V posledních letech se také u nás v souvislosti s firemní organizací a informačními systémy objevila řada nových pojmů. Už dávno neplatí, že tyto fenomény se týkají jen úzké skupiny specialistů. Naopak, na počátku třetího tisíciletí začíná být jasné, že s moderními trendy a také příslušnou terminologií by se měl průběžně seznamovat každý ekonomicky aktivní člověk.


Nenávratně pryč je doba, kdy se jednoduché osmibitové počítače hodily ke hraní her a občasnému psaní textů. Samozřejmě mnozí na tuhle dobu s trochou nostalgie vzpomínají, ale faktem je, že z PC se definitivně stal každodenní pracovní nástroj. Základní myšlenka, která provázela proměnu osobního počítače z hračky na zařízení pro každodenní výdělečnou činnost, byla myšlenka systémové integrace. Zjednodušeně řečeno, integrace vždy vyjadřovala přání uživatelů mít všechny potřebné informace pohodlně přístupné a zpracovatelné na jednom místě.
Idea integrace od počátku stojí za systémy ERP – enterprise resource planning. Zkratka ERP patří podnikovým (hlavně ekonomickým) informačním systémům, ve kterých jsou integrovány všechny hlavní součásti potřebné ke sledování, vyhodnocování a plánování zdrojů pro ekonomickou činnost. Takové pojetí se už do té míry stalo standardem, že jsme téměř zapomněli na doby, kdy například skladové hospodářství do firmy dodával jeden dodavatel, účetnictví jiný dodavatel, systém pro fakturaci byl opět samostatným produktem a tak dále.

Přináší ERP uživatelům vše, co potřebují?

Otázkou je však samotné vymezení pojmu „enterprise resource planning system“, což by se dalo přeložit nejspíš jako „systém pro plánování podnikových zdrojů". Původní idea softwarového celku, který bude umět v zájmu podnikatele řídit a plánovat aktiva a operace s nimi, se kamsi potichu vytratila. Dnes ERP slouží převážně pro odvedení daní a splnění všech možných zákonných povinností. Plánování a řízení konkrétních činností v organizacích tak paradoxně často probíhá na relativně primitivní úrovni spreadsheetových tabulek, tiskových výstupů nebo jednoduchých úzce specializovaných aplikací.
To všechno jde přesně opačným směrem než duch systémové integrace. ERP ztrácí schopnost být systémem poskytujícím managementu, a na druhé straně i řadovým pracovníkům, informace pro jejich každodenní praxi. Proto existuje silná potřeba specializovaných, skutečně „informačních" systémů pro různé oblasti.

Správa a údržba majetku mimo ERP

Podnikové údržby se výše uvedené skutečnosti týkají o to více, že právě údržbové činnosti v moderních firmách výrobního, zpracovatelského, ale i servisního charakteru získávají neobyčejnou důležitost. Kvalita produktů a na druhé straně snižování nákladů, to jsou spolu s marketingem hlavní prvky konkurenceschopnosti na náročných trzích dneška. Právě aktivity údržby, její včasnost a profesionalita, mají zcela zásadní vliv jak na kvalitu produktů, tak na náklady.
Ekonomická aktivita firmy, ať už je její základní činnost spíše charakteru výrobního, nebo má charakter služeb, je principiálně závislá na technických aktivech. Technická aktiva představují majetek technického charakteru, od aut a budov počínaje až po výrobní a pomocná zařízení a podobně.
Stále ještě se u některých podnikatelů projevuje nepochopitelně zjednodušené chápání vlastní firmy jako jakési „černé skříňky", do které se na vstupu vkládají zdroje a na výstupu se objevují hodnoty v patřičně zmnožené podobě. Při takovém ekonomistickém přístupu je samozřejmě těžko pochopitelné, proč by měly být utráceny nemalé prostředky za péči o onu „černou skříňku". To je tradiční, dnes už překonané chápání údržby jako neziskové, v podstatě prodělečné, brzdící a negativní aktivity.
Technická aktiva prostě mají technickou povahu, a tedy i technické limity (provozní parametry, životnost, …), jsou často složitá, vyžadující nejen vstupní znalosti, ale i zkušenosti jak obsluh, tak zejména údržbářů, navíc jsou rozmanitá a spadají do mnoha oborů. Právě z těchto důvodů vzniká v informačním systému typického podniku dneška potřeba mít silný softwarový nástroj právě pro podporu a obsluhu procesů údržby.

Majetek a specializované softwarové nástroje

Pokud jde o specifický obor systémů pro správu, údržbu a evidenci majetku (technických aktiv), existuje mezi technickou veřejností stále mnoho nejasností. Nejasnosti se objevují dokonce i v tak základních věcech, jako je vlastní účel systému, jeho využitelnost a v neposlední řadě také procesy, které by měl obsluhovat. V některých případech to jde ještě dále, a to k samotnému zpochybňování procesního přístupu v organizační praxi. Na neporozumění procesnímu přístupu lze odpovědět poměrně prostě: pokud chápeme konkrétní činnost ve firemní praxi jako proces, lze tento proces identifikovat, optimalizovat, opakovat, horizontálně a vertikálně šířit. Jinak začínáme vždy znovu od nuly se stejnými chybami. Procesní analýza je tedy nanejvýš vhodná, ostatně i zde existují specializované softwarové nástroje, například ARIS.
V oblasti systémů pro správu, údržbu a evidenci technických aktiv hovoříme o CMMS (computerized maintenance management systems) nebo o jejich vyšším stupni EAM (enterprise asset management). Obecně se dá konstatovat, že jakýkoli systém pro údržbu musí podporovat alespoň dva základní procesy:

• vyvolání zásahu (informace o potřebě zásahu),
• vlastní provedení zásahu (kdo, kde a jak).

