DMS (Document Management System), workflow, kancelářský systém, spisová služba, ... jsou pojmy, které kolují kolem nás, jsou předmětem reklamních sloganů, ale není vždy jasné jejich vymezení. V úvodu je třeba říci, že se rozhodně nejedná o synonyma, i když to někdy tak vypadá. Nejasné určení těchto pojmů při výběru informačních systémů (IS), které mají řešit evidenci a tok dokumentů v organizaci, může znamenat nejen obrovskou finanční ztrátu způsobenou výběrem nevhodného IS, ale také ztrátu časovou a morální, kterou je již téměř nemožné napravit. Tento omyl byl již několikrát důvodem krachu projektů Spisová služba, zejména ve veřejné správě, která se řídí podstatně striktnější legislativou než komerční organizace.

Spisová služba neznamená jen evidenci došlé pošty nebo v opačném extrému jen správu elektronických dokumentů. Spisovou službu dnes vymezují obecně závazné právní předpisy, resortní nařízení či instrukce a není zcela triviální pohybovat se v těchto ne vždy zcela vyjasněných hranicích. Jen pro ilustraci uveďme, že obecně závazných právních předpisů, které se vyjadřují k činnostem Spisové služby např. pro okresní úřady, je cca 700, a ke všem resortním oblastem veřejné správy přes 2,5 tisíce.

O čem tedy je spisová služba? Podle archivního zákona se písemností rozumí písemné, obrazové, zvukové a jiné záznamy vzešlé z činnosti organizace nebo do organizace došlé. Jinak řečeno, patří sem i ty druhy písemností, které se vymykají ze všeobecně zažitých termínů "došlá pošta" nebo naopak "správa elektronických dokumentů". V tomtéž zákoně najdeme také definici subjektu správy písemností, základní povinnosti a cíle Spisové služby. Nařizuje se zde: "Státní orgány, obce, jiné právnické osoby, jakož i fyzické osoby při provozování podnikatelské činnosti (dále jen původci) jsou povinny zajišťovat odbornou správu písemností vzešlých z jejich činností, případně z činnosti jejich předchůdců (včetně písemností došlých), dbají při tom o řádnou spisovou evidenci, o účelné a bezpečné uložení písemností a o jejich řádné vyřazování při skartačním řízení". Povinnost vedení spisové služby je tedy legislativně povinná nejen pro úřady, jak se někdy mylně uvádí, ale i pro všechny subjekty provozující podnikatelskou činnost.

Potřeba evidovat písemnosti nevyplývá jen z příslušných zákonů, ale je také dána potřebami původce písemností, protože písemnost je také zdroj důležitých informací. V tomto pojetí pak Spisová služba není jen souhrnem pracovních úkonů či péčí o později nepotřebný "starý papír", ale vystupuje jako ucelený IS, nadřazený všem dalším programům či systémům (protože ošetřuje i písemnosti vzniklé v těchto systémech) s možností integrace do vyšších IS (např. státní informační systém).

Pokud tedy Spisová služba nemá být jen samoúčelnou evidencí dokumentů, mělo by jít vždy o komplexní IS s provázaností na ostatní agendy a systémy. Nejrůznější kancelářské systémy, nástroje na tvorbu a zveřejňování dokumentů, systémy na správu dokumentů (DMS), nástroje na práci s elektronickými informacemi (např. FileNET), workflow, nástroje na řízení procesů a činností atp. jsou výborní pomocníci, ale samy o sobě nejsou Spisovou službou. Každá dobrá Spisová služba však tyto pomocné nástroje na tvorbu a správu dokumentů obsahuje a využívá. Při výběru IS tedy nezaměňujme pomocný nástroj s požadovaným cílovým řešením. Velmi drahým omylem může také být snaha o obrácený postup - na některém z těchto pomocných nástrojů se pokoušet poté vybudovat plnohodnotnou Spisovou službu.

IS není zpravidla monolitem, ale je to stavba, která se skládá z jednotlivých kvádrů. A také se obvykle nepostaví najednou, ale výstavba bývá postupná i během několika let. Při každé stavbě je důležité znát předpokládané cíle, a podle toho zvolit sílu základů. V informačním světě to vždy znamená od počátku zvolit dostatečně masivní technologickou základnu a osvědčené řešení. Při řešení Spisové služby a dalších navazujících systémů se rozhodně vyplatí zvolit masivnější databázové řešení, vhodně kombinovat "klasickou" architekturu klient-server s 3vrstvou "webovou" architekturou (i přes silnou reklamní kampaň si musíme přiznat, že každá má své silné i slabé stránky). Nasazovaný IS by vždy měl mít ověřené reference z jiných instalací a činností na velkých datech. Musí také plně podporovat evidenci, oběh a archivaci jak elektronických, tak i "klasických" papírových písemností (které stále převládají a v archivech ještě hodně let převládat budou). Dobrá firma dodávající systém Spisové služby musí mít také prokazatelně kvalitní metodické zázemí a dlouholetou znalost domácího prostředí a legislativy. A zejména se nenechme zviklat reklamními slogany, nabízejícími rychlé a snadné řešení, které pojem Spisová služba degradují až na úroveň bezobsažného módního slůvka.

Pozn. red.: Autor článku pracuje ve společnosti GORDIC, která je jedním z předních dodavatelů specializovaných řešení pro veřejný a státní sektor.

Pozn. šéfredaktora: Názory a postoje uvedené v tomto článku se ne zcela shodují se stanoviskem redakce IT Systemu k problematice spisové služby a správy dokumentů obecně. Přesto považujeme za užitečné zveřejnit názor a argumenty odborníka, který má bezesporu velké zkušenosti s požadavky veřejné a státní správy na informační technologie.

Na uvedenou problematiku existuje řada jiných názorů především z řad konzultantů a specialistů z firem, které jsou dodavateli EDM systémů. Abychom Vám umožnili oba přístupy konfrontovat, přinášíme na jiném místě tohoto vydání názor odborníka ze společnosti iXOS. Další reakce přineseme v následujících číslech.