Co tvoří moderní docházkový systém?

Typicky se moderní docházka skládá z chytrých píchacích hodin s dotykovým displejem, propracované mobilní aplikace a hlavního webového rozhraní. Jednotlivé části spolu pak komunikují v reálném čase, takže například vedoucí na svém telefonu může okamžitě vidět aktuální plán směn svého střediska nebo třeba jednotlivé příchody.

Žádosti o dovolenou nebo sickday

Zaměstnanec si dnes může z mobilu nebo píchacích hodin s dotykovým displejem jednoduše zkontrolovat svůj plán směn, aktuální stav přesčasů, zbývající dovolenou nebo sickdays. V moderní docházce si může podat žádost o dovolenou nebo o prohození směny přímo z píchaček, z mobilní appky nebo i přes web. Systém ohlídá, zdali nedojde k porušení pravidel typu “maximálně 3 lidi na dovolené ve stejný den” či zdali vůbec ještě nějaké sickdays zbývají. Pokud je vše v pořádku, žádost ihned dorazí formou notifikace k nadřízenému.

Plánování směn

Cateringové firmy, společnosti zaměstnávající kurýry nebo třeba větší množství zaměstnanců na DPP čím dál více používají moderní docházku k organizaci směn. Vedoucí například vypíše směny na další měsíc a jednotliví uživatelé se pak přes web nebo z mobilu hlásí na směny, které se jim hodí nejvíce. Systém se postará, aby nebyly překročeny limity jednotlivých směn a kdyby někde naopak lidé chyběli, včas upozorní obsluhu notifikací.

Práce na projektech

U vložené docházky se v některých případech hodí zaznamenat i projekt či zakázku, na které osoba pracuje. Společnosti tak mohou sledovat, kolik člověkohodin se strávilo na kterém projektu a snadno porovnat nákladovost zakázek za vybraná období.

Automatická geofence docházka

Chytré telefony se ve spojení s moderními docházkovými systémy perfektně hodí i pro tzv. automatickou geofence docházku. Na mapě se vyznačí perimetr okolo budovy či detašovaných pracovišť. Pokud osoba s telefonem, na kterém je nainstalovaná aplikace moderní docházky, vstoupí do tohoto perimetru, sám se vloží příchod, při opuštění perimetru se vloží odchod. V takovém případě kompletně odpadá nutnost si docházku aktivně evidovat.

Autonomní IoT píchací hodiny

Docházka z mobilního telefonu se ale nemusí hodit všude. Například ve stavebnictví nebo pro facility management firmy není reálné, aby si uživatelé vkládali docházku z chytrého telefonu. V takových případech nastupují tzv. autonomní IoT píchací hodiny. Jde o malou, jednoúčelovou, odolnou krabičku, která po odpípnutí docházky ihned odvysílá číslo čipu přes IoT rádiové sítě na server. Není tedy potřeba ani připojení na WiFi. IoT píchačky navíc vydrží v závislosti na typu fungovat na baterii týdny až rok, takže jde vskutku o vhodné řešení do míst, kam nelze instalovat klasické píchací hodiny.

Píchací hodiny s alkoholtesterem

Zejména výrobní společnosti mívají zájem o připojení alkoholtesteru k píchacím hodinám. Píchací hodiny pak náhodně při příchodu vyzývají uživatele k tomu, aby provedl dechovou zkoušku. Pokud dojde k překročení nastavené tolerance alkoholu v krvi, systém událost zaznamená, případně nevpustí osobu na pracoviště.

Integrace, Notifikace, Automatika

Aby mohla firma z moderního docházkového systému vytěžit maximum, je důležité jednoduché napojení na další vnitropodnikové systémy. Bývá užitečné přímo z docházky sdílet kalendář dovolených a plánovaných nepřítomností, díky kterému mohou klíčové osoby mít přehled o tom, kdo kdy bude chybět. Takový kalendář jde napojit například do Outlooku anebo Google Kalendáře, aby byla čerstvá data vždy po ruce. Dále se využívá REST api, přes které lze načítat data docházky a dále s nimi pracovat třeba v KPI systémech nebo dashboardech zobrazujících nečekané události (neplánované nepřítomnosti).

Shrnutí

Možnosti moderního docházkového systému dalece přesahují funkce klasických píchaček. Chytré píchací hodiny s dotykovým displejem, autonomní IoT píchací hodiny, propracovaná mobilní aplikace, podávání a schvalování žádostí, operativní přeplánování směn, práce na projektech, notifikace, napojení na další systémy a další. Společnosti by při výběru docházkového systému měly zvážit, co od takového systému očekávat. Rádi jim poradíme, jak docházkový systém co nejlépe využít.

Ing. Jan Gřeš, MSc. Autor článku je jednatelem společnosti GIRITON Systems s.r.o., která dodává systém Docházka GIRITON. www.giriton.com