facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 7-8/2004

SW nástroje pro podporu managementu jakosti

Ing. Miroslav Tůma, Ph.D.


Důležitou součástí systému managementu jakosti, má-li být považován za systém, je jeho dokumentování, čili sledování, shromažďování, třídění, zaznamenávání a zpřístupňování požadovaných nebo důležitých informací o systému managementu jakosti a jeho funkci. Předmět, rozsah a podrobnost dokumentování je dána jednak normami ISO 9001 a ISO 9004, jednak se podřizuje potřebám organizace v závislosti na její velikosti, struktuře a celkovém charakteru. Je samozřejmé, že zcela jiné budou požadavky na dokumentaci u malé firmy než u podniků s rozsáhlou a komplikovanou řídící strukturou. Záleží také na typu a různorodosti poskytovaných produktů, na přísnosti nároků (zákazníků, předpisů, …), které jsou na tyto produkty kladeny, na vzájemných vazbách v rámci organizace či technologii a v neposlední řadě i na tom, jaká je celková úroveň schopností zaměstnanců organizace.


S podrobnějším a důslednějším dokumentováním je nutné přesně stanovit systém distribuce, správy, údržby a rozvoje celé dokumentace systému managementu jakosti - správy dokumentace systému managementu jakosti - v přímé vazbě na vlastní provoz systému managementu jakosti. Správa dokumentace je poměrně náročná na administrativu a vlastní výkon, protože ji většinou tvoří dokumenty v tištěné podobě, jako výstup z textového editoru a tabulkového procesoru. Takto zavedená dokumentace (v tištěné, papírové podobě) je velmi náročná, zdlouhavá a neefektivní na připomínkování, schvalování jednotlivých směrnic, prováděcích postupů, příručky jakosti atd., dále pak administrativně velmi náročná na správu, údržbu, verifikaci (popř. reauditování a recertifikaci). Toto jsou v podstatě obecné charakteristiky jakékoli tištěné papírové dokumentace systému řízení. Většina podniků, které zvolily zpracování dokumentace systému managementu jakosti v tištěné formě, vytvořily sadu dokumentů, které tvoří systém managementu jakosti, a tím vzniklá dokumentace je pak příliš rozsáhlá, nepřehledná a obtížně udržovatelná. Dokumentace většinou zachycuje stav jen v určitém okamžiku, následné změny firmy se do dokumentace promítnou až za určitý čas, nebo vůbec. Tento přístup, jenž je patrný ve většině podniků majících systém managementu jakosti dokumentovaný papírovou formou, vyžaduje značné úsilí při jeho aktualizaci. Ta se většinou provádí dávkově jedenkrát za velmi dlouhé období, během kterého proběhne velké množství změn celého podniku. Zároveň je tento přístup ke správě dokumentace velmi finančně a časově náročný, přitom se jedná o rutinní, takřka automatickou práci, kterou může zabezpečovat příslušný softwarový nástroj.
Řešení podporujících management jakosti a správu jeho dokumentace je na trhu celá řada. Tyto nástroje lze dělit do dvou základních skupin:
· První skupinu tvoří softwarové nástroje pro podporu managementu jakosti, které jsou integrální součástí (modul) velkého a komplexního informačního systému. Takovéto nástroje nabízí např. IS SAP, K2, Noris a celá řada komplexních ERP informačních systémů.
· Druhá skupina zahrnuje "samostatné" softwarové nástroje pro podporu managementu jakosti, které nejsou součástí komplexního informačního systému. Tyto nástroje však umožňují možnost interface na dané komplexní informační systémy.

Snahou tohoto článku (alespoň zčásti) je zmapování softwarových nástrojů z druhé skupiny, nezávislých na komplexním IS. Ty je možné dále dělit podle jejich závislosti na softwarovém prostředí do dvou kategorií:
· Nástroje vyžadující příslušnou softwarovou platformu, tzn. není možné je provozovat bez podpůrného a doprovodného softwaru, ve většině případů Lotus Notes, dále pak Oracle, Sybase a další.
· Nástroje nevyžadující příslušnou softwarovou platformu, tzn. je možné je provozovat bez podpůrného a doprovodného software.

Posledním základním rozdělením samostatných softwarových nástrojů pro podporu managementu jakosti je rozdělení podle jejich velikosti, tj. šíře záběru jejich podpory:
· Nástroje zaměřené pouze na podporu příslušné oblasti managementu jakosti, například pouze na správu dokumentace, metrologie, statistických metod apod.
· Nástroje zahrnující podporu více oblastí managementu jakosti.

