Více než kdy dříve vyvstalo téma schopnosti flexibilně přizpůsobit ERP systém změnám procesů, které rozhodně nebyly malé ani kosmetické. Dilema předchozích dvaceti let ve střetu různých konceptů ERP systémů se stalo více než naléhavým. Soupeřící koncepty nedávné minulosti byly s určitou mírou zjednodušení tři hlavní: systémy psané na míru jednoho podniku, systémy bez velké možnosti úprav s rozsáhlou nativní funkčností (best practice řešení) a systémy postavené na větší volnosti přizpůsobení (tzv. customizaci).

Systém psaný na míru má výhodu přesného řešení potřeb daného podniku, není tam nic navíc a nic nechybí. Nevýhodou je logicky vysoká závislost na dodavateli, v horším případě na dvou či třech interních vývojářích, s jejichž odchodem vzniká velký problém. Systémy best practice pokrývají všechny hlavní potřeby odvětví, ale obsahují také spoustu funkčností, které podnik nepotřebuje, čímž je jejich nasazení a upgrade složitější. Každá firma má ale svou konkurenční výhodu, často promítnutou do speciálních procesů, a přizpůsobení firmy konkrétnímu systému může vést k částečnému ohrožení dané výhody. Zároveň externí vynucená náhlá a dramatická změna procesů znamená spoustu práce v přenastavení parametrů a přeškolení uživatelů. Systémy postavené na customizaci deklarují skloubení obou předchozích konceptů – do základního dostatečně robustního systému je možno jednoduše zapracovat změny reflektující unikátní procesy organizace. Tyto systémy typicky také přináší rychlejší implementaci. Problémy vznikají, pokud se uživatelé ve svých požadavcích na úpravy takzvaně „rozjedou“ a customizace přesáhnou rozumnou míru. V takovém případě firma sice stále může měnit procesy dalšími změnami, ale základní technologie časem zastarává a za pět či deset let přijde velký upgrade, který je náročný časově i finančně. Zastaralá technologie může pak být rizikem v době jako je ta dnešní, kdy je v některých činnostech potřeba změnu vyžadující rychlou a neúprosnou technologickou modernizaci.

Každá z uvedených koncepcí má své silné a stinné stránky a velké množství společností se v nich dokáže racionálně pohybovat a maximalizovat přínosy a snížit rizika. Nicméně řada firem na některá z uvedených omezení dříve či později narazí, ať již zvolí kterýkoliv z konceptů.

Cestou, jak se z uvedeného dilematu dostat ven, se zdá být přístup použitý u moderních ERP systémů v cloudu. Řada podniků přestává brát ERP jako jeden centrální systém, do kterého je potřeba přidávat další a další části (ať už vývojem na míru, dalšími best practice moduly nebo dalšími customizacemi). Podnik má většinou mnoho kvalitativně stejně důležitých dat uloženo v jiných systémech mimo ERP a na místo dalšího bobtnání ERP systému je potřeba nahlížet na ERP jako jednu z rovnocenných komponent celého informačního ekosystému firmy. Je to částečně dáno i změnou chování uživatelů, kteří jsou ze soukromého života zvyklí mít na různé činnosti speciální „appku“. Je vidět i snaha výrobců ERP systémů rozbíjet monolitický produkt na samostatně využitelné aplikace, ovšem plně spolupracující.

Při tomto pohledu na celopodnikový informační systém složený z různých aplikací vyvstává nutnost vytvoření efektivní jednotné datové a automatizační platformy pro podporu byznys procesů, s možností jednoduché integrace a s existencí nástrojů pro rychlý a nenákladný vývoj specializovaných aplikací. Zde právě přichází síla cloudu, který poskytuje bezpečnou a robustní architekturu s řadou integračních nástrojů (na bázi API nebo vlastních konektorů nebo i například RPA). Cloud také otevírá prostor a poskytuje přirozené prostředí nástrojům umělé inteligence umožňujícím generovat poznatky ze všech dat v podniku a příslušně automatizovat některé aktivity a procesy v rychlosti a rozsahu nedosažitelných v prostředí on premise nasazení.

