Při zpracování papírových formulářů, tj. naskenování, rozpoznání a získání potřebných dat do elektronické podoby např. ze smluv, objednávek, faktur, formulářů aj., se často vyskytne otázka efektivnosti jejich transportu do jednoho místa, kde má probíhat jejich následné zpracování. S tímto problémem se musela vypořádat řada organizací, které řešily problém zpracování a vytěžování formulářů. Každá organizace, která má pobočky a komunikuje prostřednictvím formulářů/dokumentů se svými zákazníky v různých místech republiky, např. pojišťovny, banky, státní správa či dodavatelé energií, je postavena před rozhodnutí, jak a kde tyto formuláře zpracovávat.


Centrální či decentralizované řešení
Při návrhu řešení se tak střetávají koncepce centrálního a decentralizovaného zpracování.

Obě zmíněné koncepce mají své přednosti i zápory:

a) U centrálního zpracování je základní nevýhodou přeprava formulářů do centra včetně zajištění kompletnosti a konzistence svážených formulářů. Výhodou je pak lepší využití a správa všech zdrojů používaných na zpracování formulářů (HW, SW, lidí, atd.).

b) Decentralizované zpracování je náročnější na investice, jejich využití a správu, ale umožňuje zpracování formulářů v místě vzniku. Tato výhoda je obzvlášť zřetelná v případě decentralizované archivace papírových formulářů.

Nové řešení
Novým kompromisním řešením je kombinace obou zmíněných přístupů. Jde o lokální decentralizované předzpracování formulářů v místě vzniku a následné centrální zpracování/vytěžování dat.

Zabezpečení lokálního skenování papírových formulářů má výhodu nulových nákladů na dopravu a minimálních na správu. Následné zpracování naskenovaných dokladů ze všech poboček v jednom místě umožní efektivní využití k tomuto účelu vytvořeného centrálního pracoviště (geograficky nemusí být toto pracoviště v centru).

OCR/ICR Technologie
V rámci řešení na bázi produktů OCR/ICR technologií je možné realizovat všechny tři zmíněné koncepce. I u nejmodernější koncepce lokálního skenování a centrálního zpracování můžeme nabídnout tři varianty:

1) Použití digitálních multifunkčních zařízení a zasílání naskenovaných image elektronickou poštou. U tohoto řešení jsou nejmenší nároky na obsluhu. Zařízení se obsluhuje jako kopírka. Není třeba cokoliv instalovat apod. Nevýhodou jsou vyšší nároky na řízení a synchronizaci přenosu formulářů/dávek mezi pobočkami a centrem.

2) Použití principu Remote Scan - vzdáleného skenování již klade určité nároky na obsluhu lokálního pracoviště, výhodou jsou však snížené nároky na synchronizaci mezi pobočkami a centrem.

3)Třetí variantou je použití standardní funkčnosti OCR/ICR technologií nejen pro vzdálené skenování, ale rovněž pro další předzpracování. Výhodou tohoto řešení je možnost provádět na vzdálených pracovištích navíc identifikaci formulářů, kontrolu kvality naskenování, kontrolu úplnosti, apod. Tato varianta rovněž umožní selekci formulářů dle jejich typu a jejich prioritní odesílání na centrální zpracování.

U všech tří popsaných variant lokálního skenování zůstává zachována výhoda centrálního zpracování dávek, tj. verifikace, vytěžování a elektronická archivace formulářů. Tato přednost spočívá v lepším a efektivnějším využití všech zdrojů a především personálu na verifikaci.

Provádění centrální verifikace se ve většině případů jeví jako optimální. Někdy se však setkáme s požadavkem na zpracování formulářů, kdy pro určité údaje nestačí pro jejich správnou verifikaci jenom vidět naskenovaný formulář, ale je nutná konkrétní znalost údajů o daném zákazníkovi. Právě pro zpracování podobných výjimek je vhodné použít řešení typu Remote Verifier - vzdálená verifikace.

Možnost přesměrování verifikace určitých problematických formulářů zpět na příslušnou pobočku tak umožní zrychlení celého procesu zpracování a dále umožní využití pracovníků se znalostí příslušného problému. Koncepci Remote Verifier lze rovněž využít pro řešení pracovních špiček (přetížených kapacit pracovišť) ve zpracování formulářů bez nutnosti rozšiřovat počet centrálních pracovišť.

Závěr
Popsaný koncept, patřící k současným trendům ve zpracování dokumentů, lze úspěšně použít i pro zpracování jiných typů papírových dokumentů.
 
Například při vytváření elektronického centrálního archivu lze tímto způsobem skenovat a primárně zařazovat smlouvy, objednávky, zákaznickou dokumentaci apod. I v tomto případě je vhodné použít automatickou inteligentní identifikaci a klasifikaci dokumentů ať již lokálně či v centru podle typu použitého vstupního zařízení.

Pozn.: Autor článku je obchodním ředitelem firmy Exprit