Úkolem vodárenských společností je zásobovat pitnou či užitkovou vodou obyvatelstvo, průmysl, zemědělství a všechny další spotřebitele v určité oblasti. Vodu však nestačí pouze dodávat, je nutné ji také odvádět a odpadní vody vypouštěné do veřejné kanalizace čistit. Navíc je třeba postarat se o údržbu a opravy všech souvisejících zařízení. A konečně, úkolem vodárenské společnosti je také ochrana vodních zdrojů.

Skutečnost, že se neobejdou bez pomoci IT, si vodárenské společnosti uvědomovaly už v devadesátých letech minulého století. Nicméně v té době se zpravidla ještě nikomu ani nesnilo o informačních systémech v dnešním slova smyslu. Systémy byly, jak také tehdy jinak, v dosovské verzi. Hlavní nedostatek tohoto řešení spočíval v tom, že data byla sehrávána vždy pouze na konci každého měsíce, takže v období mezi těmito aktualizacemi nebylo možné pracovat s kompletními, aktuálními informacemi, což představuje právě v oblasti utilit velký problém. Po roce 2000 začaly tedy české společnosti z tohoto odvětví postupně přecházet na současný typ informačních systémů.

Dnes zde systémy pokrývají zejména veškerou ekonomicko-obchodní agendu, často však vyjma fakturace vodného a stočného, kterou řeší specializovaný software. Oba systémy jsou však v tom případě velmi úzce propojeny, takže umožňují například vedení společného salda, přenos účetních operací či zpracování bankovních výpisů. Informační systémy pak poskytují funkcionality, které by se daly vystihnout výrazem komplexní ERP. To znamená, že systém kromě běžných ekonomických a HR agend podporuje i další procesy, například nákup služeb, řízení dopravy, správu smluv, evidenci docházky či evidenci zadávacích řízení vypsaných zadavatelem a podobně.

Koho potrubí využíváš, toho píseň zpívej

Nejen tato symbióza dvou softwarů, ale i celková podoba ERP pro vodovody a kanalizace je dána specifickými požadavky této branže. ERP systém zde totiž kromě jiného musí být zpravidla zaměřen na sledování zakázek. To znamená, že u každé jednotlivé akce je nutné sledovat například personalistiku, mzdy, dopravu, náklady a výnosy, … To proto, že infrastruktura často není vlastnictvím podniku, ale bývá pronajata od města, a městu je tedy také třeba „skládat účty“ z jejího využívání. Je (nejen) proto nutné, aby bylo vždy zcela transparentní, jak se při které zakázce hospodařilo.

Mezi typická specifika utilit patří i velmi vysoké požadavky na řešení personalistiky a mezd. To se vlastně týká všech firem s 24hodinovým provozem. Například docházku je nutné zpracovat opravdu velice rychle, aby bylo jasné, kolik lidí na určité zakázce pracovalo.

Důležité je také IT řešení pro související dopravu. Firemní vozidla jsou často sledována systémem GPS. Z výstupů se pak vytváří deník jízd, který se zpětně využívá v informačním systému, například pro potřeby controllingu. ERP systém pokrývá nejen veškerou agendu v oblasti dopravy, ale i mechanizace včetně údržby dopravních prostředků. Poskytuje evidenci jízd a jeho prostřednictvím je také možné sledovat spotřebu pohonných hmot, což je v této oblasti podnikání nadmíru potřebné. Systém kromě toho umožňuje externí i vnitropodnikovou fakturaci na základě ocenění výkonů, výpočet silniční daně či zpracování výpisů CCS.

Když to někde praskne

Velmi zajímavým oříškem pro tvůrce informačního systému pro vodovody a kanalizace je hlášení havárií. To může probíhat například v call centru s nepřetržitým provozem. Pracovník, který přijme hlášení o havárii, jej pak, pomocí speciální aplikace, předá na dispečink, kde poté zjišťují podrobnosti. Po prošetření situace jde hlášení zpět na call centrum, jehož pracovníci pak mohou už informovat zákazníky, kteří stejnou havárii ohlásí později, o krocích, které se podnikají k nápravě. V případě havárie velkého rozsahu bývá použita také hlasová smyčka s nahranými informacemi o aktuální situaci. Veškeré informace se v informačním systému v krátkých intervalech obnovují.

