Minuta k minutě, koruna ke koruně

Víte, kolik času stráví vaši zaměstnanci nad danou činností? Tedy kolik času opravdu stráví nad vykázanou činností? Celkem 41 procent firem z provedeného průzkumu se potýkalo s přetížením svých zaměstnanců. Z analýz vyplynulo, že problémem není přemíra úkolů, ale chyba v nastavení kontrolních procesů. Po zahájení práce s ERP klesly personální náklady v extrémních případech až o 38 procent.

Co snižuje mzdové náklady:

• projektově řízené úkolování zaměstnanců
• systém reportování a vykazování činností
• zjištění reálného stavu o odpracovaných činnostech
   

Mnoho myslivců, zajícova smrt

Jedním z prvních kroků při plánování projektu je sestavení projektového týmu a jasné vytýčení pravomocí a zodpovědností jeho členů. Čtrnáct procent manažerů, kteří mají zkušenosti s projektovým řízením, uvedlo, že právě nedostatečné rozdělení rolí v projektu a následná snaha více členů týmu chopit se vedení, vedlo k jeho nezdaru. Ve většině firem se jeden člověk účastní více projektů, proto je nezbytné i sledování jejich vytíženosti. Právě kapacitní plánování je jednou z nesporných výhod práce s komplexním informačním systémem. U všech osob je možné zobrazit si jejich plán práce, účast na projektech i jednorázových akcích. Systém zabezpečuje maximální využití kapacit, ovšem bez přetížení jednotlivců.

ERP pomáhá adekvátně zvolit projektový tým:

• práce s osobami a jejich pozicemi ve firmě
• evidence charakteristik osob
• grafické zobrazení plánu práce jednotlivců nebo souhrnně celého týmu
   

Rychlé přehledy

Na papíře ani v tabulce není možné reálně podchytit krizová místa projektu. Jednotlivé činnosti se vyvíjí, průběžně mění a bez rychlé reakce na tyto změny dochází ke kolizním situacím. Pomocí silného projektového nástroje lze tyto situace dopředu predikovat a v předstihu učinit kroky k jejich eliminaci. Pomocí řady grafických výstupů je možné aktuálně si zobrazit proběhlé změny a zjistit, které termíny je třeba upravit nebo v jakých částech projektu by mohl být překročen rozpočet.

Jak se vyhnout krizovým místům projektu:

• sledováním grafických výstupů
• využitím Ganttova grafu
• přehledem nad čerpáním rozpočtu i kapacit
   

Jedna data, jedna pravda

Je-li v souběhu několik projektů, které jsou sledovány samostatně, dochází ke zkreslování skutečnosti. Neexistuje jeden reálný výstup, ale několik dílčích výsledků, které mohou být v nesouladu. Pokud byla firemní data v několika systémech, docházelo ke změnám výsledků, ať už chybou exportů dat mezi softwary, tak chybou při jejich ručním přepisování. Prováděcí analýza ukázala, že dvanáct procent zákazníků vyřešilo nasazením systému problém s nesourodými a často i opačnými výstupy od různých osob.

Co udrží přehled o projektech:

• sjednocení všech firemních dat do jednoho systému
• sledování projektů a jejich snadné propojování v ERP
• různé náhledy na rozpočty, ať už z pohledu středisek nebo projektových týmů
   

Zaprvé, zadruhé, zatřetí

Zejména u složitějších projektů je potřeba určovat priority a sledovat jejich dodržování. Ať už se jedná o dílčí úkoly, marketingové akce nebo podprojekty, pomáhá priorita uživatelům udržet přehled o správném pořadí jednotlivých činností. Možnost určování priorit je oceňována zaměstnanci, kteří vědí, v jakém pořadí zpracovávat velký počet úkolů. Pomocníkem je i pro projektové manažery, kteří si udrží přehled a nestráví zbytečný čas nad méně důležitými, třeba operativními úkoly. Celkem 34 procent respondentů zvýšilo po zavedení QI počet volných kapacit zrušením neprioritních projektů.

