Hlavní strana -> Časopis IT Systems -> Rok 2025 -> IT řešení pro výrobní podniky II -> Jak předejít katastrofě při implementaci ERP systému
IT řešení pro výrobní podniky II , ERP systémy , Projektové řízení

Jak předejít katastrofě při implementaci ERP systému

František Kulvajt

Implementace nového ERP systému je šancí na digitální transformaci vaší firmy. Při výběru dodavatele a implementaci ERP systému však hrozí i riziko chyb s katastrofálními následky. Jak předejít nástrahám implementace? Klíčem k úspěchu jsou správná příprava a dodržování ověřených postupů a metod. Na základě praktických zkušeností doporučuji následující ověřené kroky pro úspěšné zavedení ERP systému a minimalizaci rizik tohoto projektu. Zjistěte, jak se vyhnout nástrahám a zajistit úspěšnou implementaci ERP systému.


Předpokladem úspěchu je pochopení základních aspektů implementace ERP systému:
  • Implementace ERP je proces výběru, pořízení a nasazení systému pro vaši organizaci. Zahrnuje také školení týmu všech vašich pracovníků a optimalizaci pracovních postupů a šanci na jejich přizpůsobení novému softwaru. Tento komplexní proces zajišťuje integraci dat a účinné využití systému pro dlouhodobý úspěch vaší organizace.
  • Správná implementace informačního systému vyžaduje od implementačního týmu hluboké porozumění nejen softwaru, ale i obchodním operacím a pracovním postupům vaší organizace. Vyladění těchto postupů může vést k nebývalému zvýšení efektivity vašich činností a růstu firmy.

Rizika implementace ERP

Implementace informačního systému může narazit na řadu nástrah, které ohrozí úspěch projektu a jsou příčinou, že projekt nedosáhne očekávaných výsledků. Mezi nejčastější chyby patří:
  1. Snažíte se omezovat čas nebo náklady: Implementace ERP vyžaduje značný čas a peníze. Soustřeďte se na dlouhodobé výnosy, nikoli jen na krátkodobé náklady.
  2. Neinovujete své procesy a pracovní postupy: Migrace na ERP je příležitost k přepracování procesů a vytvoření efektivnějších postupů.
  3. Nevěnujete dostatek času školení uživatelů: Zajistěte, aby koncoví uživatelé dobře rozuměli systému pomocí přehledného učebního plánu.
  4. Nevěnujete náležitou péči výběru vhodného řešení: Pečlivě zvažte, který ERP systém je pro vás nejvhodnější, a nechte si čas na důkladné hodnocení.
  5. Nemáte buy-in od vyššího managementu: Zajistěte si podporu klíčových rozhodovatelů, aby implementace proběhla hladce.
  6. Zanedbáváte plnou integraci procesů: Ujistěte se, že všechny relevantní části vašeho podnikání jsou integrovány do ERP systému, který se tak stane zdrojem přesných a hodnotných dat.

Implementace ERP systému v 10 krocích

Vypracování dobře promyšleného plánu implementace vašeho nového informačního systému je klíčové a bude se lišit podle typu organizace, velikosti a odvětví. Obecným základem pro jeho sestavení mohou být následující kroky, které vám pomohou klást správné otázky na dodavatele i uvnitř společnosti a vytvořit tak konkrétní plán vedoucí k úspěšnému růstu a plnění obchodních cílů vaší firmy.

1. Revize procesů je začátek

Při plánování implementace nového systému firmy často začínají výběrem požadovaných funkcí pro pokrytí současných procesů. Hlavním přínosem nového systému přitom nejsou nové technologie a výčet jejich funkcí, ale modernizace firemních procesů. Neimplementujete systém pro aktuální stav, ale pro budoucí stav, kde chcete být za několik let. A bez správné definice procesů nelze definovat rozsah projektu ani vybrat správnou platformu. 
Začněte proto komplexním a kritickým pohledem na vaše současné systémy a procesy. Tento krok by měl zahrnovat revizi vašich současných systémů a procesů, včetně řízení financí, výroby, zásob, nákupu, HR, marketingu, prodeje a vztahů se zákazníky (CRM). Hledejte oblasti, které je možné zlepšit, pojmenujte slabá místa, definujte budoucí potřeby, zaznamenejte příležitosti, které nový systém může vyřešit. 
„Je třeba přemýšlet o rozšíření procesů, přidání automatizace nebo nových funkcí, jako je mobilní přístup, umělá inteligence a Business Intelligence. Moderní a efektivní firemní procesy by proto měly být vždy jádrem vašeho plánu implementace.“ Zuzana Jásnka, Solution Architect společnosti Aricoma.

