Takovými aktivitami jsou především evidence a měření výkonnosti zaměstnanců, tzv. performance management, a dále vzdělávání, které s výkonností neoddělitelně souvisí a ve vhodném provedení a načasování ji může výrazně podpořit. Na stanovené rozvojové oblasti jednotlivých zaměstnanců navazují vhodně zvolené formy edukace, od e-learningových kurzů až po individualizované formy rozvoje, jako je například koučování. Dohromady se tedy jedná o aktivity, které komplexně postihují talent management – profesní a osobnostní rozvoj zaměstnance a práci s jeho potenciálem. Spolu s náborem nových zaměstnanců tvoří dohromady tyto aktivity rámec, ve kterém se již po delší dobu setkává svět IT a HR – svět systémů zabývajících se péčí o lidský kapitál firmy.
Pojďme však nahlédnout do HR oblasti, která se objevuje v popředí zájmu kratší dobu, nicméně pomoc HR systémů se v ní opět uplatňuje ve velmi důležité roli. Touto oblastí je „onboarding“ – proces začleňování a zapracování nového zaměstnance, seznamování se s firemním prostředím a konkrétní pracovní náplní. Ať už si pod onboardingem představíme vstup na jakoukoliv firemní palubu, jedná se z pohledu dalšího fungování zaměstnance ve firmě o kritické období. Podle různých výzkumů jej až padesát procent firem nezvládá. Nejčastějším problémem přitom bývá nekoncepčnost a nedostatečná struktura. Neméně obvyklou variantou při onboardingu je situace, kdy jsou procesy pro přijetí a uvítání zaměstnance do firmy sice vytvořené, ale lidé, kteří je mají prakticky realizovat, jsou zahlceni svou každodenní agendou a nedávají onboardingovým aktivitám dostatečnou prioritu. Výsledkem je často zmatený, a někdy i demotivovaný zaměstnanec, kterému se věnují všichni trochu, ale nikdo systematicky, který je nucen se zabývat úkoly, kterých se ostatní chtěli elegantně zbavit.
Oproti tomu, pokud se proces onboardingu podaří zvládnout, je odměnou zvýšení retence zaměstnance až o 25 procent, v důsledku toho snížení nákladů na další náborové aktivity a jednoznačně prokazatelné jsou i pozitivní změny při měření pracovní výkonnosti.

Jak zaměstnance efektivně začlenit do společnosti?

Co je tedy cílem kvalitního procesu onboardingu a v čem mohou HR systémy usnadnit práci? HR systémy by měly být schopny hned od začátku poskytovat novému zaměstnanci podporu, zážitek orientace a pochopení, co se od něj v prvních hodinách a dnech na pracovišti očekává. I když lze v úvodu tolerovat určitou míru organizačních zaškobrtnutí, nováček by si v žádném případě neměl připadat ztracený. Zájem o nového zaměstnance navíc nemusí začínat až prvním dnen a faktickým příchodem do firmy. Proces onboardingu jako takový začíná ihned po ukončení výběrového řízení a dohodě nástupních podmínek. Již v tomto okamžiku se vyplatí, pokud má zaměstnanec přístup do interaktivního portálu, který ho postupně seznamuje s firemní kulturou a nenásilnou formou edukuje. Pokud u zaměstnance již od prvního kontaktu s firmou převažují zážitky, že je do něj investovaná energie, má samozřejmě recipročně i mnohem větší chuť investovat svou energii nazpět.
Mezi nejdůležitější procesy, kterým mohou HR systémy u nově přijatých zaměstnanců napomáhat, patří socializace a task management, který alespoň zpočátku zaplňují ne právě oblíbené úkoly administrativního rázu. Socializace v rámci společnosti představuje postupné sžívání se s firemní kulturou a zapouštění kořenů do týmu, hledání si role, která bude oboustranně akceptovatelná a užitečná.
Onboardingový portál je místem, které nabízí balíčky informací užitečných pro postupnou socializaci a reálné nastavení vzájemných očekávání. Za tímto účelem může obsahovat různé prezentace informativního a odborného rázu, prezentace firemní vize a mise, ale třeba i méně formální přivítání nového zaměstnance ve firmě ze strany vedení, nadřízených nebo spolupracovníků. Onboardinogový portál rovněž zprostředkovává zapojení do sociálních sítí budoucích kolegů, což následně usnadňuje seznamování, komunikaci i předávání know-how. Další přidanou hodnotou přípravných socializačních aktivit je i vytvoření podpory pro chvíle, kdy bude nový zaměstnanec potřebovat radu a pomoc. Za tímto účelem je výhodné, pokud má nováček k dispozici podporu v podobě mentora, patrona nebo kouče, velmi efektivní je i neformální pomoc v peer skupinách nebo tzv. buddy system. Podpůrná osoba je nejenom partnerem pro konzultace a pomoc v nejasných situacích, ale podílí se na zadávání a monitorování úkolů pro první období. A pokud lidská složka podpory přece jen z nějakého důvodu selže, vždy ještě může nový zaměstnanec sáhnout pro radu přímo do informací uložených na portálu.
Task management umožňuje připravit a smysluplně uspořádat úkoly pro první období. Díky tomu zažívá zaměstnanec už v prvních hodinách pocit zvládnutých a odškrtnutých úkolů namísto nekonečné hory dokumentů k prostudování, kterými bývají velmi často nováčci po příchodu do firmy zavaleni. Nejenom, že má díky tomu zážitek určitého pokroku ve stanovených cílech, ale i jasný přehled, jakým způsobem si úkoly v dalších dnech rozvrhnout, což podporuje samostatnost a proaktivitu. Navíc elektronická a interaktivní forma dokumentů a formulářů představují podstatnou úlevu a úsporu času všech zúčastněných stran. Task list se však samozřejmě netýká jen samotných nováčků, ale i všech stávajících zaměstnanců, kteří mají na procesu onboardingu nějakým způsobem particpovat a umožnit novému zaměstnanci „hladké zaplutí“. Pokud systém umožňuje HR pracovníkovi celý proces dobře nastavit a automatizovat, může pak už jen monitorovat progres v jednotlivých projektech, případně podat pomocnou ruku, pokud vše neběží, jak má.

Nechte administrativu na bedrech techniky

Kvalitní onboarding je zárukou, že energie, která byla vložená do procesu hledání a výběru vhodných zaměstnanců, nebude zbytečně promarněná. Onboardingové aplikace poskytují záruku standardizace celého procesu, možnost přenechat část administrativy na bedrech techniky a starat se ze strany HR víc o zaměstnance samotné než o jejich vyplněné formuláře. Aby tomu tak mohlo být, je snem každého HR pracovníka pracovat se systémem s intuitivním použitím, který respektuje přednosti, ale i limity lidského vnímání a myšlení. Jako stále důležitější se ve vytváření podobného prostředí jeví role konzultantů, kteří jsou schopni propojovat svět IT s HR a komunikovat řečí obou. Rozhodujícím úkolem je proto pro HR odborníky najít v přípravné fázi implementace HR systémů konzultanty s hlubším pochopením fungování HR procesů. Konzultanty, kteří jsou schopni stát každou nohou na jednom břehu a poskytovat tímto způsobem svým HR klientům při implementacích přidanou hodnotu.

Adéla Barešová
Autorka působí jako HR konzultantka ve společnosti ARC Consulting, která je dodavatelem personálních a finančních řešení.