Specifikum výrobního podniku tkví především v tom, že jeho procesy zahrnují v podstatě všechny hlavní obory podnikání: výrobu, obchod a většinou i služby. Využije proto prakticky veškeré funkce, které ERP systém nabízí: od ekonomiky a personalistiky přes CRM, marketing, projekty a manažerské výstupy až po sklady, servis a logistiku. Zkušení konzultanti vám řeknou, že pokud se implementuje výrobní podnik, ekonomika a mzdy jako by neexistovaly, hlavní pozornost si vyžádají úplně jiné agendy. Je to tím, že každá výroba je svým způsobem jedinečná. Jinak se plánuje, eviduje a řídí zakázková výroba a jinak sériová produkce. Každý obor je navíc specifický a stejný ERP systém si jinak přizpůsobí výrobce plastových oken a jinak potravinářská firma. Specifická je také každá organizace, její zavedené postupy a procesy. Ještě před implementací je třeba si tato specifika označit a rozhodnout se, jestli zvolené postupy zavedením nového softwaru podpoříme, nebo jestli implementaci naopak nevyužijeme k hlubším procesním změnám.

Před projektem

Implementační projekt je proto třeba promyslet do detailu. Ne náhodou projektové metodiky začínají již předprojektovou fází, kdy je potřeba se rozhodnout, jestli projekt vůbec realizovat, s jakými zdroji (pracovníky a finančními prostředky) můžeme počítat a jestli je splnění cíle úměrné vynaložení těchto prostředků. Tato fáze probíhá interně v podniku a jejím výstupem je v ideálním případě krátká studie, která shrnuje cíle projektu, stručnou analýzu současného stavu, předpokládaný časový harmonogram, finanční rozvahu a výsledné doporučení, zda projekt realizovat. U výrobních podniků dnes už otázka zpravidla nestojí tak, jestli vůbec implementovat ERP systém, ale kdy a za jakých okolností. Pro konkurenceschopnost podniků je nutná automatizace procesů, a sofistikovaný ERP systém je její podmínkou.

Dodavatel řešení zpravidla vstupuje do hry až po této fázi, během které si management firmy také zvolí projektový tým a jejího vedoucího. Je důležité dopředu určit, jaké pravomoci šéf projektu má. Konečné slovo má totiž vždy nakonec ředitel nebo majitel firmy, kterému se projektový manažer zodpovídá.

Než začneme s implementací

Když přeskočíme výběr dodavatele, který vystačí na samostatný článek, dostaneme se na začátek spolupráce. Zde je potřeba znovu zdůraznit, že ve výrobním podniku je třeba předem pečlivě zvolit projektový tým a funkce v něm. Tento tým musí mít důvěru investora, který také musí počítat s tím, že členové týmu prací na projektu stráví určitý čas, který nebudou moci věnovat své běžné činnosti. Podcenit tuto skutečnost je velká chyba. „V praxi jsme se potkali s několika nevhodnými obsazeními místa projektového manažera,“ popisuje Petr Klapka, ředitel Vision Praha. „Vedlo to vzhledem k jejich časovému vytížení na jiných důležitých činnostech firmy ke ztrátě soustředění na cíl nebo k rozhodování na základě nepřesných informací.“

Tak jsme se dostali k dalšímu důležitému předpokladu pro úspěch, a tím je motivace. Především členové týmu musejí být přesvědčeni o tom, že jim změny přinesou užitek a že i přes dočasné nepohodlí na využití ERP systému vydělá celá firma. Obrovskou výhodou je, když své nadšení dokáže takový „srdcař“ šířit i mezi ostatní zaměstnance. Lidé obecně nemají rádi změny a u nového softwaru to platí snad dvojnásob. Nedostatečná podpora managementu může vést k velkým potížím a ohrožení úspěchu projektu. Pokud ale lidé věří v pozitivní změnu a postoj podpoří i přirozená autorita, jsou všechny případné potíže mnohem snadněji řešitelné.

Změny v analýze jen po důkladném zvážení

Kdo čte pohádky, určitě ví, že pro prince, který má vysvobodit princeznu, jsou větší výzvy než setnutí několika hlav líté saně. Úkol, který jim činí největší problémy, zní: Jdi stále rovně stejnou cestou, nezastavuj se, s nikým nemluv a nikdy se neotáčej.

Nejpřímější cestou, ze které by neměl v ideálním případě uhnout, je pro projektový tým dokument zvaný předimplementační analýza. Tento text vypracovává dodavatel ve spolupráci se zákazníkem. Měl by popisovat výchozí stav, očekávané cíle a postup, jak jich dosáhnout, včetně časového harmonogramu.

Analýza pojmenovává i možná rizika a pohádková analogie nám poslouží i k jejich specifikaci. Můžeme si rovnou pojmenovat ta, která se u všech projektů opakují: nedodržování termínů (nezastavíš se), navyšování požadavků (jdi stále rovně), naslouchání kverulantům (s nikým nemluv) a časté změny (neotáčej se).

