Outsourcing ERP má obecně tři samostatné složky: hosting aplikací, jejich správu a helpdesk. Hosting aplikací zahrnuje nákup prostoru a zdrojů z datového centra pro provoz jednoho nebo více informačních systémů. Správou aplikací se rozumí zajištění „taktické“ údržby aplikací ve vašem systému, například instalace oprav a aktualizací. A v rámci outsourcingu helpdesku se poskytovatel služby stává přímou linií podpory pro vaše koncové uživatele. Všechny tři složky mohou fungovat jako samostatné služby s jedinečnými přínosy, ale v celku poskytují větší efektivitu.

Třebaže malé a střední firmy uvažují o hostingu, možná neuvažovaly o outsourcingu údržby softwaru ERP nebo související podpory koncových uživatelů. Vzhledem k ekonomickému propadu se firmy všech velikostí snaží zvýšit efektivitu a lépe využívat svůj kapitál. Díky levnějšímu hardwaru a virtualizaci, s rostoucí komplikovaností podnikového softwaru a prostředí se z outsourcingu ERP stala vhodná alternativa pro malé a střední firmy.

S outsourcingem je spojena řada výhod, avšak kvůli stručnosti se zaměříme na tři hlavní: efektivnější využívání kapitálu, kvalitnější poskytování služeb a možnost soustředit se na hlavní odbornosti. Díky outsourcingu se z kapitálových výdajů stávají provozní výdaje. Organizace nahradí nepředvídatelné výdaje za IT předvídatelnou měsíční fakturou, která zahrnuje všechny služby. Žádné velké pořizovací náklady, žádné neplánované výdaje, žádná překvapení. Navíc se uvolní kapitál pro jiné strategické iniciativy. Zároveň mohou společnosti počítat s lepší úrovní služeb díky dohodě o úrovni služby (SLA).

Co byste při výběru poskytovatele služeb měli vzít v úvahu?

Dobří poskytovatelé služeb věnují čas pochopení vašeho byznysu, vývoji řešení založených na vašich konkrétních požadavcích, podložení těchto řešení dohodou o úrovni služby a pravidelným revizím účtu. Z nejlepších poskytovatelů se v podstatě stane prodloužená ruka IT oddělení, která hladce spolupracuje s vaší organizací. Pro začátek je dobré zvážit tyto tři atributy: kvalitu datového centra, definování metodiky poskytování služeb a odborné znalosti aplikací.

Výběr datového centra může dát zabrat. Budou vás samozřejmě zajímat očekávané atributy včetně redundantních zdrojů napájení a datových připojení, zajištění provozního prostředí (například klimatizace, hašení) a bezpečnostních zařízení. Mezi schopnostmi a kvalitou však bývají velké rozdíly, takže pokud budete investovat do hostingu, je rozumné zvolit datové centrum třídy III nebo IV. Označení úrovně zajistí, že datové centrum díky svému zařízení, infrastruktuře a technické kompetenci dokáže poskytovat osvědčenou úroveň služeb. Samotné poskytování hardwaru, softwaru a služeb podpory nestačí. Kvalitní poskytovatel služeb dodržuje zavedené osvědčené postupy vycházející z osvědčené metodiky, například ITIL (Information Technology Infrastructure Library).

V neposlední řadě, pokud outsourcujete údržbu aplikací nebo podporu koncových uživatelů, musí je poskytovatel důvěrně znát a musí architektuře a správě dané aplikace dokonale rozumět. Pro efektivní a přiměřenou podporu koncových uživatelů musí aplikacím rozumět na detailní úrovni jednotlivých funkcí. Úzká vazba na výrobce softwaru se hodí, protože přístup k aktuálním informacím o problémech a aktualizacích aplikace pomáhá poskytovat proaktivní podporu a v případě potřeby se dostat i k podpůrným a vývojovým prostředkům přesahujícím to, co je dostupné běžnými kanály.

Marián Janči