To vše svědčí o tom, že pro správné fungování systému je nutné, aby všechny jeho části byly vzájemně propojeny. Například call centrum by mělo být propojeno s modulem, který zpracovává zakázky. To je to nutné proto, že všichni, kdo mají s likvidací takové havárie něco společného, pracují už pod číslem konkrétní zakázky. Návaznost však není potřeba pouze v rámci jednotlivých modulů ERP systému. Ve firmě tohoto typu je samozřejmě nutná i návaznost na další systémy. Jako příklad může sloužit třeba havarijní management nebo kontakt se zákazníky.

Systém pro technika i meteorologa

Pokud se v kterékoli společnosti zavádí centrální informační systém, nejsou pochopitelně zaměstnanci nadšeni. Už jen z prostého důvodu, že se budou muset naučit něco nového. Časem si však mnozí uvědomí, že systém je tady pro ně a že, jakmile se s ním naučí pracovat, představuje pro ně skutečně nezanedbatelnou úsporu práce i času. V některých společnostech jsme dokonce zaznamenali posun vnímání natolik, že ten, kdo neměl přístup k systému, byl chápán jako člověk, s nímž se do budoucna nepočítá.

Podívejme se tedy na to, kdo patří ve vodárenské společnosti mezi hlavní uživatele informačního systému. Především jsou to pochopitelně pracovníci operativního útvaru finančního ředitele, útvaru plánování, cen a controllingu a pracovníci útvaru financí. Také pro útvar nákupu a logistiky a pro personální útvar je ERP bez nadsázky životně důležitým nástrojem. To vše je prakticky stejné jako ve firmě kteréhokoli zaměření. V oblasti utilit však informační systém naléhavě potřebují i pracovníci provozů, centrální údržba a doprava. V této branži se navíc vyskytují například pracoviště, jako je útvar metrologie, centrální dispečink, útvar stokové sítě, útvar vodovodní sítě a také IT. Jen z tohoto prostého přehledu je jasné, že ERP pro vodovody a kanalizace musí být opravdu velmi specializovaný a mnohostranný, jinak by všem těmto lidem v jejich práci určitě pomoci nedokázal.

Od zakázky po fakturu

Kromě výše zmíněného by měl informační systém pro utility řešit i mnohou další agendu. Velmi důležitou oblastí jsou pro každý typ služeb například smlouvy. Informační systém proto musí zahrnovat veškerou agendu správy smluvních vztahů s dodavateli a odběrateli ostatních služeb.

Ani výběrová, či jinak řečeno zadávací řízení se dnes bez systému neobejdou. Zajišťuje pro ně například evidenci informací o účastnících či vyhodnocování vítěze řízení dle zadaných kritérií. Systém však dokáže obvykle také načítat zdroje napříč celým podnikem pro účely fakturace a podporuje objednávání externích i interních služeb.

Aby byl výčet toho, co by systém pro vodovody a kanalizace měl umět, aby byl pro lidi okolo vody opravdovým pomocníkem, nesmíme vynechat nástroj zvaný workflow. Tato užitečná pomůcka ovšem není specialitou této oblasti podnikání. Nicméně stejně tak zde jako v každé jiné firmě dokáže neuvěřitelným způsobem šetřit „člověkohodiny“ a současně zajistit, aby se na žádný důležitý doklad či úkol nezapomnělo, aby něco nezůstalo někde „ležet“. Prostě worklow dokáže úspěšně eliminovat často tak zhoubný „lidský faktor“.

Voda z kohoutku nám tedy teče, odpady odtékají a jsme-li běžní obyvatelé této země, nemáme vlastně žádný důvod si uvědomovat, že za tím vším stojí specializovaný informační systém. Nicméně můžete mi věřit: bez dokonalého zpracování nejrůznějších dat nám voda prostě nepoteče.