Když před několika lety začali zákazníci požadovat ERP systémy v cloudu (poté, co tam úspěšně převedli kancelářský a komunikační software, CRM a řadu infrastrukturních technologií), vypadalo to, že konceptu customizací je odzvoněno, protože do opravdové SaaS služby se přece zasahovat nesmí. Moderní cloudové ERP systémy ale ukazují, že mohou úspěšně překlenout dříve zmíněný historický konflikt tří konceptů.

Základní systém samozřejmě splňuje požadavky čistoty SaaS služby, většinou přináší princip jedné verze, tedy udržování všech zákazníků na jedné aktuální verzi softwaru, při malých, ale pravidelných inkrementálních updatech. Automatické regresní testování umožňuje snížit zátěž spojenou s kontrolou těchto relativně malých změn, zákazníci typicky mají možnost několik málo upgradů vynechat (například v období sezónní zátěže) a pro nové přidané funkčnosti možnost opt-in/opt-out. Tím je zajištěno udržení firmy na nejmodernější technologické platformě a rychlá reaktivnost na změny trhu a vysoký potenciál rychlého využití obchodních možností spojených s novými technickými trendy.

Do základního systému je možno jednoduše připojit prověřená ISV řešení, která typicky pokrývají nějakou vertikální oborovou funkčnost nebo horizontální funkčnost, nedostatečně pokrytou v základním řešení.

Vedle toho je možno stále vytvářet i customizace či specifické úpravy. Filozofie je ale naprosto odlišná ve dvou věcech. Za prvé zákazníci zvažují důsledně, zda je potřeba customizace, nebo je možno požadavek vyřešit jinou částí podnikového informačního systému různých aplikací, mimo tradiční ERP. Případně zda se nedá rychleji vytvořit malá aplikace vedle ERP, která by byla plně propojená jednotnou datovou a automatizační platformou v cloudu.

Za druhé, pokud dojde k vlastní customizaci, je plně oddělena od jádra SaaS aplikace, kdy v určitých momentech běhu základního kódu je možno zavolat externí kód. Samozřejmě se tento koncept nevyhne kontrole při inkrementálních updatech, ale díky dokumentaci změn a částečně automatickému regresnímu testování není tak zatěžující jako historické customizace zasahující přímo do systému.

Zmínil jsem možnost rychlého vytvoření aplikací mimo ERP systém. Zde je na trhu několik pokročilých platforem či nástrojů pro takzvané low code/no code vytváření aplikací (Microsoft Power Platform, Mendix, Pega a další). Vychází se z předpokladu, že uživatel průměrně erudovaný v základním kancelářském aplikačním softwaru, s dobrou znalostí procesu při základním chápání struktury dat, musí být schopen nakonfigurovat v intuitivním prostředí během několika hodin či pár dní plně funkční aplikaci, na kterou by se jinak musel najímat vývojář. Mimochodem podle různých průzkumů to do budoucna bude jedna ze zásadních vyhledávaných dovedností zaměstnanců. Vedle těchto nástrojů pro vytváření aplikací existují i nástroje pro automatizaci procesů, ve kterých je možno vytvářet i složité schvalovací či zadávací procesy bez nutnosti zasahovat do kódu ERP aplikací, díky jednotné datové platformě a existenci řady standardních konektorů. Takové nástroje umožňují nahradit velkou část customizací bez nutnosti zásahu do vlastního systému při plném zachování komfortu a zvýšení produktivity uživatelů.

Na základě výše uvedeného věřím, že moderní cloudové technologie přináší do světa ERP další možnosti, jak úspěšně vyřešit dlouhotrvající dilema ohledně přizpůsobení kritických transakčních systémů potřebám podniku, a přitom neztratit krok s technologickým vývojem.

Petr Karásek Autor článku působí ve společnosti Microsoft na pozici Director of Product Marketing Management – ERP.