Město Šumperk je obec s rozšířenou působností, která má deset odborů, přibližně dvě stě zaměstnanců a pohledávky v počtu 45 tisíc záznamů s ročním předpisem v hodnotě kolem 45 milionů korun ročně a s nedoplatky v hodnotě kolem 60 milionů korun. Do roku 2004 byly tyto agendy zpracovávány decentralizovaně, různými zaměstnanci za použití různého a často zastaralého programového vybavení. Tento stav byl záhy označen za nevyhovující.

Obr. 1: Platba kartou na pokladně MěÚ Šumperk

Požadavky na systém pohledávek

Vedení města, ekonomického odboru a oddělení informatiky se shodlo na potřebě zajištění kvalitativně výhodnějšího řešení. Z analýzy vyplynuly požadavky na funkčnost celého systému. Vrcholový management města požadoval především zvýšení efektivnosti výběru pohledávek, snížení finanční a administrativní náročnosti tohoto výběru, zastavení vzrůstajícího počtu zaměstnanců zpracovávající pohledávky s výhledem na jejich snížení a samozřejmě také větší motivaci občanů ke včasným platbám.

Prioritou ekonomického odboru bylo především snížení nedobytných pohledávek formou zajištění vazby na systém vymáhání, inventarizace všech předpisů a dohledatelnost jakéhokoliv pohybu s vazbou na prvotní doklady. Poptávána byla dále jednoznačná identifikace platby každého občana jako příprava na hladký průběh procesu vymáhání, využití nových technologií elektronické komunikace, co možná největší eliminace činností souvisejících s problematikou údržby a také podpora všech dnes dostupných typů plateb. To vše při současném snížení finanční a administrativní náročnosti.

Oddělení informatiky kladlo důraz na jednotnost využívaného programového vybavení s pokrytím minimálně 80 procent všech aplikačních agend provozovaných na městě, na robustnost systému a jeho garantovaný vývoj dle individuálních požadavků, dostupnost implementačních, metodických a servisních služeb. Dále pak požadovalo stabilitu systému, jeho legislativní garance a také dohledatelnost a jednoznačnou identifikaci aktivit jednotlivých osob v systému.

Realizované řešení

Tento záměr za podpory vedení města vyústil v několik níže popsaných kroků, které byly provedeny během jednoho roku. Jako velmi důležité se při realizaci záměru ukázalo zvýšení motivace občanů k platbám pohledávek vůči městu. Byla úspěšně provedena marketingová podpora zamýšleného řešení. V městském periodiku, na webových stránkách a při osobních jednáních byli občané informováni o záměru radnice řešit radikálně systém evidence, výběru a vymáhání pohledávek firem a občanů vůči městu. V rámci této kampaně byly vysvětlovány možnosti jednotlivých typů využívaných plateb, systému avíza pohledávky, možnosti nového systému vymáhání pohledávek striktně vázaných na konkrétní osobu.

Zcela zásadní změny byly učiněny v oblasti podpory více typů plateb. Některé z nich byly realizovány jako pilotní projekty zcela nového řešení, a to ve vztahu jak k dodavateli programového vybavení, tak České poště. Základním prvkem celého řešení je automatizované přidělování variabilního symbolu pohledávky z centrálního registru, a to na všech úrovních organizace. V praxi to funguje tak, že například příslušná osoba zpracovává v rámci přestupkového řízení písemnost. Tato situace generuje pohledávku, která je evidována v systému v okamžiku evidence dané písemnosti. Občan tudíž odchází s jasně definovaným variabilním symbolem, o kterém je automatizovaně informován celý systém úřadu a je možné na něj provádět automatizované párování plateb došlých jakýmkoliv platebním kanálem (pokladnou, bankou, složenkou). Tímto se snižuje komunikační náročnost sledování pohledávek, vše je průhledné, srozumitelné, jasně definované. Odpadá dohledávání neidentifikovatelných plateb.

