V současnosti vzrůstá poptávka po docházkových aplikacích, protože manažeři v organizacích kladou větší důraz na využívání pracovního fondu. V neposlední řadě stojí za zvýšeným zájmem i povinnost zaměstnavatelů vést evidenci pracovní doby, pohotovosti, přesčasů a noční práce jednotlivých zaměstnanců. Informační systém HR Vema obsahuje i úplné řešení oblasti docházky.


Čím je vlastně tvořen docházkový systém? Na jedné straně je to intranetová aplikace Docházka Vema pro sběr, zpracování, evidenci docházkových dat a pro přehled o přítomnosti na pracovišti, na druhé straně jsou to technická zařízení – snímače, turnikety, branky a čipové prvky (karty, přívěsky). Důležitou součástí docházkového systému jsou ale i vnitřní pravidla (pracovní řády, metodické pokyny, nařízení apod.), která stanovují chování zaměstnanců v oblasti docházky.




Obrázek 1: Snímač

Možnosti aplikace Docházka
Aplikace Docházka je součástí systému HR Vema. Umožňuje nastavit zpracování docházkových dat na míru konkrétní organizace. Lze vytvořit rozvrhy pro pevnou i všechny formy pružné pracovní doby, které lze přiřazovat skupinám nebo jednotlivým zaměstnancům. Řešení je vhodné i pro směnné provozy s odpoledními a nočními směnami či používání pohotovostí. Dle potřeby se mohou generovat přestávky, začátky a konce služebních pochůzek, návštěvy lékaře, volí se možnost zaokrouhlování nasnímaných časových okamžiků, aktivují se informativní hlášení, zvýraznění provedených oprav atd.
Systém je nastaven tak, aby při správném označování průchodů zaměstnanci měli docházkoví vedoucí při úpravách evidence docházky co nejméně práce. Aplikace pak sama například generuje dovolené, služební pochůzky nebo přestávky ve stanovený čas. Dále počítá celkovou bilanci odpracované doby včetně záporného či kladného salda, které lze dle nastavení přenášet do následujících období, rozděluje hodiny podle skutečného čerpání (odpracovaná doba, dovolená, nemoc, náhrady, přesčas atd.).
Docházková data je možné spravovat nejen na měsíční a denní úrovni, ale v případě využívání pružné pracovní doby i na čtyřtýdenní a týdenní úrovni. K dispozici jsou soubory s nasnímanými a editovanými okamžiky a s vytvořenými intervaly, ze kterých je jasně zřetelný postup při výpočtu docházky.

Přístup přes intranet
S aplikací Docházka se pracuje přes intranet prostřednictvím portálového řešení Vema. Velkou výhodou tedy je, že pracovníci nemusí mít nainstalovanou aplikaci Docházka a též nemusí znát její ovládání. Stačí jim pouze internetový prohlížeč. Data tak bývají zpřístupněna ve firemním intranetu všem zaměstnancům. Ti si mohou zobrazit přehledně údaje o své docházce, a to v tabulkovém i grafickém pohledu. Jsou zde vidět souhrnné měsíční údaje či přímo denní záznamy, v případě používání pružné pracovní doby i tyto výkazy. Oprávnění pracovníci mohou přes intranet vidět i opravovat docházku svých podřízených.
Portálové řešení nabízí i pohled na aktuální přítomnost/nepřítomnost zaměstnanců s informací o čase příchodu/odchodu a důvodu nepřítomnosti. Lze jej využít například na recepci, ale dobře poslouží i vedoucím a všem ostatním zaměstnancům.
V intranetu zaměstnanci naleznou i další důležité informace týkající se jejich osoby, například o svém pracovním a platovém zařazení, mzdě, odměnách i jiné údaje, které jsou o nich evidovány v aplikacích Personalistika, Mzdy nebo Systemizace.
Z bezpečnostního hlediska je důležité správné nastavení přístupových práv jednotlivým skupinám uživatelů, kterým se vytvoří rozdílné pohledy do aplikace. Rozlišuje se aplikační a uživatelský pohled. Nastaví se, jaké funkce bude moci konkrétní uživatel v aplikaci spouštět, které zaměstnance uvidí a kterým bude moci i editovat jejich data.
Nejdůležitější skupinou jsou tzv. docházkoví vedoucí, čili ti, kteří mají na starosti správu docházky svých podřízených. Ve větších firmách to jsou často sekretářky nebo zástupci vedoucích. Další skupinou jsou administrátoři, kteří přistupuji do Docházky. Ti mají samozřejmě přístupné všechny funkce. Vedoucí zaměstnanci, kteří nejsou docházkovými vedoucími, mají většinou k dispozici svoje docházková data i právo ke čtení dat svých podřízených s možností tisku sestav. Řadoví zaměstnanci mohou nahlížet pouze do vlastních dat.




