Základy ovládání

Ovládání programu KS mzdy je poměrně snadné, i když po prvním spuštění se nemusí oproti některým konkurenčním programům jevit uspořádání menu jako nejpřehlednější. Po krátké době si však uživatel určitě zvykne a program si navíc přizpůsobí obvyklým nebo oblíbeným postupům pro co nejrychlejší práci. Menu programu je totiž uživatelsky nastavitelné, stejně tak lze změnit barvy či jiné ergonomické parametry. Za velmi vhodné považuji také zobrazení každého formuláře pod třemi záložkami – pohled, editace a sestava.

Naopak nepříjemně mě překvapil systém nápovědy. K dispozici je sice kontextová nápověda i soubor hlavních témat nápovědy, k jejímu spouštění však dochází vně programu v textovém procesoru bez vzájemného propojení kapitol prostřednictvím hypertextových odkazů. Některé části nápovědy jsou k dispozici pouze uživatelům připojeným k internetu.

Technologie

Systém používá standardní architekturu klient/server, která se ale nespecializuje pouze na jednu databázovou platformu. Systém lze tak provozovat například nad databázemi MS SQL, Informix, Oracle, Sybase, DB2, PostgreSQL a jinými, lze jej integrovat do rozsáhlých podnikových informačních systémů.
Definovaným uživatelům systému lze přiřadit přístupová práva, a to jak směrem k různým zaměstnancům či střediskům, tak i směrem k jednotlivým položkám menu. Následně lze v programu velmi jednoduše dohledat, kdo daná data pořídil či změnil.

Mzdy a personalistika

Páteří celého systému jsou dvě hlavní části, a to Mzdy a personalistika a Personální informační systém.
První modul, Mzdy a personalistika, umožňuje především výpočet a zpracování mezd a platů zaměstnanců či společníků. U každého zaměstnance či uchazeče o práci je možno sledovat velké množství dat, které je pak možno dále využít i v rámci personálního informačního systému, například pro zvážení možnosti přeřazení na vhodnější práci, jeho hodnocení apod.
Výpočet mezd proběhne velmi snadno po zadání nezbytných údajů. Samozřejmostí je možnost zadávat výpočet jakéhokoliv druhu mzdy (například časové, úkolové s ručním zadáváním dat či prostřednictvím číselníku finančně ohodnocených činností, podílové mzdy a jiných). Lze sjednat různé druhy pracovních poměrů i pro jednoho zaměstnance. U časové mzdy je pak možné přímé propojení na vlastní docházkový systém. Po zadání způsobu výpočtu různých příplatků a dalších odměn či podílů na zisku, absencí a dovolených a případném dopočtu časového fondu zaměstnance je vypočítána mzda a stanoveny veškeré srážky typu zákonného pojištění, zálohy na daň z příjmů ze závislé činnosti, spoření či penzijního připojištění. Hromadně jsou pak sestaveny příkazy k úhradě příslušným institucím či vytvořeny poštovní poukázky.

Automaticky je pak možno vyplnit všechny tiskopisy, jejichž podoba odpovídá předepsaným úředním vzorům. Tiskové sestavy jsou rozděleny do přehledných skupin, jako jsou například personální evidenční sestavy, mzdové sestavy, odvody (jde o tiskopisy a sestavy pro zdravotní pojišťovny, správy sociálního zabezpečení, záležitosti týkající se záloh na daň z příjmů ze závislé činnosti a zúčtovaní daně) a roční statistiky (potvrzení pro úřady práce, správu zabezpečení, evidenční listy důchodového pojištění). Tiskovou sestavu lze před tiskem ještě uspořádat dle vlastních představ. Vybrané tiskopisy jako ELDP lze podat elektronicky prostřednictvím portálu veřejné správy. V případě potřeby úpravy sestavy či vytvoření sestav vlastních lze využít jednoho ze dvou generátorů sestav, možný je i export do prakticky jakéhokoliv obvyklého formátu. Společnosti s matkou či dcerou v jiném státě či zaměstnávající cizí státní příslušníky mohou využít za použití slovníků snadného převodu sestav do jiných jazyků.
Firma KS program navíc jako bonus v rámci modulu umožňuje také vystavení cestovních příkazů a evidenci vyúčtování pracovních cest stejně jako evidenci stravenek nabízeným zaměstnancům. V rámci modulu lze také na určité období plánovat mzdové prostředky a přehledně srovnávat skutečnost s tímto plánem.
Zpracování mezd a souvisejících agend tedy program KS mzdy zvládá bezchybně, někdy ovšem poněkud komplikovaněji.

