Je docela příznačné nazývat celý proces rourou nebo potrubím. Z jedné strany sypete do pipeline nové obchodní příležitosti a z druhé strany vypadávají nové obchody – objednávky, dohodnuté kontrakty, nové zakázky… Ne všechny obchodní příležitosti dovedete do úspěšného konce, buď neuspokojíte zákazníka produktem nebo službou, cenou a dalšími podmínkami, nebo se sami rozhodnete příležitost zahodit třeba kvůli nedostatečné produkční kapacitě.

Obchodní příležitosti pod kontrolou

Systematická evidence obchodních příležitostí zásadně zlepšuje vyhlídky na realizaci obchodu, dává totiž přehled o jednotlivém obchodním případu i o celkové perspektivě rozjednaného prodeje. Nastavení prodejního systému má umožnit kvalitní komunikaci a spolupráci v týmu a v dlouhodobější perspektivě poskytnout obchodníkům informace o historii vztahu se zákazníkem, o příčinách úspěchů i nerealizovaných obchodů.

Nastavení fází prodeje

V první řadě je důležité stanovit fáze obchodní příležitosti podle etap, kterými prodej v případě konkrétní firmy prochází. Začíná to úvodním tipem nebo poptávkou. Další fáze by měly kopírovat milníky přípravy nabídky a komunikace se zákazníkem. Poslední fází je uzavírání kontraktu.
V malém podniku bude pipeline vypadat asi takhle: 1. Tip nebo poptávka; 2. Úvodní nabídka, 3. Prezentace a vyjednávání; 5. Kontrahování.
(Pro srovnání se podívejte, jak může vypadat složitější struktura fází obchodní příležitosti: 1. Vyhledávání; 2. Průzkum; 3. Oslovení; 4. Vyhodnocení; 5. Prezentace; 6. Řešení problémů; 7. Podchycení zákazníka; 8. Dokončování.)

Stanovení hodnoty obchodní příležitosti

Postupně zpřesňovaná cena produktů a služeb potenciálního prodeje (očekávaná tržba) by měla být doplněna pravděpodobností úspěšného dokončení celého procesu. To může být dáno fází realizace nebo kvalifikovaným odhadem obchodníka. Takto získaná hodnota obchodní příležitosti má význam pro reportování a budoucí získávání informací o celkovém stavu rozjednaných obchodů.

Základní pravidla prodejní evidence

Při správě obchodních příležitostí nezapomínejte na tato pravidla:

1. Zapisujte průběh a výsledek obchodních jednání a dalších aktivit spojených s prodejem. Možná máte pocit, že si vše pamatujete, ale věřte, že zápisy v budoucnu využijete nebo je ocení vaši kolegové.
2. Sledujte plnění úkolů. Nenechávejte zápisy ze schůzek bez konkrétního řešitele a termínu splnění.
3. Aktualizujte hodnotu obchodu a pravděpodobnost realizace v souladu s průběhem vyjednávání.
4. Pokud obchod nevyjde, zaznamenejte důvody neúspěchu, bude se to v budoucnu hodit.

Software pro správu pipeline

Základní funkce pipeline možná zvládnete v ruce nebo v excelu, bude vám ale chybět ucelený pohled na zákazníka i na hodnocení pipeline. Pro vedení pipeline a správu souvisejících aktivit jsou k dispozici specializovaná řešení v kategorii Prodejní systém nebo CRM software. Jedná se o cenově velmi dostupné aplikace, a tak můžete vybírat podle funkčnosti a uživatelského komfortu. Solidní prodejní aplikace vám kromě základní správy pipeline nabídne také celkový pohled na zákazníka, historii a stav jeho obchodních příležitostí i realizovaných kontraktů, možnost přidávat dokumenty jako přílohy a mnoho dalšího. Určitě se vám budou hodit i funkce pro „hlídání“ prodeje, které se bez složitého nastavování postarají, abyste nezapomněli na žádného zákazníka.

Výkonnost a úspěšnost prodeje

Dodržováním jednoduchých pravidel a systematickou správou obchodních příležitostí zabráníte procesním chybám, ale použitím prodejního softwaru získáte také nástroje pro globální pohled na pipeline a pro její řízení. V první řadě uvidíte celý prodejní proces v grafickém znázornění po jednotlivých fázích s počtem rozjednaných obchodů v každé fázi, a hlavně s jejich celkovou hodnotou přepočtenou podle pravděpodobnosti uzavření. Prostým pohledem zjistíte, zda počet nových příležitostí na vstupu odpovídá očekávané hodnotě budoucích zakázek. Na pipeline budete moci nahlížet také vzhledem k předpokládanému termínu uzavření obchodu a agregovaná data hodnotit z hlediska plánovaných hodnot nových zakázek podle týdnů, měsíců nebo kvartálů.

Pipeline je investicí do prodeje

Otázkou není, zda průběh prodejního procesu evidovat, nebo ne, ale spíše do jakých detailů v evidenci zacházet. Evidence není samoúčelná a čas, který jí věnujete, je investicí do zdárně uzavřených obchodů a do budoucího úspěchu. Míra nezbytných detailů obchodních záznamů je subjektivní a může se postupně měnit, stejně jako fázování prodeje nebo strukturování zákazníků. Dobrý software vás neuzamkne v nevyhovující metodice, a naopak vám se změnami pomůže. Důležité je začít a těžit z efektivity, kterou systematický nástroj přináší.

Mik Michailidis Autor článku je hlavní architekt aplikace DEALinTEAL.