Příklad SW nástrojů
Konkrétní softwarové systémy byly vybírány podle jejich uplatnění pro podporu managementu jakosti v organizacích na českém trhu. Popis jednotlivých nástrojů podporujících systém managementu jakosti je v abecedním pořadí.

ARIS Quality Management Scout (ARIS Easy ISO)
ARIS Quality Management Scout je součástí produktové skupiny ARIS, což je nástroj v oblasti analýzy, modelování, optimalizace a měření podnikových procesů. Umožňuje vytvořit a udržovat procesní model organizace a elektronické dokumentace v souladu s požadovanými normami (ISO TS, ISO 9001, ...). Jeho prostřednictvím lze generovat systémy QM orientované na proces nebo přizpůsobovat existující systémy QM tak, aby splňovaly danou normu, tzn. bere v úvahu rozhraní mezi jednotlivými odděleními a funkcemi v podniku. Tyto rozhraní graficky znázorňuje v integrované, konzistentní procesní architektuře. Může podpořit a urychlit realizaci systémů QM orientovaných na proces pomocí předdefinovaného obsahu. Produkty ARIS jsou děleny do následujících platforem:
· modelovací platforma,
· implementační platforma,

· controlingová platforma,
· ARIS Scouts.
www.ids-scheer.cz

DOKUMENTPRO + A-ZPRO
Řešení DOKUMENTPRO slouží pro podporu, správu a řízení firemní dokumentace s vazbou na firemní procesy. Je plně v souladu s požadavky mezinárodních standardů pro řízení firmy optikou jakosti. Umožňuje definování a grafické znázornění firemních procesů a vazeb mezi nimi, správu firemní i externí dokumentace ve vazbě na firemní procesy, okamžité zpřístupnění dokumentů v elektronické formě, sledování integrity systému řízení a identifikaci jejího porušení, podporu fyzické distribuce dokumentů, náhled tiskových sestav, tisk do souboru apod. Softwarová podpora A-ZPRO se skládá ze dvou modulů: AUDITPRO a ZLEPŠOVÁNÍPRO. Modul AUDITPRO podporuje činnosti spojené s interními audity (plánování, příprava, realizace) a se sledováním jejich výsledků a efektivnosti nápravných opatření ve vazbě na týmovou práci. Modul ZLEPŠOVÁNÍPRO je zaměřen na podporu činností spojených s procesem neustálého zlepšování, tj. definování problémů a jejich řešení formou nápravných, preventivních a následných opatření.
http://web.iol.cz/cqm

EISOD
EISOD (elektronická ISO dokumentace) je produkt elektronické síťové správy a prokazování způsobilosti systému managementu jakosti SMJ podle norem ISO, TS apod. (QMS, EMS atd.). Zajišťuje integraci managementu jakosti a procesní organizace s využitím komplexního procesního modelu organizace, nabízí správu a údržbu dokumentace, prokazování jakosti formou interních auditů a řízeným workflow karet neshod, preventivních opaření a doporučení, správu a evidenci měřidel, zařízení, dále pak analýzy SMJ-FMEA či statistiky SPC. Systém EISOD je tvořen následujícími moduly (při implementaci se mohou libovolně kombinovat):
· Správa dokumentace SMJ - řešení elektronické síťové správy a údržby dokumentace systému managementu jakosti,
· Správa auditů, neshod, opatření - správa a řízení prokazování jakosti interními audity, řízení zpracování karet neshody, karet preventivních opatření a karet doporučení,
· Správa měřidel a zařízení - správa a evidence měřidel a jejich kalibrací včetně generálních oprav,
· Analýzy FMEA - modul aplikuje metodu FMEA (failure mode and effect analysis) při analýze vzniku vad u posuzovaného produktu nebo procesu, ohodnocení jejich rizik a návrhu a realizaci opatření ke zlepšení,
· ORYX QPM - procesní modelování - tvorba komplexního procesního modelu podniku, integrace managementu jakosti a procesní organizace,
· Statistiky SPC - provádění statistických analýz procesů.
www.eisod.com

Q-integra
Systém Q-integra je integrovaný softwarový produkt pro podporu řízení, rozhodování a týmovou spolupráci v podnicích. Umožňuje na agregovaných výstupech ze systému managementu firmy přijímat rozhodnutí na základě faktů a průkazné dokumentace - k dispozici jsou trendy ukazovatelů systému. Modulární koncepce systému nabízí řešení podle konkrétních požadavků zákazníka. Každý modul může pracovat samostatně, nebo plně integrovaně v rámci Q-integra. Systém zahrnuje moduly:
· eOffice, eDoc, eRecords, eRecords Food, eAudits, Helpdesk, Reporting, Reminder, WebDesk, eProject.
www.gi-bon.sk/

