Výraz Purchase-to-pay označuje celý proces pořizování zboží a služeb od objednávky přes výměnu dokladů až po platbu. Bez automatizace vyžaduje tento proces spolupráci zaměstnanců z několika oddělení, desítky hodin na telefonu, množství papíru i inkoustu a hodiny ručního přepisování údajů z dokladů do informačních systémů.

V dnešní době naštěstí existují řešení, která tento proces kompletně digitalizují a z velké části automatizují.

Krok 1: objednávka

Automatizaci objednávek umožňuje soubor procesů zvaný e-Procurement. Odběratel se softwarově napojí přímo na informační systém svého dodavatele, ve kterém si sám sleduje dostupnost zboží a rovnou objednává. Odpadá tak povinnost neustále dodavateli volat a doptávat se na skladové zásoby nebo termíny dodání.

Odběratel má nad procesem plnou kontrolu, například při vytváření každé objednávky sleduje svůj rozpočet a vidí, kolik peněz mu na dané období ještě zbývá. Díky otevřenosti systémů navíc nemusí objednávat jen nákupčí, ale každý uživatel na straně odběratele, který má do systému přístup.

Po vytvoření objednávky ji systém přiřadí schvalovateli, který objednávku zkontroluje a schválí. Tento krok lze nicméně přeskočit, čímž se míra automatizace zvýší. Následně objednávka automaticky postoupí k dodavateli, který ji může ihned zpracovat, aniž by musel odběrateli potvrzovat dostupnost zboží nebo termíny dodání.

V České republice se zatím takto vyspělý soubor procesů nevyužívá, jeho alternativou je ale elektronická výměna dokladů EDI. Neumožňuje sice takovou míru automatizace, ale pomocí zpráv ORDERS a potvrzení objednávky ORDRSP velkou část rutinních činností rovněž odbourává.

Krok 2: zpracování objednávky a faktury

Po přijetí objednávky se na skladě dodavatele automaticky zablokuje objednané zboží. Objednávka přitom zůstává otevřená a obě strany ji přímo ve webové aplikaci mohou nadále komentovat. Teprve po vyskladnění zboží a odeslání se objednávka uzavírá a dodavatel po předchozí dohodě vystavuje fakturu. Tuto část procesu lze opět částečně automatizovat pomocí výše zmíněného EDI a zpráv RECADV (potvrzení příjmu zboží) a INVOIC (faktura).

Jakmile faktura dorazí k odběrateli, EDI software automaticky porovná objednávku s fakturou i dodacím listem, čímž ověří plnění, a v případě shody fakturu automaticky schválí a odešle do účetního systému.

Pokud firma nevyužívá EDI, existuje ještě alternativa: software k automatickému zpracování faktur. Ten fakturu přijme, vyčte z ní potřebné údaje a zkontroluje, zda sedí s objednávkou. Pokud je vše v pořádku, rovnou fakturu i schválí, v opačném případě ji pošle schvalovateli na posouzení. Po schválení fakturu zaeviduje do podnikového systému a uloží do elektronického archivu.

Krok 3: elektronická platba

Po schválení faktury přichází na řadu platba. A i zde je prostor pro automatizaci díky systémům pro financování dodavatelského řetězce, pro které se zaužíval název Invoice Financing. Dodavatelé si v rámci této služby zadají, které faktury chtějí proplatit ještě před datem splatnosti, a systém jim například 75 % z částky automaticky pošle už tři dny po vystavení dokladu. Zbytek pak doplatí po uhrazení faktury odběratelem, přičemž si strhne malou částku za provizi.

Systém pro zkracování splatnosti faktur zjednodušuje život oběma stranám. Dodavatelé mají peníze za zboží ihned zpátky, odběratelé zase mohou pracovat s delší splatností, aniž by tím ohrožovali cashflow svých partnerů.

Některé zahraniční systémy dokonce umožňují napojení na banku, díky kterému platby odchází automaticky, případně umožňují placení přímo z rozhraní softwaru.

Budoucnost automatizace je tady

Cesta od objednávky přes fakturu po platbu je díky popsaným nástrojům kompletně digitální a z velké části automatizovaná – desítkám lidí na obou stranách šetří obrovské množství času, je zaznamenaná přehledně na jednom místě a uvolňuje zaměstnancům ruce pro smysluplnější práci s vyšší přidanou hodnotou.

Kateřina Líbalová Autorka článku je produktová manažerka iNVOiCE FLOW ve společnosti GRiT.