Aktuální turbulentní doba digitální transformace „nutí“ firmy flexibilně reagovat na změny procesů přizpůsobujících se požadavkům trhu. Již samotné rozhodnutí pro změnu informačního systému může plynout z dlouhodobější nespokojenosti uživatelů s jeho využíváním v propojení na klíčové procesy ve firmě, s uživatelskou nepřívětivostí, zastaralou a nedostačující funkčností nebo z požadavků růstu organizace. Pokud jste stávající dlouhodobě fungující SMB společnost nebo Startup, který na trh vstoupil v pandemické době, máte od ERP svá očekávání. Máte své VIZE, potřeby a cíle. Proto je volba nejen výběru vhodného ERP řešení, ale i jeho umístnění důležitá v rámci celofiremní strategie.

Která forma je pro mou firmu ideální?

Historicky je známo, že větší společnosti dávají přednost udržování dat v privátním cloudu. Od vzniku ERP systémů byl tradičně využíván model on-premise, ve kterém si podnik veškeré IT prostředky spravuje in-house. Z pohledu odvětví je například u výrobních společností využíván model SaaS výrazně méně.

Avšak pozor u SMB (malých a středních organizací) je trend vývoje směrován do cloudu. Rozhodování je složité. Zamyslete se proto nad následujícími hlavními faktory, které je potřeba vzít v úvahu při volbě vhodného přístupu.

Náklady na údržbu a provoz

Mezi hlavní aspekty patří především očekávání nižších nákladů na údržbu, provoz i aktualizace ERP. Samotní uživatelé často od on-premise varianty očekávají vyšší rychlost a dostupnost, která však v praxi kvůli neadekvátní infrastruktuře jejich požadavky nenaplňuje. Příčinou bývají nízká rychlost serveru, kapacita úložiště a kumulace zastaralých a duplicitních dat. Místní on-premise řešení vyžaduje investice předem. Kapitálová investice může být velkou nevýhodou nejen pro startupy. Nasazení ERP do on-premise varianty zahrnuje nejen cenu aktuálních verzí ERP, ale i všech napojených systémů (databáze, operační systémy), které se v dnešní době rychle vyvíjejí a je potřeba je také držet aktuální. Dále také prostředky na hardware, licenční poplatky za software, instalace, další IT služby a podporu. Je nutné počítat s následným zabezpečením interních nebo externích IT pracovníků pro zajištění podpory a údržby a i na samotné náklady týkající se průběžných aktualizací, nákupů HW, SW či licencí. Místní řešení vyžaduje pokrytí nákladů na energie, hostování, prostory a chlazení. Naopak výhodou můžou být nižší náklady na konektivitu a placení poplatků za předplatné cloudových služeb.

A jak je to z pohledu cloudu? Nebudete mít žádné velké počáteční náklady – platíte měsíčně formou předplatného. Pokud zvolíte formu standardního řešení, můžete očekávat nejenom nižší náklady na implementaci, ale také především krátkou dobu implementace. Pokud si necháte poradit od implementačního partnera, který se zároveň stane vaším Trusted Advisorem v oblasti efektivního nastavení procesů, zapojení klíčových uživatelů či členů managementu bude minimální.

Bezpečnost

Z pohledu srovnání bezpečnosti a ochrany dat musíme myslet i na náklady, které mohou vzniknout z důvodu úniku dat, buď externími útoky na podnikové servery, phishingovými emaily nebo přírodními katastrofami. Pokud se obáváte aktuální hrozby vyděračských virů, tak v případě napadení on-premise je ERP stále dostupné a funkční. U on-premise řešení je ale nutno počítat i s náklady na čas, který pracovníci stráví nad opětovným zprovozněním podnikových serverů a v ideálním případě obnovou dat ze zálohy, pokud ji mají. Z pohledu cloudu budete mít k dispozici bezpečnostní globální support tým odborníků na kybernetickou bezpečnost, kteří neustále chrání firemní data.

Škálovatelnost

Pokud vaše místní infrastruktura nezvládá měnící se zatížení on-premise řešení, musíte škálovat formou zvýšení paměti, výpočetního výkonu, HW nebo SW. To vás bude stát nemalé finanční náklady i drahocenný čas. Oproti tomu v cloudu si výpočetní kapacitu volíte dle typu uživatele a škálujete automaticky. Flexibilně můžete navýšit nebo ponížit počet uživatelů dle potřeb vaší společnosti. Sníží se tak vaše režijní náklady spojené s ručním monitorováním a škálováním prostředků. V cloudu jsou škálovatelné napříč více data centry a je dána velkými výpočetními zdroji a rozsáhlým vybavením poskytovatele.

Spolehlivost a přístup odkudkoli

Pokud provozujete ERP na místním serveru, není nutno přistupovat do systému prostřednictvím internetového připojení. To však provází omezení přístupu pro vzdálené pracovníky. Nutné je myslet na náklady týkající se také napájení a zálohování. Dostupnost může být u on-premise narušena např. také selháním či výměnou HW, aktualizací serverového operačního nebo antivirového softwaru, upgrade na novější verzi on-premise ERP systému atd. Cloud vyžaduje rychlé a spolehlivé připojení k internetu - je to zásadní aspekt pro produktivní využívání vašeho ERP a fungování firmy. Potřebujete mít přehled o aktuálních datech v reálném čase a odkudkoli? Díky ERP řešení v cloudu můžete sledovat své výnosy, přehledy objednávek, kapacity lidských zdrojů, servisní požadavky atd. z mobilu, tabletu nebo z domova, aniž byste potřebovali VPN.

Pohled na kombinované hybridní řešení

Chcete se vyhnout kapitálovým výdajům do on-premise řešení, zmenšovat a zvětšovat velikost cloudu dle potřeby tím, že si snadno pronajmete dodatečné zdroje? Model hybridního řešení umožňuje více přizpůsobit SLA a bezpečnostní konfigurace, které veřejné cloudy neumožňují. Kombinace dvou nebo více infrastruktur cloud computingu s navzájem propojenými technologiemi umožňují aplikační i datovou přesnost.

Shrnutí

Důkladně analyzujte přímé i nepřímé náklady, faktory pro minimalizaci rizik, které s sebou výběr ERP v on-premise nebo cloudové variantě řešení nese. Zamyslete se nad jednotlivými faktory, jako jsou: analýza současného stavu IT infrastruktury podniku a podnikových aplikací, procesy, výběr typu vhodného ERP řešení a jeho pozicování v cloud computingu. Klaďte důraz na pověst a reputaci vašeho dodavatele ERP, kvalitu a bezpečnost služeb a v neposlední řadě se zaměřte na analýzu SLA (Service Level Agreement). Dynamická doba přináší zvýšené požadavky na ERP systém, který budete chtít použít. Jde zejména o očekávání vyšší dostupnosti, poskytovaného přehledu a okamžitého přístupu k podkladům pro možnost flexibilního reagování.

Katarína Imre Autorka článku je marketingová manažerka společnosti NAVERTICA a.s., jejíž specializací je implementace ERP a CRM na platformě Microsoft Dynamics 365.