Nejsme ale v pohádce, a tak často nastanou okolnosti, které vás přinutí některé postupy nebo požadavky přehodnotit, protože se v čase ukážou jako nevhodné nebo neaktuální. V takovou chvíli je ale nutné si změny odsouhlasit v týmu i s veškerými možnými riziky, které z nich vyplývají. „Nezabývejte se během implementace maličkostmi a raději mějte na paměti cíle celého projektu,“ radí Petr Klapka. „Mnohokrát se ukázalo, že je lepší počkat půl roku, než se začne uvažovat o dalších případných úpravách. Za tu dobu se uživatelé naučí s novým informačním systémem pracovat a pochopí jeho logiku. Pak teprve mohou navrhnout změny, které budou skutečně efektivní,“ dodává.

Specializovaný software

Jednou z výhod použití ERP systému ve výrobní firmě je využití jednoho softwaru pro všechny procesy. Je to královská disciplína, integrovat veškeré funkce tak, aby nejen koexistovaly, ale aby je systém dokázal také vyhodnocovat, na základě dat spouštět automatizované činnosti, upozorňovat na nepravidelnosti. U otevřeného systému, jako je Vision ERP, si navíc šikovný správce systému dokáže některé funkce upravit nebo i vytvořit sám. Ambicí ERP systému je pokrýt veškeré procesy. Jak doba postupuje, ukazuje se ale, že někdy je výhodnější napojit již „hotový“ software, který řeší specifickou oblast, a posílá svá data do ERP systému. Ten je pak vyhodnocuje a propisuje do potřebných agend. Je výhodné případné napojení těchto softwarů řešit již při implementaci, případně při ní myslet na jejich možné využití v budoucnu.

Některé výrobní stroje jsou tak pokročilé, že samy zaznamenávají data z výroby. Napojení jejich softwaru na ERP systém přináší přidanou hodnotu v možnosti tato data analyzovat stejně jako informace z výrobních terminálů. Přínosem je pak online přehled o stavu (i rozpracovaných) zakázek, výkonnosti strojů i pracovníků, kterým se mohou výkony automaticky započítávat do mezd. Všechny tyto možnosti a varianty je třeba zvážit již při přípravě projektu tak, aby se možnosti ERP systému využily na maximum.

Spěch je špatný rádce

Stane se, že je při implementaci potřeba postupovat rychle. Přijde-li klient v září s tím, že od Nového roku chce spustit celý systém, a nemá ještě ani analýzu, konzultanti spolehlivě zbystří pozornost. Zákazník má občas představu, že předimplementační analýzu není třeba dělat, protože „všechno je jasné“ a jeho výroba „není nijak specifická“. Další možnost urychlení projektu vidí zpravidla ve zkrácení fáze pilotního provozu nebo urychlení zaškolování uživatelů. Všechny tyto cesty vedou téměř určitě do pekel. Mnohokrát se už ukázalo, že analýza je žádoucí i u těch zdánlivě nejjednodušších implementací. Bez ní zákazník kupuje zajíce v pytli a dodavatel ERP je v nebezpečí, že opakovaně uslyší věty: „Já jsem si myslel, že je to jasné.“, „To tam přece mají všichni.“ nebo „To je přece samozřejmost.“.

Pilotní provoz říkáme fázi, kdy je potřeba ověřit všechna realizovaná nastavení a přizpůsobení v praxi. Tato fáze je nutná a zároveň přináší nejvíce rizik. Jednotlivé úlohy se spouštějí naostro se skutečnými daty, skutečným okolním světem a skutečnými uživateli. V „laboratorních podmínkách“ softwarové firmy toto nelze nikdy nasimulovat. Během pilotního provozu je třeba „vychytat“ případné nedokonalosti a realizační tým je v této fázi vystaven největšímu tlaku. Je nezbytné zajistit dobrou součinnost uživatelů a počítat s tím, že první krůčky s novým systémem budou pracné.

Ve zkratce

Postup implementace ERP systému ve výrobním podniku se v principu neliší od implementací u firem zaměřených na obchod nebo služby. Jde však zpravidla o větší a složitější projekt, kde je potřeba věnovat o to větší pozornost provázanosti jednotlivých agend a případnému napojení na specializované softwary. Vzhledem k náročnosti projektu je nezbytné dodržovat předem domluvené postupy a před schválením případné změny vzít v úvahu možný vliv na cenu a termín dokončení. Pozitivní zpráva je ta, že úspěšná implementace ERP systému se rychleji než jinde projeví na zvýšení efektivity výroby i ostatních procesů a výrazném snížení chyb vlivem lidského faktoru. Management získá relevantní výstupy pro své rozhodování a perfektní přehled o všech zakázkách, což v důsledku přinese i spokojenější zákazníky.

MgA. Petra Batók Autorka článku je manažerka marketingu společnosti VISION PRAHA, s. r. o.