Protože druhý z uvedených procesů představuje vlastní realizaci údržby, která se pochopitelně zpravidla odehrává mimo informační systém, je ve druhé případě lépe hovořit o subprocesu hlášení nebo záznamu o zásahu. Jednoduchý CMMS vlastně neřeší nic jiného než to, co se nachází ve výše uvedeném výčtu.
EAM pojetí přináší uvědomění, že pro vykonávání správy a údržby majetku je třeba mít k dispozici určité specifické zdroje. Jako zdroje údržby chápeme lidi s potřebnou kvalifikací (zkouškami a podobně), materiál (hlavně náhradní díly), nářadí a speciální pomůcky, čas, který je k dispozici (např. ve smyslu prostojů zařízení), ale také pomocná zařízení (třeba dopravní nebo zdvihací) a ovšemže také externí spolupracující firmy a jejich služby. S těmito zdroji EAM systém pracuje, umí je evidovat, využívat a také zpětně vyhodnocovat efektivitu jejich využití. Enterprise asset management tedy připojuje k CMMS funkcionality pro zajištění zdrojů a také celou řadu ekonomických nákladových dat a mnoho dalších užitečných informací. Komplexnější sledování různých údajů v EAM systému také přináší mnohem větší možnosti porovnávání, čímž je eliminována snaha záměrně zkreslovat údaje.
U EAM se jedná o komplexní, rozsáhlé a široce využitelné softwarové nástroje, u kterých je pomocí nativních integračních nástrojů realizovatelná celá řada konfigurací. Například veškeré nákupy a kompletní skladové hospodářství mohou – ale nemusí – být vedeny na úrovni enterprise asset ,anagement systému, a ne tedy už v ERP. Taková koncepce se zdá nevýhodná jen na první pohled, při podrobnějším zkoumání se totiž projevuje fakt, že právě údržbářská složka podniku má v praxi nejnáročnější požadavky na nákupní činnosti a zároveň výraznou potřebu mít pod kontrolou informace o dodavatelích, nákupech dílů a služeb a další. Snadný přístup k právě těmto údajům podnikové údržbě značně ulehčuje práci. Použití specializovaného systému tak přináší nové možnosti a přidanou hodnotu. Jen jeden příklad pro ilustraci: zatímco nákupčího nebo účetního zajímá u pořizovaného zařízení pouze jeho konkrétní dodavatel s jeho zákonem vyžadovanými údaji, údržbář by měl mít vždy k dispozici kontakty na výrobce, konkrétního lokálního dodavatele a navíc i na pověřenou lokální servisní organizaci. Všechny tyto informace může uživatel zaznamenat – a potom kdykoli najít. Ve standardně pojatém ERP systému to bude často problém.

Na majetek strategicky

Strategic asset management (SAM) je označením používaným pro nejvyšší úroveň EAM. Jde zde o to, že EAM systém se stává nástrojem pro strategické plánování životního cyklu technických aktiv. Co to znamená? K vysvětlení opět můžeme použít jednoduchého příkladu: Každý vlastník osobního auta se musí rozhodnout, kdy si automobil koupí, jak a k jakému účelu ho bude provozovat a konečně kdy už se mu „plechového miláčka" nevyplácí udržovat a je třeba se ho zbavit. Obdobné, ale o mnoho složitější z hlediska sběru podkladů a z hlediska rozhodovací odpovědnosti, je to u každého zařízení, systému nebo výrobní linky v podnikové praxi. Strategic asset management systém může dát kvalitní podklady k dobře odůvodněnému rozhodnutí o životním cyklu.
Dobrá rozhodnutí znamenají efektivní provoz a efektivní provoz znamená konkurenční výhodu, možnost oslovit zákazníky kvalitními dodavatelskými podmínkami, a v konečném důsledku tedy podnikatelský úspěch. Systém pro údržbu se tak v moderní organizaci dostává do úplně nového světla. Není to vedlejší, málo významný podpůrný produkt využívaný problematickým a nákladově náročným útvarem firmy. Komplexní špičkový softwarový nástroj je naopak prostředkem k dosažení efektivity, racionalizace, prostě k pozitivním výsledkům prakticky ve všech organizačních složkách moderního podniku.

Autor článku působí jako MX competence leader ve společnosti IDS Scheer CR.



Obr. 1: Kromě rozsahu a kvality funkcí systému je neméně důležité také progresivní technické řešení umožňující provoz přes web, nebo dokonce mobilní zařízení


Obr. 2: Velká konfigurovatelnost a personalizovatelnost jsou pro správce systému přínosem umožňujícím plnit běžné požadavky uživatelů operativně a přitom levně