Pro většinu cestujících zaměstnanců bývá vyúčtování pracovních cest velmi neoblíbenou činností. Někdy je to proto, že zaměstnanci jezdí jen zřídka a do další cesty zapomenou, jak na to. Nebo jezdí naopak až moc a při vyúčtování cest tráví spoustu neproduktivního času s tužkou, formuláři, tabulkami a kalkulačkou, což se časem omrzí. Obzvlášť pokud se jedná o zahraniční výjezdy. Zde může zpracování jedné služební cesty se všemi potřebnými údaji zabrat až desítky minut.

Právě teď však probíhá „doba webová“, která umí cestujícím zaměstnancům ulehčit vykazování cest. Postará se o to, aby zaměstnanec vždy věděl, co při vyúčtování cesty dělat, a aby to zabralo co nejméně času. Aplikace vytvořené ve webovém prostředí fungují na bázi sdílení informací a spolupráce mezi zaměstnanci v prostředí internetu. Díky tomu usnadňují zaměstnancům vyplňování formulářů, manažerům zjednodušují schvalování a účetním šetří čas při výpočtech a zpracování cest.

Jak to může fungovat v praxi

I ty největší výhody se nejlépe prokážou až praxí. Proto je dobré vyzkoušet si aplikaci předem, což dodavatelé většinou umožňují. Pojďme si však udělat aspoň nějakou představu už nyní a podívejme se ve zkratce na to, jak by takový záznam o pracovní cestě mohl vypadat.

Zaměstnanec vyplní cestovní příkaz (stačí pouze nejnutnější údaje – cíl cesty, plánované datum zahájení a ukončení, dopravní prostředek) a odešle ho svému nadřízenému ke schválení. Pokud termín schválení spěchá, může být nadřízenému současně s uložením formuláře zaslán upozorňující e-mail. Po návratu z cesty doplní zaměstnanec údaje o jejím průběhu, případně přiloží naskenované doklady či účtenky a nechá aplikaci vše spočítat. Znovu může proběhnout krok schvalování nadřízeným (kvůli nákladům) nebo se rovnou formulář zobrazí účetní. Ta ho zkontroluje, zpracuje a dohodnutým způsobem zaměstnanci proplatí. V případě nejasností jsou všem zúčastněným k dispozici doprovodné komentáře, nebo se uživatelé mohou dotazovat formou internetové diskuze pod formulářem cesty. Jednoduché, že? Dokonce i při vyplňování všech nepovinných údajů zabere takovéto vykazování nanejvýš několik minut.

Hlavně jednoduše a v pohodě

Webové aplikace pro vykazování pracovních cest ušetří zaměstnancům velké množství práce i času v porovnání s ručním zpracováním. Obzvlášť citelné je to při vykazování zahraničních cest, kdy je administrativa ještě náročnější o vypořádání záloh a přepočty cizích měn. Časté potíže při zpracovávání zahraničních cest působí zejména práce s různými měnami, platby kartou a také vyúčtování vícenásobné výměny peněz ve směnárnách v zahraničí.

Jsou to drobnosti, které obvykle zaberou nejvíce času. Většina aplikací si s nimi však dobře poradí. Stravné (včetně toho nadlimitního) a náhrady doložených výdajů lze jednoduše vyčíslit i při použití soukromého vozidla, dobu výkonu práce během cesty lze odlišit a související náklady rozepsat na nákladové okruhy, zakázky, zákazníky, projekty či produkty. Vyúčtování se zaměstnancem se provede podle potřeby - hotově, na individuálně zadaný bankovní účet nebo proplacením ve mzdě. Aktuální kurzy měn se přitom automaticky přejímají přímo ze serveru ČNB (ale také nemusí).

Spolupráce s okolím

Velkou výhodou při zpracovávání služebních cest je možnost komunikovat s okolím. Ať už je to jiný modul stejné aplikace nebo jiný systém. Odpadá tak nutnost pořizovat data znovu a neustále je na více místech udržovat aktuální – např. potřebná data o zaměstnancích, střediscích, zakázkách apod. Také to snižuje množství práce s předáváním vykázaných cest jiným oddělením pro další zpracování (účetní a mzdové oddělení) nebo automatický sběr podkladů do vykazování pracovních cest (docházka, nároky na stravné apod.).

Možností a alternativ, kterými je možné postupovat při vykazování služebních cest, je k dispozici více. Aktuální nabídka na trhu aplikací je pestrá a tak si i přes různorodé potřeby a podmínky jistě najde vhodné řešení každá organizace. Určitě ale do hledání zahrňte i moderní webová řešení.

Ida Svobodová Autorka článku je obchodní manažerkou pro personální informační systémy ve společnosti PC HELP, a.s.