Počátkem roku 2003 byla Magistrátu Hlavního města Prahy dodána aplikace spisové služby e-spis a DMS (document management system) pro nasazení v rámci celoměstského projektu. Tento projekt zahrnuje kromě magistrátu všechny městské části i příspěvkové organizace města. Cílem magistrátu nebylo zajistit městským částem jen licence aplikace, která je pro jejich provoz životně důležitá, ale zároveň sjednotit metodiku zavádění této aplikace a tím výrazně snížit jak přímé, tak i nepřímé náklady. Spisová služba je agenda podporující evidenci, zpracování a oběh písemností při respektování organizační struktury a přístupových práv. Určena je jak pro evidenci zpracování písemností v klasické papírové podobě, tak i v podobě elektronických dokumentů.


Vzhledem k velkým nárokům Prahy na požadovanou aplikaci bylo nutné vyvinout zcela nový produkt. Mezi klíčové požadavky patřila například nezávislost na platformě/databázi, plnohodnotný WWW klient, použití technologie Java a XML, a především otevřené rozhraní pro snadnou integraci s ostatními aplikacemi provozovanými na úřadech.

Pilotní projekty
Pro ověření správné funkčnosti produktu byly vybrány dvě pilotní městské části: MČ Praha 3 na platformě MS SQL a MČ Praha 13 na platformě Oracle. V rámci těchto implementací bylo nutné ověřit nejen dodaný software, ale i metodiku jeho zavádění popsanou ve vzorovém implementačním projektu, který byl rovněž dodán magistrátu.
Obě pilotní implementace byly úspěšné. Od ledna je tento systém v rutinním provozu již na třech městských částech, na další městské části jeho zavádění probíhá. Průběh implementace si přiblížíme na příkladu Úřadu městské části Praha 13.

Implementace
Projekt se samozřejmě neobešel bez běžných „dětských nemocí“ při zavádění nového produktu, díky předem připravené metodice proběhla však implementace řešení podle plánovaného časového harmonogramu, který počítal s jedním měsícem analýzy, téměř dvěma měsíci konfigurace a školení a následně jednoměsíčním zkušebním provozem. Časový harmonogram byl dodržen i přesto, že v průběhu zavádění spisové služby probíhalo stěhování celého úřadu do nové radniční budovy. V průběhu implementace a následného pilotního provozu byly odladěny nedostatky aplikace i konfiguračních podkladů. Tím byl za přispění obou stran produkt připraven k plošnému nasazení na úřadě.

Zahájení rutinního provozu
Přestože byl úřad již delší dobu před koncem roku 2003 připraven zahájit rutinní provoz této aplikace, bylo oficiální spuštění elektronické spisové služby naplánováno na začátek roku 2004. V projektu bylo předem plánováno několik dní podpory uživatelů při zahájení rutinního používání, a tudíž „ostrý start“ proběhl bez vážnějších problémů.

Skenování na podatelně
Bezprostředně po nasazení aplikace do rutinního provozu bude řešení rozšířeno o moduly automatizovaného vstupu dokumentů na pracovišti podatelny. To umožní přijatou písemnost po jejím zaevidování označit evidenčním číslem v podobě samolepky s čárovým kódem. Takto označené písemnosti lze následně dávkově skenovat a aplikace již sama rozpozná jednotlivé i vícestránkové písemnosti a zároveň je přiřadí k příslušnému záznamu ve spisové službě. Nasazení tohoto řešení umožní značné zvýšení efektivity vyřizování písemností i úsporu nákladů spojených s častým kopírováním došlých materiálů.

Plán rozvoje řešení
V rámci systému e-spis nabízí společnost Exprit i další moduly pro vedení agendy Usnesení, Úkolů, Porad vedení, Smluv, Stížností aj. Úřad městské části Praha 13 již v průběhu implementace projevil vážný zájem o modul agendy Usnesení a Úkolů, jehož nasazení se plánuje na letošní rok.

Závěr
Úřad městské části Praha 13, jako první zákazník spisové služby e-spis a DMS, úspěšně zavedl a provozuje uvedené řešení a již nyní zvažuje jeho další rozvoj. Řešení ověřené na tomto úřadě je připraveno pro implementace nejen na úřadech ostatních městských částí, ale i v dalších organizacích.

Autor článku, Ing. Martin Dlabač, je sales managerem firmy Exprit.