Společnost ELFETEX, spol. s r.o., byla založena v roce 1991. Od svého založení se orientuje na uspokojování potřeb svých zákazníků, kterých na začátku roku 2006 obsluhovala více než šest tisíc. Právě díky svým službám nabízí ELFETEX zákazníkům velké konkurenční výhody. Společnost má 14 prodejních míst, 150 spolupracovníků a roční obrat se blíží jedné miliardě korun. Na skladě má trvale více než dvacet pět tisíc položek a další milion jich je možné ve velice krátké době objednat. ELFETEX je od roku 1998 součástí nadnárodního koncernu WÜRTH. Cílem společnosti je stát se druhým největším velkoobchodem elektroinstalačním materiálem na trhu.





Sídlo společnosti ELFETEX v Plzni

Informační systém jako rizikový faktor
ELFETEX používal od roku 1993 software rakouské společnosti pod operačním systémem DOS. Dodavatel i systém v té době vyhovovali požadavkům ELFETEXu. Po fúzi se společností FEGA Bohemia v roce 1998 však přibyly další dvě filiálky a rapidně tak narostl objem dat pro přenos i správu. V souvislosti s rozšiřováním se projevily nedostatky stávajícího systému. Jako nevyhovující byly identifikovány jak neinformovanost o zásobách mezi filiálkami, tak i ruční účtování faktur po příjmu zboží. Omezením byla i skutečnost, že nebyla podpora elektronického obchodování ani přechodu na rok 2000 (problém Y2K), podobně jako neexistence verze pro MS Windows.
V roce 1998 provedl nový vlastník – koncern WÜRTH – analýzu rizik a audit ELFETEXu. Současný systém byl označen jako kritický prvek a z tohoto důvodu byl doporučen nákup nového informačního systému.


Sestava pro cenovou poptávku, která se vytváří ke každé zakázce

Krátkodobá i dlouhodobá hlediska
Management pečlivě zvážil krátkodobá i dlouhodobá hlediska a vznikla následující množina požadavků na IT podporu obchodních procesů firmy:

• on-line propojit filiálky a centrálu, zajistit informovanost o skladových zásobách v reálném čase a poskytovat tak co nejlepší služby zákazníkům,
• mít k dispozici informační systém, který podporuje elektronické obchodování,
• mít možnost importů dat do systému a exportů pro případné další systémy,
• přejít bez problémů na rok 2000,
• implementovat informační systém, který již má nebo v blízké budoucnosti dokončí verzi pro MS Windows,
• provozovat systém, který bude mít profesionální podporu a zázemí u výrobce,
• mít nástroj, který bude otevřený a bude dále podporovat a přizpůsobovat se plánovanému růstu.

Český, nebo opět zahraniční?
Na začátku roku 1999 začal oficiálně výběr nového informačního systému. Bylo osloveno pět dodavatelů, z toho tři zahraniční a dva domácí. Cenová hladina zahraničních informačních systémů však byla buď vyšší, než byla představa ELFETEXu, nebo tito dodavatelé nebyli schopni reagovat na změny legislativy v ČR. Ze dvou českých informačních systémů zvítězil Informační systém K2 zejména díky garanci dostatečného zázemí ze strany výrobce a velice dobrému poměru ceny a výkonu.

Společná cesta a soužití
IS K2 byl spuštěn do ostrého provozu v září 1999 na operačním systému MS DOS vzhledem k požadavku, aby uživatelé pocítili jen minimální rozdíl oproti dosud používanému systému. Na operační systém Windows se přecházelo postupně v dalším roce. V roce 2001, kdy proběhla akvizice další společnosti s pěti prodejními místy, byl rozvoj firmy velice dynamický. ELFETEX se v tomto období růstu zaměřil především na produktivitu a efektivitu práce. S tím souvisela změna pracovních postupů, procesů a odpovědnosti pracovníků. To vyvolalo potřebu přizpůsobit IS K2 tomuto vývoji. Proto postupně vzniklo pět nových modulů, které přesně kopírovaly definované hlavní procesy. V roce 2001 byl spuštěn internetový obchod. V roce 2004 byl uveden do provozu automatický objednávací systém a tzv. nabídkový katalog, který zaručoval pohodlnou a efektivní práci s více než milionem nabídkových položek.

Propojil, přizpůsobil se a dále pomáhá
Ing. Petr Maule, finanční ředitel ELFETEXu, k přínosům IS K2 říká: „Víme určitě, že jsme byli prvním velkoobchodem na verzi pro Windows. Víme také, že jsme po určité období byli společností s největším růstem a s největšími požadavky na rozšiřování IS K2 a jeho úpravy, a musím říct, že tento náš růst byl a je ze strany IS K2 podporován a kopíruje naše potřeby a požadavky.“
Přínosy IS K2 pro ELFETEX shrnuje do následujících bodů – podařilo se:

• v IS K2 propojit všechna prodejní místa a postupně připojovat další,
• zjednodušit – díky koncepci prvotních dokladů – práci a zefektivnit vkládání dokladů a zadávání dat,
• získat nástroj, který podporuje růst firmy,
• radikálně zvýšit produktivitu práce,
• v rámci IS K2 spustit internetový obchod s napojením přímo na skladové karty.

Vize dalšího rozvoje
Ing. Maule dále hodnotí dodavatele i IS K2 takto: „V posledních dvou letech se nakumulovaly požadavky na rozšíření IS K2. Proto jsme se rozhodli zaměstnat vlastního programátora. Ten je po důkladném zaškolení schopen řešit naše požadavky a my tak máme částečně zajištěn servis IS K2 vlastními silami. Ten tak potvrzuje svoji otevřenost a možnost úprav na míru. Přestože v určitém období nebyly reakce výrobce podle našich představ, při komplexním hodnocení IS K2 konstatujeme, že splňuje naše očekávání a je schopen se přizpůsobit našim potřebám. Dokazuje to i jeho dnešní stav, kdy je přizpůsoben nastavené organizaci práce a podporuje naše procesy.“
Dále plánuje ELFETEX dokončení implementace čteček čárového kódu na všechny filiálky, zprovoznění vyhodnocovacího modulu na dodavatelské smlouvy, zavedení intranetu, ale i implementaci CRM řešení a většího využívání a rozvoje marketingových nástrojů v IS K2.




Hlavní specifika očima implementátora
Společnost ELFETEX klade velký důraz na hladký průběh zakázky a jasně nastavené, informačním systémem podporované, pracovní náplně každého zaměstnance. Proto v ELFETEXu vzniklo přepracováním na míru de facto pět nových modulů v oblasti obchodních agend. Ty podporují nastavené procesy a umožňují plnit odpovědným pracovníkům jejich pracovní úkoly a rychle vyřizovat požadavky zákazníků.


Kontakt:
K2 atmitec s.r.o.
Fügnerova 646/11, 702 00 Ostrava – Přívoz
tel.: +420 595 135 111
fax: +420 596 134 567
K2atmitec@K2atmitec.cz
www.K2atmitec.cz