Obrázek 2 – Portál

Používání v praxi
Jak vlastně docházkový systém funguje? Zaměstnanci označují své průchody na snímačích, které mohou být v dostatečném počtu rozmístěny na všech přístupech k pracovištím. Organizace může mít více různě rozmístěných budov s několika snímači průchodů, ze kterých jsou data přenášena na jedno místo. Do celého systému se v případě potřeby dají jednoduše připojovat další snímače. Snímače rozlišují příchod a odchod a mohou být propojeny se zabezpečením vstupu na pracoviště (turnikety a branky, otevírání zámků dveří apod.). Mají dostatečně velkou vlastní paměť a bateriové zálohování, proto nevadí případný výpadek síťového spojení nebo elektrického proudu.
Data ze všech snímačů se v nastavených intervalech zpracovávají v aplikaci Docházka. Docházkoví vedoucí průběžně během měsíce kontrolují a případně opravují a doplňují docházková data svých podřízených, například zadávají údaje o nemoci, mění konce služebních pochůzek dle skutečnosti, zaznamenávají schválené přesčasové hodiny apod.
Pro pohodlnou a rychlou práci docházkových vedoucích je určena tzv. Docházková karta. Jde o přehledný pohled na docházkové údaje, ve kterém má uživatel možnost opravovat docházku zaměstnanců dle potřeby velmi jednoduchým a intuitivním způsobem.




Obrázek 3: Docházková karta – denní záznamy




Obrázek 4: Docházková karta – měsíční záznamy




Obrázek 5: Docházková karta – přehled zaměstnanců

Po skončení měsíce zkontroluje administrátor docházky data a může vygenerovat podklady pro výpočet mezd v aplikaci Mzdy. Výstupní údaje je možné před odesláním zkontrolovat a editovat, případně po následných korekcích v docházkových záznamech znovu vytvořit. Mzdová účetní má pak v aplikaci Mzdy samozřejmě možnost dále přenesené údaje o přítomnosti a nepřítomnosti zaměstnanců upravovat. Administrátor také provádí uzavření měsíce.
V Docházce je možné tisknout přehledné parametrizovatelné sestavy evidence docházky, které například podepisují vedoucí na pracovišti podle pravidel v dané organizaci. Zaměstnanci si mohou zjistit kdykoliv své saldo odpracované doby přímo na snímači průchodů stisknutím příslušného tlačítka.
Aplikace Docházka může být provozována samostatně. Maximální přínosy ale vzniknou samozřejmě propojením s ostatními aplikacemi systému HR Vema. Především je to s aplikací Mzdy, které dodává podklady pro výpočet mezd. Do aplikace Docházka lze naopak automaticky přenášet z aplikací Mzdy a Personalistika data o zaměstnancích, jejich pracovních úvazcích, přiřazených docházkových vedoucích apod.

Implementace docházkového systému
Zavedení docházkového systému v organizacích obvykle dává reálnější obraz o skutečných příchodech a odchodech z pracoviště. Při používání snímacích karet není již tak snadné jako na papíře zaznamenat pozdější odchod z práce, než je skutečný, už se nesleduje pouze přítomnost na pracovišti v konkrétní den, ale reálný počet odpracovaných hodin. Největší efekt je tam, kde je evidence docházky spojena se zabezpečeným vstupem na pracoviště. V mnoha organizacích se při zavádění docházky přišlo na nesprávnou práci s rozvrhy, vyřešily se nejasnosti ohledně pracovní doby a pravidel docházky.
Proces zavedení docházky může být spojen i se změnou pracovního řádu, například upřesnění možností příchodů a odchodů z pracoviště, někdy je spojen i s přechodem z pevné na pružnou pracovní dobu. Zavedený systém těmto změnám pak napomáhá.
Při implementaci docházkového systému je potřeba velká součinnost s mnoha odpovědnými osobami. Protože se docházka přímo týká všech zaměstnanců, bývá zavedení obtížnější než u jiných systémů. Více než v ostatních oblastech je zde důležitý implementační projekt. V něm se stanoví nejen časový harmonogram a odpovědné osoby, ale například i nastavení zpracování průchodů, definice obecných a individuálních rozvrhů, způsob testování či školení, včetně hardwarového řešení, jako je rozmístění snímačů a turniketů, tlačítek pro volbu důvodů nepřítomnosti apod.
Důležitým prvkem při zavádění docházkového systému je motivace zaměstnanců. Mnoho z nich může považovat sledování své docházky za určité omezení. Je potřeba je včas informovat o nasazení systému a seznámit je se způsobem práce se snímači.

Závěr
Větší i menší organizace v současné době řeší potřebu efektivně sledovat docházku svých zaměstnanců. Dosavadní méně přesné způsoby již většinou nevyhovují, a proto hledají komplexní moderní řešení, které umožní komfortní práci s docházkovými daty včetně komunikace s aplikací pro zpracování mezd. Tyto požadavky může vyřešit elektronický docházkový systém Vema.

Autor článku působí jako konzultant ve společnosti Vema.