Akciová společnost AB Facility vznikla jako divize Facility Management v rámci ABB Česká republika v roce 1999. V roce 2003 se ABB rozhodla zúžit portfolio nabízených služeb a výrobků a divize byla prodána britskému finančnímu fondu Genesis, od té doby působí na trhu jako samostatná společnost s názvem AB Facility. Patří k předním dodavatelům služeb v oblasti technické správy budov, komplexního FM a malé energetiky. Minulý rok 2006 byl pro ABF klíčový. Do funkce byl uveden nový generální ředitel, úspěšně rozšířila portfolio svých zákazníků a tím si upevnila svou pozici na trhu. Vysoké nároky na poskytované služby, které jsou pro ABF vlastní, ale vyžadují robustní systém pro plánování a řízení podpůrných procesů (FM).


Při tlaku na vysoký standard poskytovaných služeb během zpracování požadavků na plánovanou a operativní údržbu se velmi často naráželo na omezení vzniklá z důvodu nekonzistentní a nepropojené databáze pasportu budov a technologií a vzájemnou komunikaci s klienty i dodavateli. Proto se ve společnosti ABF rozhodli pořídit softwarovou aplikaci pro podporu FM (CAFM a CMMS). Vyzkoušeli si i vlastní řešení, ale nakonec vsadili na vyzkoušené a profesionální řešení AFM (Alstanet Facility Management) společnosti Alstanet. To se ukázalo jako správná volba.

Konfigurace řešení

Z širokého spektra oblastí, které AFM aplikace pokrývá, byly vybrány moduly, které odpovídají požadavkům společnosti ABF. Ostatně jak zmiňuje její provozní ředitel Ing. Bohuslav Kyjánek: „Vybrat Alstanet nebylo tak složité, přesně věděli, co potřebujeme. Přesvědčili nás jejich reference i reference od našich klientů a schopnost rychle a levně přizpůsobit aplikace našim potřebám. Sami jsme si vyzkoušeli již několik cest, ale přechodem na AFM jsme rázem poskočili o několik příček výše.“
Z rozsáhlého portfolia AFM byly vybrány moduly Pasport, Technologie, Helpdesk, Plánovaná údržba, Subjekty a Osoby. „Řešení AFM je hodně flexibilní, v případě, že to naši klienti vyžadují, umožňuje rozšíření o moduly, jako je Autopark, Inventury, Likvidace, Krizový management či Energie,“ vyzdvihuje Ing. Kyjánek snadnou rozšiřitelnost konfigurace řešení.













Jakkoliv propracované a mnohonásobně vyzkoušené tyto moduly jsou, i případ ABF jednoznačně potvrdil, že úspěšnost implementace je dána schopností přizpůsobit se požadavkům klienta. Obecné prostředí AMC (Alstanet Management Console), na kterém je aplikace AFM postavena, využívá standardní ovládání používané v produktech MS Windows.

Customizace aplikace AFM

Během analýz požadavků na funkčnost aplikace se narazilo na mnohé specifické požadavky klienta, které spočívaly například v rozdělení jednotlivých požadavků z helpdesku nejen podle typu požadované služby (úklid, údržba či vozový park), ale i podle lokality, kde se daný požadavek realizuje. Díky tomu, se požadavky dostanou „na stůl“ vždy správnému dispečerovi, který je může začít ihned řešit a nedochází ke zdržování při čtení a zpracovávání informací dalšími osobami, kterým vlastně nejsou určeny. „Ještě složitější byla oblast plánované údržby, kde se bylo potřeba zdolat problematiku kapacitního plánování osob, materiálu i výrobních prostředků.“, dodává Aleš Choutka, jednatel Alstanetu „Orientace na procesy, workflow customizovaná na míru, to jsou oblasti, které jsou naší doménou.“
Moduly Helpdesk a Plánovaná údržba, které v kombinaci s modulem Subjekty umožňují komunikovat jak se zákazníky, tak s dodavateli, byly hlavní prioritou. Vedle výše uvedených parametrů se kladl důraz i na výstupy v podobě uživatelsky definovaných reportů a sestav. Samostatnou kapitolou je vlastní zpracování požadavků, které vedle dobře popsaných kroků procesu musí poskytovat i okamžitý přehled o stavu řešení, tisknout pracovní příkazy, sledovat odpracované časy či spotřebovaný materiál. Produkt SAP R/3, který se používal pro zpracování zakázek, plně nevyhovoval nadefinovanému procesu, proto se zpracování zakázek přesunulo do systému AFM a do SAP R/3 se přenášely pouze informace o jejich dokončení. „Zkušenosti Alstanetu se SAPem nás překvapily a jen utvrdily v našem výběru. Je vidět, že poznali celou řadu implementací,“ doplňuje Ing. Kyjánek.
Samostatnou kapitolu pak tvořila pasportizace technologií. Tuto službu provádí ABF pro svoje klienty jak v souvislosti s plánováním údržby, tak v souvislosti s vlastní evidencí. Technologický pasport je k dispozici klientům přes veřejné rozhraní a pověření zástupci klienta mohou prohlížet revizní zprávy o technologiích.

Implementace produktu

Vlastní spouštění aplikace proběhlo ve třech vlnách, nejprve se spustil modul Helpdesk, pak modul Technologie a nakonec modul Plánovaná údržba. Klienti se zapojovali postupně a všichni z nich to přivítaly jako velmi příjemnou změnu, kvalita poskytovaných služeb zásadně stoupla.
V případě některých velkých klientů, kteří používají své vlastní CAFM aplikace, se pak realizovali propojovací můstky, obvykle v podobě XML web interface. „Některé z klientů ABF jsme znali, dokonce jsme pro mnoho z nich aplikace přímo realizovali (například Komerční banku či Českou spořitelnu), což výrazně napomohlo rychlosti implementace těchto interface, “ připomíná Ing. Aleš Choutka, jednatel Alstanetu.

Licenční politika

ABF se rozhodlo provozovat AFM aplikaci formou outsourcingu (pronájmu), tj. společnost ABF si pronajímá aplikaci v přesně takové konfiguraci, jakou potřebovala. Licenční politika pak byla nastavena tak, aby kopírovala postupné překlápění klientů do nové aplikace, čímž se eliminovali větší investiční náklady.

Kontakt
Více informací o systému AFM, případně o dalších produktech, získáte v obchodním oddělení společnosti Alstanet:
Alstanet, s.r.o.v Drahobejlova 36
190 00 Praha 9
tel.: +420 272 108 272
fax: +420 272 108 272v e-mail: info@alstanet.cz
www.alstanet.cz