Mgr. Petr Klapka je ředitelem společnosti Vision software s.r.o. od roku 2000. Zároveň je jedním z majitelů společnosti. Kromě významného podílu na vývoji produktu včetně sestavení programátorského týmu se zasadil o zavedení projektového řízení veškerých činností ve firmě i implementaci všech agend firmy v rámci informačního systému. Jeho dílem je organizační struktura firmy, rozdělení kompetencí a definice rolí pracovníků, metodika implementací a velký podíl má také na marketingu firmy.

Jak se za téměř tři desítky let, co se oboru věnujete, mění přístup firem k informačním systémům? Je pro ně používání ERP samozřejmostí?

Za posledních třicet let se používání informačních systémů přeměnilo od provozování pouhého účetnictví na jednom PC po dnešní rozsáhlé ERP systémy, často provozované hybridně (Cloud v kombinaci s vlastní infrastrukturou) a propojené na celou řadu aplikací třetích stran. Dnes se u nových zákazníků již téměř nepotkáváme s firmou, kde běží jedno nezávislé účetnictví a jedna nezávislá skladová evidence. Ono to také ani není možné. Zákonodárci jsou poměrně vynalézaví, takže je dnes každý podnikatel zahrnut obrovským množstvím úkolů. K efektivnímu zvládnutí všech povinností je software na určité úrovni nutností.

Mnohem větší výzvou je ale automatizace interních procesů tak, aby jakákoliv příprava zakázek, realizace a expedice proběhla s minimem chyb a minimem ruční práce. Fakt je, že některé procesy jsou ve firmách dnes tak dobře zpracovány, že v porovnání s počátkem tisíciletí je to téměř sci-fi. Přesto se potkáváme s tím, že se ve firmách některé dílčí agendy vedou dvojmo a že lidé jsou nepolíbení možnostmi systémů. Baví nás vymýšlet, jak to změnit a zlepšit. Přístup společností je však stále rozmanitý a téměř stoprocentně ovlivněný přístupem managementu. Naštěstí do managementu firem přichází mladší ročníky. Tito lidé vyrostli s internetem, chytrým mobi­lem a ve škole se bez notebooku neobešli. Obvykle vědí, co chtějí.

Jediným problémem je snad to, že některé požadavky vnímají zjednodušeně. Těžko jim to vyčítat, protože když se podíváte na marketingové materiály kohokoliv, tak všechno jde snadno, samo, okamžitě a téměř zadarmo. Skutečnost je diametrálně odlišná. S tím se dá ale popasovat. Rozumný člověk si nechá poradit a je schopný diskutovat své požadavky. Tak či tak, použití ERP je dnes prakticky samozřejmé i v oblasti společností s menším počtem zaměstnanců. Řekněme s nižšími desítkami zaměstnanců.

Management firem si často stěžuje na nechuť lidí k práci se systémem. Máte recept na to, jak to zlomit?

Nejvíce brblají lidé, kterým systém nastavuje nějaká pravidla a začíná na ně být vidět, nebo lidé, kteří jsou – jak bych to řekl diplomaticky - „méně zdatní“. To lze celkem dobře zvládnout. Těm méně zdatným se dá pomoci nějakým typem vzdělávání a ti, kteří chtějí nebýt vidět, by tam vlastně neměli být vůbec. Vše řešící kouzelná hůlka ale neexistuje. Je to o managementu, ten musí vytvořit takové podmínky, aby lidé nebrblali. Tím ale nemíním, že by měl zaměstnanec sedět s nohama na stole a baštit pečené koroptvičky, aby se cítil dobře. Rozhodně je úplně špatně, když samotný ředitel běhá po firmě a, aniž by se systémem sám rutinně pracoval, dává najevo, že používaný systém je špatný. Těžko pak může čekat, že se zaměstnanec při prvním svém selhání pochlubí, co zvoral, když je lepší to nějak šťavnatě svést na „ten program“. Ředitel to přece říká také.