Jak pomáhá přiřazování priorit:

• potlačení celofiremních projektů s nižší prioritou
• snížení stresu na pracovišti rozdělením podstatných a méně důležitých úkolů
• přehlednost všech zaměstnanců o důležitosti jednotlivých projektů
   

Snadné přizpůsobení

Veškeré změny, které nastanou během projektu, snadno zanesete přímo do systému. Všichni členové týmu hned vidí, jakému jednání se posunul termín, jaká část projektu byla pozastavena. Změny se odrazí přímo v jejich pracovním plánu a jejich volnou kapacitu může využít vedoucí z jiného projektu. Změny je možné zanášet do systému i vzdáleným přístupem, což ocení především obchodníci, kteří potřebují měnit nebo zjišťovat data on-line z cest.

Co pomáhá udržet přehled v datech:

• zasíláni e-mailů o změnách v projektu přímo ze systému
• on-line vstup do systému a rychlé vnášení změn
• získání aktuálních dat o stavu projektu odkudkoliv
   

Procesy, procesy, procesy

Nespornou výhodou práce s komplexním ERP je možnost přednastavení procesů v ERP (což při použití metody tužka a papír znamená nakopírovat dvacet stejných tabulek). Proces slouží jako „vzor“ pro opakované provádění konkrétních akcí či projektů, jako například postup při výrobě nebo postup při zaevidování nového zákazníka či přijetí zaměstnance do firmy. Proces popisuje jednotlivé činnosti, logicky je seřazuje, přiřazuje jim zodpovědnou osobu či doklady a definuje výstupy činností. Dvanáct procent firem odhalilo zbytečné činnosti ve firmě a optimalizovalo její chod.

Jak pomáhají procesy při řízení firmy:

• detailní popsání jednotlivých firemních činností
• definování návaznosti jednotlivých kroků a jejich zodpovědnou osobu
• využití přednastavených procesů na pravidelně se opakující akce
   

70, 80, 120

Každý projekt má přesně definovaný čas zahájení a ukončení, cíl, kterého má dosáhnout, i rozpočet, který musí být dodržen. V naší společnosti jsou výše rozpočtu a počet člověkodnů vyhrazených na projekt považovány za maximální. S využitím informačního systému míří všechny projekty na jiný cíl – rozpočet vyčerpat jen ze sedmdesáti procent, využít jen osmdesát procent plánovaných kapacit a utržit zisk dvacet procent nad plán. Díky možnosti projekt efektivně řídit pomocí silného ERP, sdružovat všechny informace na jednom místě a rychle reagovat na změny je to možné.

Jak na projektu vydělat víc:

• usnadnění a zrychlení operativních činností
• sledování čerpání rozpočtu jako celku i po etapách projektu
• profesionální kapacitní plánování
   

A když s vámi spadne letadlo

Tato věta naznačuje klíčové riziko projektové práce bez využití kvalitního nástroje – nepřenositelnost informací. Vždy, když budete plánovat nový projekt, který si budete chtít řídit sami, řekněte si: a co když se mnou spadne letadlo? Kdo se vyzná v šesti opravovaných verzích projektu, ve žlutých nalepovacích papírcích na obrazovce? Zahoďte tabulky a seznamy ručních poznámek a využijte moderní řízení – komplexní ERP. Z oslovených manažerů 63 procent uvedlo, že v minulosti narazili na problém ztráty informací, který vedl v několika případech k jeho nedokončení. Všichni dotazovaní v průzkumu uvedli, že ztráta informací ve firmě klesla průměrně o třicet procent.

Jak udržet informace ve firmě:

• uchování know-how zaměstnanců jejich uložením v ERP
• využití návaznosti dat v systému
• návaznost jednotlivých aplikací systému

Vyzkoušejte si projektové plánování skutečně projektově – za použití silného informačního systému vyzkoušeného praxí obchodních a výrobních firem i projektových společností.

Veronika Pelikánová
Autorka je marketingovou specialistkou společnosti DC Concept. Data uvedená v článku vychází ze zákaznického průzkumu společnosti DC Concept, kterého se zúčastnilo celkem 162 osob z různých manažerských pozic.