facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Dialog 3000Skylla
IT SYSTEMS 11/2020 , HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů , ITIL – Řízení IT

Jak COVID-19 změnil: význam efektivity a produktivity v online pracovním prostředí?

Ing. Aleš Studený


ALVAOUdálosti spojené COVID-19 zrychlily změny na pracovišti. Firmy musely velmi rychle reagovat na nové skutečnosti. Musely si osvojit rychlejší agilnější přístupy práce. Nově začaly velké skupiny lidí po celém světě naráz pracovat na dálku. Manažeři si dělají lepší představu o tom, co lze a co nelze udělat mimo tradiční podnikové procesy, a COVID-19 změnil tempo i rozsah inovací na pracovišti. Mnoho organizací objevuje jednodušší, rychlejší způsoby práce.


V předchozím díle jsme se dívali více obecně na manažerské metody pro sledování produktivity. V tomto díle bychom se už podívali na konkrétní praktické postupy, které můžete ihned vyzkoušet a zavést do praxe. Najdete zde tipy jak pro manažery, tak pro jednotlivé členy týmu.

Jak organizovat práci v týmu, který pracuje online?

Pokud vedete svůj tým vzdáleně, není možné být u všeho. Místo toho budete muset budovat důvěru a dávat svému týmu možnost poučit se ze svých chyb. Nelze dosáhnout maximální produktivity bez minimální důvěry nutné pro autonomní práci. Pracovníci potřebují mít možnost prozkoumat nové nápady, rychle se rozhodovat a jednat. Díky tomu mohou zlepšit svoji produktivitu. Chcete-li dosáhnout vysokého výkonu, hledejte rovnováhu mezi sledováním výkonu a budováním důvěry. Zde je návrh, jak by mohla vypadat organizace pracovního týdne vašeho týmu (viz obr. 1).

Obr. 1: Příklad organizace pracovního týdne
Obr. 1: Příklad organizace pracovního týdne

Kromě těchto pravidelných schůzek nezapomeňte také naplánovat pravidelné retrospektivy o kterých jsme hovořili v předchozím díle. Měly by být naplánované každých čtrnáct dní a umožní vám získat zpětnou vazbu k tomu co se děje. Můžete je vnímat i jako malé teambuldingové akce.

Samozřejmě každý tým potřebuje jiný přístup. Toto není dogma a je potřeba si najít vyhovující řešení. Některým našim zákazníkům se osvědčilo dávat statusovou schůzku každý den a jednou za týden prioritizace úkolů na další týden. Týmové schůzky je pak možné doplnit one to one schůzkami s jednotlivými projektovými manažery. Konkrétní nastavení modelu musí odrážet složení týmu a typu práce. Je důležité vytvořit prostor pro „diskuse v kuchyňce“ i v online prostředí, tzn. neformálně probrat i osobní věci, neformální názory, co komu vadí.

„Nám se osvědčilo dávat statusovou schůzku na úterý, protože v pondělí mají schůzky byznys týmy a vyžadují často intenzivnější IT podporu ať už jde o incidenty nebo naléhavé požadavky. Pro zlepšení osobního kontaktu vyžadujeme používání kamery při telekonferencích. Také věnujeme nějaký čas na osobní otázky, což zlepšuje morálku v týmu.“ sdílí svoje zkušenosti Denis Zemánek, IT manager společnosti Asekol.

Jak zvýšit svoji osobní produktivitu?

Práce online pro hodně lidí znamená, že jsou vlastně stále v práci i když třeba fyzicky sedí doma. Snažte se proto najít hranici mezi pracovním a soukromým časem. Dělejte pravidelné přestávky v průběhu dne, abyste zůstali koncentrovaní na další úkol. Najděte si rutinu a zkuste dodržovat pracovní dobu, abyste snížili riziko vyhoření. Vyhýbejte se odesílání e-mailů mimo pracovní dobu. Pokud to porušíte a nejde o naléhavý e-mail nastavte na něm odložené doručení až v další pracovní den. To pomůže i vašim kolegům udržovat rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem nutnou k dobíjení baterek.