Neboli, mám dvě rady. Za prvé, management musí jít příkladem. Za druhé; zkušenost říká, že v těch firmách, kde je „ajťák“, kterého baví systém rozvíjet a zdravou mírou to „tlačí“ mezi uživatele, je i výrazně vyšší úroveň využití systému. S tím souvisí i menší odpor uživatelů. Nejhorší jsou situace, kde je naimplementován ERP systém v nějakém čase a v nějakých podmínkách a management očekává, že od té chvíle není třeba do ničeho zasahovat. Ve firmě s přibývajícím časem vlivem mnoha faktorů (fluktuace lidí, ztráta znalostí, změny prostředí, změny podmínek, nové potřeby) systém chřadne. Výsledkem je trvalé snižování užitné hodnoty a zároveň zvyšující se nevole uživatelů.

Jaká je podle vás budoucnost ERP systémů? Jaké sledujete trendy?

Zdá se, že budoucnost patří „umělé inteligenci“ (AI). Někteří velcí světoví hráči již zkouší určité postupy, ale zatím se zaměřují na místa, kde je velké množství dat a psát jakékoliv algoritmy pro rozhodování je velmi obtížné na analýzu a zpracování. Bude to trvat ještě dlouho a půjde to postupnými krůčky. Už nyní se ale objevují různé náznaky a je dobré je sledovat.

Například, už nyní existuje na trhu několik řešení, která umí třeba přečíst „papírovou fakturu“ (dodací list, objednávku, …cokoliv) a převést dokument do „datové struktury“. Některé z těchto systémů využívají AI pro rozpoznání textů, které lze propojit s ERP a ušetří se trocha rutinní lidské práce. Popravdě řečeno mám zrovna s tímto použitím jeden mentální problém. Jedna firma zadá do svého systému fakturu a pak ji převede na obrázek, který vytiskne a pošle jiné firmě, kde se ten obrázek zase komplikovaně převádí zpět do datové podoby. Mnohem jednodušší by bylo používat nějaký „standar­di­zo­va­ný datový formát“ a vyměňovat si prostě data. Ale to jsou potíže růstu.

Kde se podle vás umělá inteligence nejlépe uplatní, když zůstaneme u potřeb podniků?

Využití AI vidím v těch oblastech, kde se velmi těžko uplatní nějaká sofistikovaná analýza. Zkuste třeba predikovat, jak se budou letos prodávat zimní bundy, když vám do toho vedle historicky známých dat vstupují ještě i parametry typu „počasí“, „módní trendy“, „kupní síla“, „cena energií“ a kdoví co dalšího. Jistě, vše se dá nějak popsat algoritmicky, ale už k tomu třeba nebudete schopni poskytnout relevantní a dostatečně přesná data. Strojové učení to bude umět udělat za vás.

Ještě lepší příklad je „kapacitní plánování ve výrobě“. Kdo se s tímto problémem někdy potkal, ví, že to je disciplína velmi komplikovaná. Uvažovaných vstupů, abyste něco naplánovali, je enormní množství. Umělá inteligence by mohla být schopná učit se z dosažených výsledků. Neboli, budete potřebovat jen zaznamenávat okolnosti, plus jak to dopadlo, a AI se z výsledků bude umět naučit, jak máte plán postavit, aby byl co nejreálnější.

Docela dobrým využitím by mohli být do budoucna i hlasoví asistenti. Má to zatím řadu úskalí, ale umím si docela dobře představit, že se mnou bude asistent komunikovat, upozorňovat mě na určité čerstvé „události“ a já budu pomocí asistenta reagovat. Vlastně mě to osvo­bo­dí od nutnosti sednout si k PC a zjišťovat, co se děje. Domnívám se ale, že tento způsob práce ještě není pro tuto generaci.

Myslím, že před masivním využitím AI v ERP ještě nastane fáze „aktivního chování“ ERP systémů. Dalo by se to popsat tak, že ERP systém dokáže průběžně sledovat určité parametry (například blížící se nedostatek určité zásoby) a dokáže na tyto aspekty včas upozorňovat odpovědné manažery. Dalo by se říct, skoro samozřejmost, technicky ani nikterak složitá, ale kupodivu mezi uživateli není úplně běžně využívaná.

V čem je váš systém jiný? Jaký je jeho hlavní benefit?

