Systém se naimplementuje a pak často v téměř nezměněné podobě funguje řadu dalších let. Často totiž převládá představa, že pokud se do systému dalo větší množství prostředků a času, tak je tím pádem na několik let od jakýchkoliv investic pokoj. Tento postoj v sobě může nést několik úskalí. I když společnost využívá propracovaných a na míru upravených nástrojů systému, je potřeba si uvědomit, že se vyvíjejí požadavky zákazníků i uživatelů, institucí komunikujících s firmou a je potřeba s nimi držet krok. Ne vždy je však ochota ze strany vedení systém dále rozvíjet.

V takovém případě se pak lehce sklouzne k tomu, že uživatelé s postupem času hledají kličky a vytvářejí další podpůrné postupy a záznamy dat, protože jim původní verze systému nenabízí takové možnosti, které vycházejí z jejich individuálních potřeb. Tato situace pak snadno přechází ke stížnostem na daný systém a mnohdy i odpor k práci s ním. „Na co máme drahý systém, když všechno stejně děláme ručně…“ a podobná prohlášení jsou pak na denním pořádku. Výhody plynoucí z pravidelných aktualizací nebo alespoň periodických inovací jsou víceméně zřejmé, podívejme se na ně ale podrobněji.

Jak bylo naznačeno výše, s pravidelnými aktualizacemi žije systém s firmou a plně se jí přizpůsobuje. Při pravidelných úpravách a rozvoji dochází také k finančním úsporám směrem k dodavateli informačního systému. Přece jen – pravidelná návštěva jednou za měsíc vyjde lépe než návštěva jednou za půl roku, kdy se v omezeném čase řeší velký počet úkolů, jejichž nutný časový odklad berou uživatelé většinou s nelibostí. A při delších intervalech je pak potřeba větší skok v upgradu mezi aktuální a novou verzí, a tím větší zdržení od individuálních úprav. Díky pravidelné inovaci systému a tím i kontaktu s dodavatelem víte o novinkách a zajímavostech, které mohou vaši firmu pohánět kupředu, zvyšovat efektivitu procesů a celkově lze říct, že se jedná o jakýsi svěží vítr zvenčí.

Podívejme se na problém ne-inovace také z toho extrémnějšího pohledu, kdy uživatel dlouhodobě nekomunikoval s dodavatelem a nyní se nachází ve fázi výběru nového systému, protože ten stávající považuje za nefunkční. V tomto případě se vystavuje riziku obrovské investice s velice nejistým výsledkem. Jednak z pohledu zkušeností nového dodavatele s daným provozem, zda opravdu splní, co obchodní zástupce slíbil. Dalším obrovským otazníkem je také neochota klíčových uživatelů učit se nové postupy v novém prostředí a třetím aspektem je také časová náročnost. Je potřeba zvážit, jak dlouho potrvá, než nově nasazené řešení bude alespoň v takové kondici, jako stávající individuální řešení, a v jakém časovém horizontu bude dokonce na vyšší úrovni a majitel firmy bude spokojený? Z tohoto pohledu se jeví jednoznačně lépe i zásadní inovace/aktualizace stávajícího systému. Investice do tohoto řešení bude na zlomkových nákladech jak finančních, tak i časových. Nesporným benefitem je také známé prostředí pro koncové uživatele, kteří se zaměří pouze na nové postupy a objeví díky proškolení nové funkce a otevřou se jim další možnosti v užívání systému.

Inovace stávajícího řešení však nemusí být vždy tou správnou cestou, pokud narazíte na dodavatele, který skončí pouze u slibů. Pak už je opravdu jediným východiskem výběr nového řešení. Na vyvstalý problém je potřeba nahlížet vždy komplexně a posoudit všechna možná řešení s jejich riziky a náklady. Mnohdy se také zjistí, že problém není celou dobu na straně dodavatele nebo vedení firmy, které drží finanční prostředky pro další investice, ale u samotných klíčových uživatelů. Často se stává, že po zavedení systému tito uživatelé cítí, že jejich dosavadní nepostradatelnost začíná s přibývajícími daty v systému ztrácet, a vymýšlí pak cesty, jak si svou neotřesitelnou pozici udržet. Bohužel, pak ani inovace nebo nová implementace za takových podmínek není řešením.