Došlo k centralizaci pokladen. Pracovnice pokladen mají možnost vyřídit platbu občana, i když variabilní symbol nezná. Jsou mu také schopny nabídnout informaci o tom, co by ještě měl městu zaplatit a v jakém termínu. Pro zákazníky zvyklé platit platební kartou byly nainstalovány na pokladnách platební terminály. Platby i na těchto terminálech jsou zpracovány automatizovaně a mají vazbu jak na pokladní knihu, tak na celý systém párování plateb. Nápor plateb na pokladnách byl eliminován na několika úrovních. S příslušným bankovním úřadem byla podepsána smlouva o možnostech výběru poplatků města na základě složenek za zvýhodněných podmínek. Ve vztahu k České poště byl zprovozněn systém složenek, a to nejen avízo formou složenek, ale také systém zpětného potvrzení a automatizovaného zpracování plateb složenkou.

Zcela přelomovým prvkem byla realizace plateb pomocí SIPO, a to bez tzv. sdružování poplatníků. Po dohodě s VAKUS Ostrava byly rozšířeny počty kódů SIPO pro tento druh platby, což umožnilo platit na jedno SIPO číslo až deseti nezávislým občanům (rodině) a přitom zachovat požadavek na jednoznačnou identifikaci platby nebo nedoplatku pro případné vymáhání. Tento systém byl nasazen jako pilotní a jedinečný v rámci České republiky. Občanům systém umožňuje snížit poplatky za platby pohledávek vůči městu na nulu a městu to přináší radikální možnosti zefektivnění činnosti výběru pohledávek a možnosti automatizovaného systému vymáhání. V rámci marketingové kampaně byly zdůrazněny argumenty výhodnosti SIPO pro občany. Souběžně probíhala reklamní kampaň České pošty na možnosti nového systému SIPO. Nyní je v systému zpracování pohledávek za komunální odpad přihlášeno k platbám pomocí systému SIPO více jak 35 % z celkového počtu poplatníků. Účinnost výběru pohledávek pomocí SIPO plateb je 98,9 % při využití systému upomínkování systémem SIPO.

Realizace záměru si vyžádala jednotný informační systém, a to nejen na ekonomickém odboru. Jednotný systém řešící 80 % agendy města byl implementován během dvou let. Dodavatelem je jedna firma a jsou zajištěny naše požadavky na individuální přizpůsobení systému našim potřebám. Stabilita systému, garantovaný rozvoj, přizpůsobení legislativě, kvalitní servis a metodickou podporu považujeme dnes za standard dodávaného řešení.

Obr. 2: Ukázka z informačního systému společnosti Gordic, který stojí za řešením na MěÚ Šumperk

Viditelné a měřitelné výsledky projektu

Díky realizovanému řešení mohli pracovníci ekonomického odboru přesunout svoji činnost z pozice pořizování a shánění informací do pozice kontrolních pracovníků sledujících a vyhodnocující jednotlivé činnosti na městě z pohledu ekonomických vazeb. Vlastní účetní operace, párování plateb se provádí automatizovaně. Činností zaměstnanců se stává kontrola operací, na které upozorní systém z důvodu nějaké nestandardní operace. Zaměstnanci jiných odborů mají dostupné informace o pohledávkách, a to až na úroveň jednotlivých zpracovaných správních řízení. Tato činnost je automatizovaná, stav je dostupný v době potřebnosti dané informace. Zvýšila se informovanost, průhlednost, rychlost, kvalita informací a současně došlo ke snížení administrativní a komunikační náročnosti.

Výběr pohledávek se přesunul z hotovostních operací plynoucích přes pokladnu do operací bezhotovostních. Uveďme si pro názornost zpracování počtu poplatníků pomocí SIPO a pomocí standardní pokladní operace. Časová náročnost přípravy dávky SIPO a následné párování plateb včetně automatizovaného zaúčtování a kontroly saldokonta zabere jednomu pracovníkovi zhruba dvě hodiny. Časová náročnost zpracování stejného objemu plateb občanů realizujících platbu přes pokladnu (jeden pokladní doklad za jednu minutu) zabere 18 dnů práce jedné pokladní (při uvažovaném počtu 8 800 poplatníků). Systém automatizovaného zpracování pohledávek do úrovně vymáhacího procesu vytvořil další prostor a umožnil zavést další kroky pro zefektivnění a zkvalitnění činnosti města ve vztahu k provozu spisové služby a správního řízení.