Náš systém je velice otevřený. Umí posloužit opravdu velké škále uživatelů napříč obory a firmám různých velikostí. V systému je promítnuto know-how za více než třicet let. Mnoho míst jsme již několikrát kompletně přepracovali a troufám si říci, že uživatel v podobě našeho systému dostává opravdu velký potenciál. Nabízíme pokročilé funkcionality, které jsou obvykle dostupné u ERP systémů výrazně dražší kategorie. Myslím, že velkou devízou je potom stupeň integrace podpůrných modulů. Náš zákazník dostává pod jednu střechu opravdu rozsáhlý sortiment podnikových úloh a aby toho nebylo dost, pak systém umožňuje vytvářet proprietární miniaplikace pro pracovní pozice, v nichž člověk se systémem moc do styku nepřišel. Představte si třeba jen tak banální věc, jako je distribuce směrnic, nařízení a podobně s typickou potřebou získat důkaz o tom, že dotyčný daný dokument četl. Mobilní telefon každého pracovníka je pro tyto úlohy ideálním nástrojem. Našel bych ještě spoustu dalších benefitů, ale na to tady není úplně prostor. Zájemce si ostatně může prohlédnout náš web www.vision.cz, nebo přímo kontaktovat naše obchodní oddělení.

Letos slaví vaše firma 30 let od svého vzniku, co byste jí přál?

Přál bych jí hodně štěstí a zdraví. Ale vážněji, rozhodně bych si přál více mladé krve do firmy. V současné době je celý IT obor hodně rozmanitý. Když jsme společnost zakládali, tak neexistoval internet, neexistovalo WIFI, neexistovaly mobilní telefony a počítačové sítě byly výsadou jen opravdu velkých společností. Vrcholem aplikací byla kalkulace výroby nebo výpočet saldokont faktur na měsíční bázi. Dnes vidíte sami, kam všude IT proniklo a kde všude je potřeba programátorů, případně dalších odborných pracovníků. ERP dnes zahrnuje veškeré podnikové procesy a navazuje na nesmírné množství produktů třetích stran. Přál bych společnosti, aby se jí stále dařilo v této změti orientovat a dál zvládala připravovat řešení, která skutečně pomáhají.

Co je největší radostí a naopak nejhorší noční můrou šéfa IT firmy v dnešní době?

Pracuji v této roli už nějaký pátek a snažím se k věcem přistupovat tak trochu s chladnou hlavou. Rodiče mi říkávali, že žádná kaše se nejí tak horká, jak se uvaří. To je velká pravda a noční můry tím pádem beru trochu s nadhledem. Ale samozřejmě existuje spousta věcí, které vám mohou výrazně komplikovat život. Jednoznačně platí, že každý z vašich kolegů je specializovaný odborník a dosti zdlouhavě se nahrazuje, když se něco přihodí. Spíše se ale obracím k těm radostem a jestli mohu, rád bych to doporučil všem kolem sebe.

A co je na mé práci nejlepší? Ani jeden den není stejný jako ty druhé. Každý zákazník přichází s nějakým novým požadavkem. Někdy se jedná o skutečně komplikovaná zadání, a když se vám nakonec vše podaří vymyslet a zrealizovat, zažíváte úžasné uspokojení. Když vám potom zákazník řekne, že si bez toho vašeho řešení už nedovede představit svoje další fungování, tak se prostě další den zase těšíte do práce. Zní to trochu jako „klišé“ a neumím to jinak říci, protože nejsem spisovatel, ale ono to tak opravdu funguje a myslím, že to zažívá ve své profesi každý, kdo něco tvoří.

Čemu se věnujete ve volném čase?

Snažím se být vyváženě aktivní. Je to takový můj „terminus technicus“. Mám rád rozmanité věci, takže úplně stejně si odpočinu na horách, na moři, na kole, tak i třeba na zahrádce. Všechno ale musím mít rozumně vyvážené. Nepotřebuji žádné superdrahé hotely a nejvyhlášenější atrakce. Důležitější je pro mě být s lidmi, které mám rád.

Text: MgA. Petra Batók, foto: Pavol Bigos