Kdy uvažovat o výměně ERP systému?

Důvody, proč se firmy rozhodnou vyměnit informační systém, se mnohdy opakují. Podívejme se detailněji na nejčastější nedostatky, aby se z ERP systému nestala aplikace omezené životnosti.

1. Omezená funkčnost systému
   Firma se rozrostla a s jejím růstem se přirozeně mění i požadavky na informační systém. Častým nedostatkem je reporting, a to zejména on-line zpracování a prezentace dat. Původní systémy nepodporují například elektronické bankovnictví, zpracování údajů z více poboček v jedné společné databázi apod. Distribučním společnostem často chybí plně funkční skladové hospodářství a logistika, výrobní podniky mají v případě rozšíření produkce náročnější požadavky na vývoj a plánování výroby a podobně.
2. Uzavřený systém
   Druhým zranitelným bodem je uzavřený systém. Starší ERP produkty nekomunikují s ostatními aplikacemi a v případě nevyhnutelné výměny dat se tento komunikační kanál musí vytvářet pro každou aplikaci zvlášť.
3. Pomalá odezva
   Nevhodná architektura systému a zastaralé databázové technologie způsobují časté „zamrznutí“ systému. Podobný problém mají i firmy s pěti uživateli, jejichž ERP systém je dimenzovaný na jednoho uživatele.
4. Podpora a služby
   Servis ve formě kvalitní technické podpory a odborných konzultací by měl být samozřejmou součástí dodavatelských služeb. Pokud dodavatel v této oblasti nesplní očekávání firmy, je menším rizikem systém vyměnit než dlouhodobě ohrožovat práci s důvěrnými firemními daty.

Dilema – rozšířit, nebo nahradit?

Jak rozšíření existujícího ERP systému, tak jeho nahrazení flexibilnějším řešením představuje několik výhod i úskalí:

Jak se vyhnout nejčastějším chybám?

V případě rozšíření existujícího informačního systému se ve většině případů jedná jen o krátkodobé řešení. Pokud firma plánuje růst, je otázkou času, kdy bude nucená vyměnit nepostačující systém za nový. Výměna informačního systému je příležitost upravit práci s údaji tak, abyste měli okamžitý přehled o všech jejích aktivitách. Z časového hlediska je překvapivě často výhodnější informační systém vyměnit než vyvíjet všechny chybějící funkcionality. Délka implementace je výrazně kratší u firem, které umí exaktně definovat své požadavky. Finanční manažeři mívají obavy z integrace dat ze starého systému do nového. Migrace dat nemusí být vůbec bolestivou procedurou – se zkušeným dodavatelem stačí stanovit termín, ke kterému se údaje přesunou a začne se používat jen nový systém. V případě opatrnějších postupů je možný postupný přechod – duálním zadáváním údajů do obou systémů.
Po nasazení nového informačního systému však přichází druhá, „neviditelná“ poimplementační fáze – a to adaptace uživatelů. Uživatelé jsou často rozhodujícím faktorem úspěšného zavedení ERP systému do podniku. Při výběru nového řešení si dejte záležet, aby řešení poskytovalo intuitivní uživatelské prostředí, známé i pro méně zdatné uživatelé. Ušetříte si tak náklady na zdlouhavé zaškolení pracovníků a jejich pomalou adaptaci.

Když změnu, tak s kým?

Nejvíc zdrojů vám ušetří výběr vhodného dodavatele informačního systému. Při výběru si dejte záležet na informacích o produktu:

• Má produkt na trhu historii?
• Má dodavatel dobré reference i v případě nahrazení systému, například s migrací dat apod.? Jaké má záměry s dalším rozvojem systému a vlastním produktovým portfoliem – má ERP systém v portfoliu stabilní pozici?
• Jakou podporu poskytuje uživatelům systému?

V tomto článku jsme se snažili upozornit na některé kroky, které je třeba zvážit při přechodu na nový systém. V praxi je však tato problematika komplexnější.

Autor je vedoucím oddělení Enterprise Solutions společnosti Datalan.