V předchozím díle jsme se dívali více obecně na manažerské metody pro sledování produktivity. V tomto díle bychom se už podívali na konkrétní praktické postupy, které můžete ihned vyzkoušet a zavést do praxe. Najdete zde tipy jak pro manažery, tak pro jednotlivé členy týmu.

Jak organizovat práci v týmu, který pracuje online?

Pokud vedete svůj tým vzdáleně, není možné být u všeho. Místo toho budete muset budovat důvěru a dávat svému týmu možnost poučit se ze svých chyb. Nelze dosáhnout maximální produktivity bez minimální důvěry nutné pro autonomní práci. Pracovníci potřebují mít možnost prozkoumat nové nápady, rychle se rozhodovat a jednat. Díky tomu mohou zlepšit svoji produktivitu. Chcete-li dosáhnout vysokého výkonu, hledejte rovnováhu mezi sledováním výkonu a budováním důvěry. Zde je návrh, jak by mohla vypadat organizace pracovního týdne vašeho týmu (viz obr. 1).

Obr. 1: Příklad organizace pracovního týdne

Kromě těchto pravidelných schůzek nezapomeňte také naplánovat pravidelné retrospektivy o kterých jsme hovořili v předchozím díle. Měly by být naplánované každých čtrnáct dní a umožní vám získat zpětnou vazbu k tomu co se děje. Můžete je vnímat i jako malé teambuldingové akce.

Samozřejmě každý tým potřebuje jiný přístup. Toto není dogma a je potřeba si najít vyhovující řešení. Některým našim zákazníkům se osvědčilo dávat statusovou schůzku každý den a jednou za týden prioritizace úkolů na další týden. Týmové schůzky je pak možné doplnit one to one schůzkami s jednotlivými projektovými manažery. Konkrétní nastavení modelu musí odrážet složení týmu a typu práce. Je důležité vytvořit prostor pro „diskuse v kuchyňce“ i v online prostředí, tzn. neformálně probrat i osobní věci, neformální názory, co komu vadí.

„Nám se osvědčilo dávat statusovou schůzku na úterý, protože v pondělí mají schůzky byznys týmy a vyžadují často intenzivnější IT podporu ať už jde o incidenty nebo naléhavé požadavky. Pro zlepšení osobního kontaktu vyžadujeme používání kamery při telekonferencích. Také věnujeme nějaký čas na osobní otázky, což zlepšuje morálku v týmu.“ sdílí svoje zkušenosti Denis Zemánek, IT manager společnosti Asekol.

Jak zvýšit svoji osobní produktivitu?

Práce online pro hodně lidí znamená, že jsou vlastně stále v práci i když třeba fyzicky sedí doma. Snažte se proto najít hranici mezi pracovním a soukromým časem. Dělejte pravidelné přestávky v průběhu dne, abyste zůstali koncentrovaní na další úkol. Najděte si rutinu a zkuste dodržovat pracovní dobu, abyste snížili riziko vyhoření. Vyhýbejte se odesílání e-mailů mimo pracovní dobu. Pokud to porušíte a nejde o naléhavý e-mail nastavte na něm odložené doručení až v další pracovní den. To pomůže i vašim kolegům udržovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem nutnou k dobíjení baterek.

Používejte svůj kalendář jako nástroj na osobní kapacitní plánování. V rámci pracovní doby, kterou si nastavíte, nejprve naplánujte časové bloky na úkoly, které musíte dokončit. To vás bude povzbuzovat k dodržení svého týdenního plánu. Ostatní také budou chápat, že už máte plno. Navíc dnes i online komunikační nástroje typu Skype/Teams nastavují váš stav podle kalendáře. To by mělo minimalizovat rozptylování od lidí, kteří s vámi komunikují.

Uvědomte si, že je velký rozdíl mezi „být zaneprázdněn“ a „být produktivní“. Pokud jdete z jedné porady na druhou, pak logicky nemůžete dokončit své úkoly v čas. Promluvte si se svým nadřízeným o tom, zda nutně musíte být všude. Schůzky by měly být stručné a efektivní, aby vždy zůstalo dostatek času na dokončení samotné práce. Pokud musíte pracovat během schůzek není pro produktivní ani pro schůzky ani pro úkoly.

Budování kultury hyperefektivity

Jak v předchozích dílech, tak i v tomto jsme se podívali na určité první kroky směřující k vyšší efektivitě týmu. Věřím, že se k tomuto tématu budeme pravidelně vracet a přinášet další nápady. Každý tým je jiný a každý bude potřebovat jiný přístup. Postupně zkusíme přinášet další nápady, jak efektivitu zvyšovat. Pokud jste vedoucí týmu, tak počítejte s tím, že zvyšování produktivity je nekončící proces. Oceňujte přínos každého člena týmu, a to posílí jejich chuť do další práce. Vytvořte prostor pro otevřenou komunikaci, pro dotazy nebo obavy. Může to být třeba otevřené diskuzní téma v Teams, kde všichni mohou sdílet zajímavé články a svoje zkušenosti. Vaše role je v tomto nenahraditelná. Je ideální, pokud ze zlepšování uděláte kulturní pilíř, který pravidelně připomínáte. Každý člen týmu by měl chápat, že pokud se nebude zlepšovat a zastaví se, tak všichni kolem mu utečou. Takový je zákon přírody. Jakákoliv krize podobná COVID-19 je pouhým katalyzátorem změn. Otevírají se příležitosti a objevuje se budoucnost. Týmy, které se dokáží rychleji změnit a inovovat předepsané přístupy a standardizované řešení, dokáží lépe projít těžké období. Naše schopnost to rozpoznat a aktivně vybavovat naše týmy nejen fyzickými prostředky, ale také dovednostmi, způsoby myšlení, chováním a hodnotami, bude rozhodující pro zajištění toho, abychom v budoucnu lépe uspěli.

„Osobní produktivita je podobná té pracovní či firemní produktivitě. Vždy je to o zvyšování dosahované hodnoty a snižování úsilí, které na to musíme vynaložit. A tady je možné se poučit od těch, kteří se tím zabývají už dost dlouho. A to je výroba. Ve výrobě se používá poměrně hodně jednoduchých a snadno implementovatelných nástrojů, metod a postupů, kterým se obecně říká LEAN. Pokud tyto nástroje smícháme s agilním světem, a doplníme to klasickými metodami jako je ZTD, GTD, 7 návyků apod., vyjde nám velmi zajímavá sada prostředků na zvýšení nejen osobní produktivity.“ doplňuje svoje zkušenosti Martin Vitouš, nezávislý konsultant s kterým pro vás připravujeme další díly tohoto seriálu.

Ing. Aleš Studený Autor článku je ředitelem služeb ve společnosti ALVAO. Jeho tým konzultantů zlepšuje IT v českých i zahraničních firmách. Je aktivní v publikaci odborných článků na téma řízení IT (ITSM) a tuto problematiku přednáší na vysokých školách.