Používejte svůj kalendář jako nástroj na osobní kapacitní plánování. V rámci pracovní doby, kterou si nastavíte, nejprve naplánujte časové bloky na úkoly, které musíte dokončit. To vás bude povzbuzovat k dodržení svého týdenního plánu. Ostatní také budou chápat, že už máte plno. Navíc dnes i online komunikační nástroje typu Skype/Teams nastavují váš stav podle kalendáře. To by mělo minimalizovat rozptylování od lidí, kteří s vámi komunikují.

Uvědomte si, že je velký rozdíl mezi „být zaneprázdněn“ a „být produktivní“. Pokud jdete z jedné porady na druhou, pak logicky nemůžete dokončit své úkoly v čas. Promluvte si se svým nadřízeným o tom, zda nutně musíte být všude. Schůzky by měly být stručné a efektivní, aby vždy zůstalo dostatek času na dokončení samotné práce. Pokud musíte pracovat během schůzek není pro produktivní ani pro schůzky ani pro úkoly.

Budování kultury hyperefektivity

Jak v předchozích dílech, tak i v tomto jsme se podívali na určité první kroky směřující k vyšší efektivitě týmu. Věřím, že se k tomuto tématu budeme pravidelně vracet a přinášet další nápady. Každý tým je jiný a každý bude potřebovat jiný přístup. Postupně zkusíme přinášet další nápady, jak efektivitu zvyšovat. Pokud jste vedoucí týmu, tak počítejte s tím, že zvyšování produktivity je nekončící proces. Oceňujte přínos každého člena týmu, a to posílí jejich chuť do další práce. Vytvořte prostor pro otevřenou komunikaci, pro dotazy nebo obavy. Může to být třeba otevřené diskuzní téma v Teams, kde všichni mohou sdílet zajímavé články a svoje zkušenosti. Vaše role je v tomto nenahraditelná. Je ideální, pokud ze zlepšování uděláte kulturní pilíř, který pravidelně připomínáte. Každý člen týmu by měl chápat, že pokud se nebude zlepšovat a zastaví se, tak všichni kolem mu utečou. Takový je zákon přírody. Jakákoliv krize podobná COVID-19 je pouhým katalyzátorem změn. Otevírají se příležitosti a objevuje se budoucnost. Týmy, které se dokáží rychleji změnit a inovovat předepsané přístupy a standardizované řešení, dokáží lépe projít těžké období. Naše schopnost to rozpoznat a aktivně vybavovat naše týmy nejen fyzickými prostředky, ale také dovednostmi, způsoby myšlení, chováním a hodnotami, bude rozhodující pro zajištění toho, abychom v budoucnu lépe uspěli.

„Osobní produktivita je podobná té pracovní či firemní produktivitě. Vždy je to o zvyšování dosahované hodnoty a snižování úsilí, které na to musíme vynaložit. A tady je možné se poučit od těch, kteří se tím zabývají už dost dlouho. A to je výroba. Ve výrobě se používá poměrně hodně jednoduchých a snadno implementovatelných nástrojů, metod a postupů, kterým se obecně říká LEAN. Pokud tyto nástroje smícháme s agilním světem, a doplníme to klasickými metodami jako je ZTD, GTD, 7 návyků apod., vyjde nám velmi zajímavá sada prostředků na zvýšení nejen osobní produktivity.“ doplňuje svoje zkušenosti Martin Vitouš, nezávislý konsultant s kterým pro vás připravujeme další díly tohoto seriálu.

Ing. Aleš Studený Ing. Aleš Studený
Autor článku je ředitelem služeb ve společnosti ALVAO. Jeho tým konzultantů zlepšuje IT v českých i zahraničních firmách. Je aktivní v publikaci odborných článků na téma řízení IT (ITSM) a tuto problematiku přednáší na vysokých školách.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Covid jako katalyzátor digitalizace a fenomén homeworkingu

IT Systems 1-2/2021V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na odvětví, která v současné době prochází velmi turbulentním vývojem. Vím, že se to dnes dá říct prakticky o všech oblastech našeho života, ovšem retail, logistika a potravinářský průmysl jsou navíc názorným příkladem, proč je pandemie onemocnění covid označována za katalyzátor digitalizace desetiletí. Pokud totiž ještě někdo pochyboval o významu digitalizace, musel v loňském roce prozřít.