2. Definujte rozsah a cíle

Jasně definovaný rozsah a cíle projektu zajistí podporu a angažovanost všech zúčastněných stran a umožní měřit úspěšnost projektu. To zahrnuje určení, za jaké konkrétní úkoly a procesy bude ERP systém odpovídat, jaká data je třeba integrovat a jaké konkrétní obchodní cíle musí systém podporovat. Chcete-li definovat rozsah svého projektu, zvažte:
  • Které podnikové funkce a procesy bude ERP systém automatizovat?
  • Jaké jsou specifické požadavky na data systému, včetně migrace a integrace dat?
  • Jaké jsou klíčové ukazatele výkonu (KPI), které je třeba sledovat a vykazovat?
  • Kdo jsou zainteresované strany a jaké jsou jejich specifické potřeby a požadavky?

3. Bez projektového týmu to nepůjde

Naše dlouholeté zkušenosti s implementací ERP opakovaně potvrzují, že klíčovým faktorem úspěchu je interní implementační tým u zákazníka. I ten nejmodernější a nejlepší software je efektivní pouze tehdy, pokud je nasazen silným týmem. Nedostatek času, podpory nebo dovedností mezi členy týmu může vést k zpožděním, vyšším nákladům nebo neuspokojivým výsledkům.
Pro úspěch je nutné zapojit klíčové pracovníky, kteří důkladně znají obchodní procesy, efektivně spolupracují a mají respekt managementu. Ne jenom lidi, kteří zrovna mají čas, ale nemají potřebné znalosti. 
„Členové vašeho projektového týmu by se měli věnovat projektu na plný úvazek nebo co nejvíce hodin týdně. Klíčoví uživatelé pak minimálně 25 % svého času, aby jen nedoháněli projektové aktivity, ale mohli přinášet i přidanou hodnotu.“ Petr Dvořák, Project Management Office Manager společnosti Aricoma
 
Nezbytná je také silná podpora vedení společnosti. Při každé implementaci je třeba dělat rozhodnutí ohledně priorit a kompromisů. Bez pevného odhodlání vedení může i kvalifikovaný tým selhat.

4. Vyberte řešení, platformu a správného partnera

Důležitou fází při přechodu je výběr správného dodavatele, který bude vaším partnerem a průvodcem v implementaci. Nejprve si zvolte platformu informačního systému. Až následně hledejte dodavatele pro tuto platformu, ideální je mít v užším kole dva nebo tři dodavatele. Rozhodně nevybírejte partnera pouze podle nabídnuté ceny implementace a hodinové sazby. Soustřeďte se i na podstatnější faktory pro fungování vaší firmy a synergie v průběhu celého projektu. 
U výběru se zaměřte na business odbornosti a schopnosti partnera provést vás celým procesem implementace a případně i přechodu do cloudu. Dobré je znát jeho zkušenosti a reference. Podstatné jsou také jeho schopnosti optimalizovat výkonnost nového ERP a zkušenost se spoluprací více týmů. Ověřujte také jeho schopnosti pro další rozvoj vašeho systému a zkušenost s propojením moderních technologií jako AI, BI, IoT, nebo různých mobilních aplikací.

5. Stanovte realistický plán implementace

S tímto krokem vám už pomůže váš vybraný dodavatel. Plán implementace informačního systému musí vycházet z vašich požadavků, ale i reálné doby přípravy systému na spuštění. Měl by být vyhrazen čas na pilotní testování a přizpůsobení systému, integraci s jinými aplikacemi a datovými zdroji, implementaci infrastruktury, čištění dat, přijetí uživateli atd. Je hodně kroků, které je potřeba zohlednit, a právě zde dochází k rozhodnutím o prioritách a požadovaném termínu spuštění nového systému.