ISOPack
ISOPack je ucelený databázový systém podporující zavedení a údržbu systému řízení společnosti odpovídající svými parametry požadavkům mezinárodních norem kvality. Zajišťuje řízení oběhu dokumentu, systém pro řízení workflow a základních evidencí. Složen je z 25 standardních databází, ke kterým je možné navázat další nadstandardní databáze rozšiřující funkcionalitu. Pojem databáze není chápán pouze jako nástroj pro shromažďování dat všech typů (strukturované a nestrukturované), ale jako nástroj pro řízení procesů. Databáze tak nemají pouze evidenční charakter tj. nejedná se jen o datový sklad, ale je do nich implementováno uživatelsky nastavitelné workflow, dle kterého je pak dokument či záznam řízen v rámci svého životního cyklu. Data a informace, které jsou v rámci dokumentů a záznamu řízeny, lze pomocí různých nástrojů třídit. ISOPack rozlišuje tři typy procesů:
· předvídatelné procesy,
· nepředvídatelné procesy,
· jiné procesy.
www.gcsystem.cz

Palstat CAQ
Palstat CAQ - počítačová podpora jakosti je nástroj pro komplexní řízení managementu jakosti, který využívá síťové prostředí. Nabízí kompletní podporu při zavádění systému jakosti a přípravu na certifikaci dle platných norem, zjednodušení každodenních činností spojených s řízením jakosti výroby, provádění vstupních a průběžných analýz systému jakosti v podnicích. Jedná se o modulární stavebnicový systém skládající se z nezávislých celků propojených na úrovni společných databází, tyto moduly jsou:
· Plánování jakosti - zpracování projektu dle APQP/VDA 4.3; tvorba a řízení kontrolních plánů; analýza možných vad a jejich příčin; evidence, řízení dílců a znaků jakosti (kót);
· Monitorování jakosti - evidence, řízení a vyhodnocování vstupních přejímek; evidence řízení a vyhodnocování výstupních kontrol; evidence řízení a vyhodnocování mezioperačních kontrol;
· Statistická procesní regulace - řízení dokumentace; tvorba a řízení dokumentace; evidence a řízení externích dokumentů;
· Tvorba vývojových diagramů - management neshody; evidence a řízení neshod, nápravná a preventivní opatření; evidence, řízení a vyhodnocování zákaznických reklamací;
· Metrologie - evidence a řízení měřících a monitorovacích zařízení; analýza systému měření - MSA metodiky R&R, Cg/Cgk;
· Management vzdělávání - evidence a popis pracovních míst a řízení výcviku pracovníků;
· Management auditů - katalog otázek dle metodiky VDA, díl 3; katalog otázek dle metodiky VDA, díl 5; katalog otázek dle QS 9000; VDA, díl 6; ISO/TS 16949.
www.palstat.cz

STATISTICA CZ
STATISTICA je obsáhlý systém pro analýzu, grafické zpracování a databázovou správu dat s vestavěným vývojovým prostředím. Systém obsahuje základní i pokročilé analytické nástroje pro použití ve vědě a výzkumu, obchodních aplikacích, oblasti vytěžování dat, inženýrských disciplínách i v oblasti statistického řízení procesů a statistického řízení kvality. Obsahuje jak obecné statistické, grafické a analytické nástroje pro zpracování dat, tak i implementace specializovaných metod pro pokročilou datovou analýzu. Všechny analytické nástroje sou dostupné jako součást integrovaného prostředí. Systém je tvořen řadou modulů, pro podporu systému managementu jakosti se využívá modul:
· Diagramy pro řízení jakosti - systém pro řízení a zlepšování jakosti ve výrobním procesu.
www.statsoft.cz

TreeINFO
Softwarový nástroj TreeINFO je určen pro jednoduchou a efektivní správu informací a dokumentů. Umožňuje vyhledávat, zobrazovat a sdílet dokumenty, sjednocovat jejich tvorbu, udržovat jejich logickou strukturu a řídit přístup k dokumentům. Mezi základní funkce systému patří:
· správa, schvalování a uvolňování dokumentů a navázaných firemních informací, organizace dokumentů do přehledné hierarchické struktury, automatická tvorba a řízení verzí a revizí dokumentu,
· evidence atributů a šablon pro každý typ dokumentu,
· podpora tvorby nových dokumentů pomocí šablon a přenosu údajů s možností skenování dokumentů,
· nastavení přístupových práv až na úroveň jednotlivých dokumentů, podpora řízení práce více uživatelů s dokumentem (check-in, check-out),
· evidence historie všech operací, které s dokumenty byly provedeny,
· efektivní vyhledávání dokumentů, možnost uložení uživatelských dotazů, vytváření dynamických pohledů na uložené dokumenty,
· vytváření sloučených dokumentů, podpora společných operací pro dokumenty,
· podpora podnikových procesů pomocí workflow (směrování dokumentů),
· propojení se systémy elektronické pošty.
www.syconix.cz

