1. Nepodporovaný systém

Jestli máte pocit, že se svět nějak rychle mění, tak v oblasti informačních technologií to platí dvojnásobně. Vývoj v IT je překotný a informační systémy na to musejí reagovat.

Ne všichni výrobci softwaru jsou ale schopni tomuto vývoji čelit jak z kapacitních, tak i z finančních důvodů. Proto může dojít k tomu, že jednoho dne dostanete od poskytovatele svého informačního systému dopis, že systém nebude od určitého data podporován. Upgrade na novou verzi není možný, protože žádná verze neexistuje a ani existovat nebude. Co to znamená, jaká jsou rizika?

2. Bezpečnost

Jako bývalý účtař jsem chtěl dát jako první bod legislativu. Nicméně si myslím, že ještě důležitějším důvodem, který bývá bohužel zejména z pohledu managementu firmy často opomíjen, je bezpečnost. Bezpečností není myšleno to, že se systém stane sám o sobě nebezpečným. Nebezpečí skrývá fakt, že systém funguje jako součást hardwarové a softwarové struktury společnosti.

Zjednodušeně řečeno, dnešní souboj „dobra se zlem“ v IT probíhá tak, že hackeři často používají známé a objevené bezpečnostní díry operačního systému s cílem zašifrovat vaše data. Při provozování už nepodporovaných operačních systémů nejsou tyto kritické chyby pomocí „záplat“ opraveny. A totéž platí pro nepodporovanou verzi databázového serveru, samotné databáze i ostatní aplikace.

3. Legislativa

Pokud budete mít nepodporovaný informační systém, ve většině případů nedostáváte aktuální verze obsahující nové legislativní náležitosti. Je pravdou, že za posledních několik let (od doby kontrolního hlášení a elektronické evidence tržeb) nebylo v legislativě nic významnějšího s dopadem na ERP systém. Obávám se ale, že brzy přijdou reakce na stávající ekonomický stav i v podobě nových legislativních nařízení. Typickým příkladem může být zavedení možnosti odpočtu DPH až ze zaplacených faktur. Toto téma se objevuje v médiích delší dobu a nedivil bych se, kdyby se něco takového objevilo i v naší legislativě. Koneckonců na Slovensku už obdobný princip pro plátce DPH (do ročního obratu 100 000 eur a na dobrovolné bázi) funguje od roku 2016.

4. Zastaralý systém

Často se můžete dostat i do situace, kdy výrobce softwaru systém podporuje z pohledu legislativy a snaží se, aby splňoval aktuální bezpečnostní podmínky, ale to je vše. Systém dále nerozvíjí, nedoplňuje do něj funkce a nástroje reagující na aktuální trendy. Takové systémy v praxi nemají integrovaný nástroj pro řízení procesů prostřednictvím workflow, nemají webového klienta, nevycházejí z low-code platformy a podobně. Tím spíše neobsahují takzvanou funkcionalitu poslední míle a není možné ji ani jednoduše doplnit. To úzce souvisí i s následujícím faktorem.

5. Firma systém přerostla

Požadavky na systém firmy, která měla na začátku 10 zaměstnanců a vystavila 50 faktur za měsíc, budou určitě zcela jiné, než když se firma rozroste na 500 zaměstnanců s podstatně vyšším počtem transakcí a dokladů.

Firma systém přeroste. Důležité je zachytit signál růstu včas. Po výběru systému, který trvá v řádech měsíců, pak i v řádech měsíců trvá implementace. Pokud v rámci firemní strategie plánujete větší růst firmy, je vhodné se ptát i na to, zda stávající, respektive uvažovaný systém bude tomuto růstu stačit.

Kdy začít vybírat?

Pokud se vaše firma dostane do kterékoliv popsané situace, je to znamení, že je nejvyšší čas začít hledat nový ERP systém. Až se budete rozhlížet po novém řešení, mějte na paměti právě situaci, která změnu vyvolala – a zohledněte ji při výběru.

Pokud například musíte ERP měnit kvůli zastaralosti, kde výrobce zkrátka ve vývoji nestačil konkurenci, berte v potaz i kapacity a možnosti autora budoucího ERP. Jak přistupuje k vývoji nových verzí, jaká je roadmapa řešení, jak si dlouhodobě systém i firma vedou na trhu? Odpovědi vám naznačí, co můžete očekávat, pokud se pro takový systém rozhodnete. Je to volba nejméně na několik následujících let.

Robert Fárek Autor článku je ředitelem společnosti ITeuro, která se specializuje na informační řešení pro výrobní firmy a je Gold Channel Partnerem mezinárodní firmy Infor.