6. Definujte celkový rozsah implementace ERP

Na začátku projektu je důležité detailně stanovit celkový rozsah implementace nového informačního systému. Již na úvodních workshopech s vybraným dodavatelem se zaměřte na jednotlivé oblasti nového systému a důkladně zaznamenejte všechny požadavky. Součástí tohoto kroku je také určení, které oblasti a procesy budou do implementace zahrnuty a které nikoli. Výstupem by měl být přehledný procesní strom, základní návrh architektury systému včetně integrací a migrovaných oblastí a také seznam business požadavků.

7. Získejte konkrétní návrh řešení vašich představ

V této části projektu je potřeba najít konkrétní způsob řešení požadavků a podpory klíčových business procesů identifikovaných v předchozím kroku. Doporučuje se rovněž připravit návrh integrací a definici struktur pro migraci dat do informačního systému.
Aby bylo dosaženo maximálního souladu s očekáváním budoucích uživatelů, je vhodné již v této fázi přizpůsobovat uživatelská rozhraní, pracovat s testovacími daty a upravovat standardní procesní schémata systému. Výsledkem by měla být přehledně zpracovaná školicí, testovací, migrační a integrační strategie včetně projektového harmonogramu.

8. Konfigurujte a testujte

Tato část projektu přináší konkrétní řešení realizace navržených potřebných úprav systému včetně přípravy integračních rozhraní. Současně by mělo probíhat důkladné testování informačního systému a pilotní ověřování klíčových business procesů. Výstupem by měl být předtestovaný informační systém se vzorovými daty, připravený pro školení zaměstnanců a další kroky implementace.

9. Školte a plně implementujte nový ERP systém

V závěrečné části projektu dochází k nasazení a spuštění ostrého provozu systému. Je potřeba provést finální nastavení, zajistit školení klíčových uživatelů a administrátorů a ověřit připravenost systému k plnému provozu.
Školení by mělo probíhat po skupinách v několika etapách. Po jeho dokončení je vhodné otestovat celý systém v rámci ověřovacího provozu. Na základě testovacích migrací je následně možné připravit podklady pro sestavení detailního plánu přechodu do ostrého provozu (CutOver), který zajistí plynulý start produkčního prostředí.

10. Následný rozvoj po spuštění

Implementace ERP systému je pouze začátek. Skutečná hodnota přichází s následným rozvojem a optimalizací systému. Spolupráce s dobrým partnerem je klíčová pro dosažení maximálního potenciálu vašeho ERP řešení.
Spolehlivý partner vám pomůže integrovat další aplikace pro automatizaci procesů, jako jsou CRM systémy, analytické nástroje nebo e-commerce platformy. Navíc vám může poskytnout podporu při implementaci nových funkcí a technologií, které zlepší efektivitu a produktivitu vašeho podniku. Spolupráce s odborníky zajistí, že váš ERP systém bude neustále aktualizován a optimalizován, což vám umožní držet krok s technologickými inovacemi a měnícími se potřebami trhu.

Implementace nového světa do vaší firmy

Proces realizace velkého projektu, jako je implementace systému ERP, je extrémně náročný. I když existuje řada úskalí a nezdarů, které mohou způsobit, že váš projekt narazí na překážky, osvědčené postupy by vám měly poskytnout pevný základ, na kterém můžete postavit novou éru pro růst vaší společnosti.
 
Ujistěte se, že jste připraveni vypořádat se s každou výzvou, pokud jde o nový informační systém a migraci dat vaší společnosti během implementace. Se zbytkem vám pomůže spolehlivý a dobře vybraný dodavatel, který bude vaším partnerem a průvodcem v implementaci informačního systému.
 
František Kulvajt
Autor článku je Sales Director Aricoma Enterprise Applications.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Doba si žádá víc než jen efektivitu, žádá předvídavost

Přelom starého a nového roku je obdobím, kdy se v IT Systems ještě více zahledíme do budoucnosti a ve spolupráci s předními experty na podnikové IT mapujeme aktuální trendy a předpokládaný vývoj v dalších letech. Proto je významnou součástí aktuálního vydání příloha Trendy ICT. Články zaměřené na očekávaný vývoj v roce 2026 ovšem najdete napříč celým vydáním.