Personální informační systém

Více předností proti konkurenčním programům spatřuji v systému získávání a zpracování informací o současných i potenciálních zaměstnancích, což se děje v rámci druhého modulu – Personálního informačního systému. Základem modulu Personální informační systém v každé verzi je popis pracovních míst. Každé místo je popsáno řadou parametrů – jedná se jak o požadavky na uchazeče, ať už jde o kvalifikaci, praxi, osobní vlastnosti, schopnosti či zdravotní stav, tak o informace o metodách práce, úkolech, vazbách na jiné pracovníky či místa apod. Na modul dále navazuje systemizace pracovních míst. Tento nástroj jako grafická nadstavba pomáhá vytvořit organizační strukturu pracovních míst příslušné organizace, a to variantně k různým datům (historie či plánované stavy). Takovýchto návrhů lze v případě potřeby vytvořit libovolné množství.
Zvolená stromová struktura poskytuje uživateli s příslušnými právy přehled o volných místech či přílišném počtu pracovníků na dané pozici. Na volné místo lze jednoduše vyhledat vhodné adepty mezi stávajícími zaměstnanci či uchazeči, popřípadě zobrazit uchazeče, kteří nemají splněnu pouze některou z podmínek. V personálním systému lze přímo připravit výběrové řízení. Jde jednak o přípravu pozvánek interních i externích uchazečů na přijímací pohovor, zavedení osobních dat do evidence apod., výběrová komise může i přímo v systému připravit testy. Dle stanovených vah jednotlivých částí testu či pohovoru dojde k vyhodnocení a sestavení pořadí jednotlivých uchazečů. V případě, že dojde k uzavření pracovního poměru, jsou všechna data o uchazeči automaticky převedena do zaměstnaneckých údajů. V záplavě různých údajů překvapí snadný způsob řazení či filtrování údajů, navíc systém při vyhledávání často rozpozná, v jakém sloupci má být údaj vyhledáván.

Zde bych mohl pokračovat popisem dalších částí personálního systému, jako je evidence sociálních výhod organizace, evidence zdravotních prohlídek a dalších záležitostí souvisejících s ochranou zdraví, evidence pracovních pomůcek či jiných. Za konkurenční výhodu programu ve své nejsilnější verzi však považuji především velmi propracovaný modul řízení a plánování kariéry. Zde lze například vytvořit kariérové stromy, vyhledat budoucí možné následovníky na příslušné pracovní místo či vyhledat a naplánovat potřebná či vhodná školení pro každého zaměstnance. Po absolvování školení je možno provést zhodnocení jejich kvality. Propracován je i systém hodnocení zaměstnanců. Kromě individuálního hodnocení zaměstnanců lze provést i celkové zhodnocení organizačních jednotek. Není bez zajímavosti, že firma do programu chystá zakomponovat metodu komplexního hodnocení 360 stupňů – zpětná vazba. Ti, kteří se s ní již v praxi seznámili, ví, že jde o relativně objektivní nástroj, který umožňuje zjistit úroveň jednotlivých schopností či kompetencí u měřené osoby a odhalit silné a slabé stránky.

Verze a nadstavby

Zjednodušená verze Easy je vhodná pro malé a střední společnosti. Vychází z komplexní verze Profi, je však pouze jednouživatelská a umožňuje zpracování mezd pro maximálně padesát zaměstnanců, malé organizace s maximálně deseti zaměstnanci bez vysokých nároků by mohla využít i bezplatnou verzi KS Mzdy Start. Verze KS mzdy v základním provedení stojí přibližně dvacet tisíc korun, verze Plus čtyřicet tisíc korun a verze Profi začíná na 48 tisících korunách (bez přikoupených modulů pro plánování kariéry, sociálního programu, vedení seznamu uchazečů a plánování mzdových prostředků). Seznamy obsažených modulů, které jsou součástí každé z verzí, jsou uvedeny v tabulce.
Nejobsáhlejší verze Profi není omezena počtem zaměstnanců ani zpracovávaných organizací. Navíc je možno u této verze pružně využít řady výhod při nasazení v podnikovém intranetu, například pro přímé zadávání změn údajů pro personální oddělení, možnost sledování stupně provedení zadané práce či výkonu vybraným zaměstnancem či oddělením aj. a při dokoupení KS portál lze využít běžného internetového prohlížeče pro provádění řady akcí, například pořizování docházky na vzdálených pracovištích či vyhodnocování úspěšnosti vzdělávacích akcí.

Pokud by management zjistil, že pro svá rozhodnutí potřebuje ještě další informace, které nejsou v PIS evidovány, může zakoupit manažerskou nadstavbu Data manager. Jejím prostřednictvím lze data z uvedeného programu doplnit o další potřebné údaje z jiných částí informačního systému podniku a generovat tak pro potřeby managementu přehledné ukazatele či grafy.