TREE
Systém TREE umožňuje řízení a evidenci vstupní, výstupní a mezioperační kontroly, laboratoří a metrologie. Statistické řízení procesů - laboratoř, vývoj elektronických a měřících zařízení, kalibrační laboratoř, evidence měřidel, monitorování kvality (SPC). Tvořen je řadou libovolně kombinovatelných částí:
· SPC C/S - informační systém monitorování kvality poskytuje nástroje pro měření sběr, databázovou organizaci a statistické zpracování dat dle norem ISO 9001, ISO 8258:1994 a metodologie QS 9000 pro SPC,
· LAB C/S - laboratorní informační a manažerský systém LIMS poskytuje jak detailní tak agregované pohledy na data sledovaných procesů,
· TEST C/S - softwarové řešení poskytuje jak detailní, tak agregované pohledy na data sledovaných procesů, uspořádaných ve struktuře: výrobek - kontrolní plán - zkouška,
· EM C/S - informační systém určený pro metrologická pracoviště a výdejny, kde zajišťuje jak operativní evidenci měřidel, tak evidenci všech souvisejících servisních a kontrolních úkonů,
· MDC C/S - systém mobilního sběru dat, aplikace pro kapesní počítače třídy PDA určená ke sběru naměřených dat v průmyslových provozech,
· DC C/S - programová sada pro sběr dat z měřicích přístrojů do MS Excel,
· MCS C/S -informační systém pro monitorování hmotností prostřednictvím až 16 vzdáleně připojených vah,
· DUMXn - multiplexery pro připojení měřidel Mitutoyo.
www.trestik.cz

4DOC a 4ISO
Produkt 4DOC je modulární systém, který byl vyvinut pro podporu práce s dokumenty ve všech etapách životního cyklu. Systém řeší oblast základní dokumentace firmy, automatizaci životního cyklu veškerých dokumentů a podporu systému managementu jakosti dle norem ISO 900x. Sleduje jednoznačnost a zodpovědnost v práci s dokumentací, bezpečnost informací, úsporu času a nákladů při práci s dokumentací, hlídá termíny a upozorňuje na zadané termíny, spolupracuje s nejpoužívanějšími aplikacemi (MS Office, CAD/GIS systémy, ERP systémy, kancelářské aplikace atd.). Podporuje hierarchické struktury podniku, možnost fulltextového vyhledávání včetně přiložených souborů apod. Je přizpůsobitelný na všech úrovních, tak aby vyhověl měnícím se potřebám firmy. Minimalizuje nutnou dobu pro přípravu na změnu systému řízení a certifikaci, současně pomáhá redukovat část nákladů spojených s přípravou a další údržbou systému jakosti. Obsahuje univerzální sadu kompletních vzorů dokumentů a záznamů potřebných pro certifikaci a audit, plán kvality stavby, kontrolní a zkušební plány.
www.arsystem.cz

Srovnávací kritéria SW nástrojů pro podporu systémů managementu jakosti (SMJ)

Produkty

ARIS Easy ISO

(ARIS Family)

DOKUMENTPRO +A-ZPRO

EISOD

ISOPack

PALSTAT CAQ

Q-integra

STATISTICA CZ

TreeINFO

TREE

4DOC + 4ISO

Nevyžadují SW platformu

X

X

X

 

X

 

X

X

X

 

Využitelnost při zavádění a implementaci SMJ

X

X

X

X

X

X

 

X

 

X

Podpora více typů SMJ

X

X

X

X

X

X

X

X

 

X

Podpora více oblastí SMJ (více jak 5 oblastí)

X

X

X

X

X

X

 

X

  

Komplexní správa SMJ

X

 

X

X

X

X

    

Automatické workflow (systém zajišuje řízení workflow, např. dokumentu, záznamu apod.)

 

X

X

X

 

X

 

X

 

X

Možnost definování workflow v rámci SW systému

X

 

X

X

 

X

 

X

  

Procesní integrace se SMJ

X

X

X

X

 

X

    

Možnost využití i mimo SMJ (pro řízení organizace)

X

X

X

X

 

X

X

X

 

X

Systém není převzatý (je možné jej snadno plně customizovat)

X

X

X

X

X

X

 

X

X

X

Cena za řešení (neplatí se licence)

  

X

       


Autor článku, Ing. Miroslav Tůma, Ph.D., je vedoucím divize MOPP a Internet v Institutu průmyslového managementu.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.