (Rapid Application Deployment) – doporučení k rychlé implementaci obsahují všechny „velké IWSM systémy“ a podle skutečnosti lze tvrdit, že vlastní nasazení nemusí překročit 3 měsíce. Má-li však nasazení systému řešit základní otázky organizace dat, definice procesů a rolí, standardizaci CAD či BIM dokumentace apod., nelze do nasazení započítávat čas potřebný pro tyto činnosti, které by měly implementaci předcházet.

Webovský (portálový) přístup s personalizací obsahu na bázi rolí

Obsah zobrazovaný uživateli odpovídá jeho uživatelským právům a rolím, které mu jsou administrátory systému přiřazeny. Rozsah a kvalita lokalizace je také jedním z limitujících faktorů nasazování systému v ČR, zejména v částech, které jsou určeny k operativním úlohám. Důležitá je také možnost vlastního nastavení (přizpůsobení) úvodní obrazovky a dostupnost rutinních úloh a reportů jediným klikem.

Monitoring a posuzování FM

Organizace očekávají konzistentní aktuální a validní data a analýzy o stavu a vývojových trendech svého nemovitého majetku. Taková kvalitní a detailní data tvoří základní předpoklad pro předpovědi budoucích stavů, a naplánování adaptací, rekonstrukcí, repasí a velkých oprav a odhadu, jaký tyto práce budou mít vliv na nájmy a pronájmy, eventuálně cash-flow.

Integrace, reporting

Historicky byla data IWSM předmětem manuálních vstupů. Teprve vypracované standardy dokumentací umožňují využití elektronické dokumentace jako zdroje dat. Reporting nastavený zaškoleným uživatelem je dalším nástrojem úspěšného nástroje, který zrychluje a „zpřátelšťuje“ užití systému.

Spolupráce mezi IWMS a dalšími podnikovými systémy

Většina organizací podporuje své podnikání pomocí velkých podnikových ERP systémů, takže požadavek integrace s Finančními moduly a HR moduly ERP sytému je nutné splnit snadno a rychle. Velké IWSM systémy by měly být podporovány také více databázovými systémy, např. (Oracle, MS/SQL a Sybase). Je třeba poznamenat, že integrace se známými a hustě používanými ERP systémy nečiní obtíže, neplatí to beze zbytku pro všechny integrace. K integračním úlohám je třeba vždy přizvat dodavatele obou integrujících se systémů, což může ve výsledku znamenat poměrně vysoké náklady. Rozvinuté IWSM systémy obsahují proto i jednoduché nástroje, které podporují integrace, tzv. konektory.

Strategická analýza portfolia, strategická finanční analýza

Několik předních dodavatelů identifikovalo potřebu zajistit robustní posuzování strategického portfolia. Pro posouzení stavu a vývoje je třeba zahrnout analýzy a vytváření scénářů, finanční analýzy investic a peněžních toků – včetně analýzy rizik. Jak již bylo zmíněno dříve, jsme přesvědčeni, že velké údaje budou hrát stále důležitou podpůrnou roli při dosahování přesných, vysoce kvalitních IWMS dat, aby mohla vznikat dobře informovaná strategická rozhodnutí.

Integrace s BIM

BIM se stal fenoménem vývoje nejenom na poli návrhu a realizace, ale také jako zdroj dat pro IWSM a platforma ke spolupráci mezi stavebními a FM profesemi. Vyspělý IWSM systém by měl uživatelům zajistit snadnou dostupnost a synchronizaci dat mezi databázemi IWSM a BIM modelem. Měl by sloužit jako webový prohlížeč 3D reality prezentované v modelu s integrovaným vyhledáváním komponent a zobrazováním databázových dat z IWSM modelu.

Závěrem

IWSM systémy vyspěly a mohou přinést svým uživatelům nejednu výhodu a rychlou odpověď, jejíž zpracování, bez existence takového systému, by znamenalo vykonat značné množství práce. Existují jednoduché IWSM systémy, které např. řeší pouze problematiku nájmů. Implementace takového jednoúčelového systému je sice kratší a snazší a v daném okamžiku řeší právě jenom tu jednu funkčnost, kterou uživatel požaduje, ve srovnání s implementací jednoho modulu komplexního IWSM systému. Komplexnost se ukáže výhodou v okamžiku potřeby dalších modulů či integrací.

Volbou některého ze zahraničních a na místní poměry lokalizovaných systémů se snižuje riziko volby. Jejich výčet dává tzv. Magický kvadrant IWSM systémů dle společnosti Gartner. Nelokalizované systémy mají na českém trhu ztíženou pozici využití a vyspělé systémy české provenience se do srovnání společností, jako je Gartner, bohužel nedostanou. Jejich rozsah a úroveň jsou mnohdy neporovnatelné a zasloužily by si podobný článek.

Ing. Milan Hampl