Polský řetězec PEPCO má pobočky v 16 evropských státech. Ve všech používá TULIP na interní procesy pro svých 23 tisíc zaměstnanců.
TULIP je cloudová platforma, která pomáhá digitalizovat firemní procesy. Zaměřuje se hlavně na evidenci docházky pro různé typy firem. Od menších společností s jednoduchou docházkou, přes velké korporace a call centra, až po firmy s vícesměnným provozem a kamennými pobočkami, jako je retail.
TULIP nabízí i další HR moduly:

• na vyúčtování pracovních cest,
• správu firemních benefitů,
• digitalizaci ročního zúčtování daně,
• účetní oblast se schvalováním a vytěžováním přijatých faktur a vystavováním objednávek.

PEPCO začalo s TULIPem spolupracovat již v roce 2016 na Slovensku a v Česku, kde společnost používá moduly na evidenci docházky zaměstnanců, správu pracovních cest a na nástup zaměstnanců.
Postupně se přidaly pobočky v Maďarsku a Rumunsku, které využívají TULIP na správu přijatých faktur a firemních výdajů. V dalších letech se přidaly pobočky v Lotyšsku, Litvě, Estonsku, Slovinsku, Chorvatsku, Bulharsku, Itálii, Španělsku a Srbsku a seznam zemí prozatím uzavírají Německo a Rakousko.
Mateřská polská entita v TULIPu od roku 2018 eviduje a spravuje příchozí faktury od dodavatelů.

Digitalizace v PEPCO

Retailová evidence docházky a pracovních cest

V Česku eviduje PEPCO docházku zaměstnanců ve 259 prodejnách, na Slovensku ve 136. TULIP je v tomto směru uzpůsobený potřebám obchodních řetězců – poradí si s rozsáhlou administrativou, plánováním směn i rozdělením provozů a týmů.
V obou zemích navíc využívají i modul pro správu pracovních cest. Zaměstnanci přes něj žádají o schválení cesty a po návratu vyplňují digitální, interaktivní formulář pro její vyúčtování.

Správa přijatých faktur a firemních výdajů

PEPCO má tyto procesy nastavené už ve 14 evropských zemích. TULIP nabízí pro oba procesy standardní moduly, ale pro PEPCO – jakožto prémiového klienta – byly přizpůsobeny na míru. Firma přes TULIP celoročně zpracovává velké množství dokumentů, které prochází schvalovacím procesem podle její interní struktury.

Nástup nových zaměstnanců digitálně

PEPCO využívá TULIP také k řešení náboru nových zaměstnanců. Celý proces je digitalizovaný – od vyplnění nástupních formulářů až po výměnu dokumentů a komunikaci mezi centrálou a pobočkami. Díky tomu odpadl papírový koloběh, který dříve celý nástup zdržoval.
„Zavedením a postupným vylepšováním modulů v TULIPu jsme zjednodušili každodenní agendu nejen na HR oddělení, ale i přímo na našich prodejnách,“ říká Barbora Gvizdová, HR manažerka společnosti PEPCO Slovakia, s. r. o.

Výsledky spolupráce

PEPCO získalo jednotný online systém docházky pro všechny své prodejny v Česku a na Slovensku. Díky TULIPu se zvýšila spolehlivost podkladů pro výpočet mezd a HR oddělení ušetřilo spoustu času.
Manažeři mají k dispozici nástroj pro snadné plánování směn, který zároveň automaticky hlídá soulad s legislativou. Na docházku navazuje modul pro pracovní cesty – i ten kontroluje legislativu a usnadňuje jejich vyúčtování.
HR využívá také nástupní modul, díky kterému už není potřeba papírová výměna dokumentace mezi centrálou a prodejnami. Nástupní proces se tak výrazně zrychlil – což je v rychle se měnícím prostředí maloobchodu klíčové pro udržení konkurenceschopnosti zaměstnavatele.
Digitalizace interních procesů dnes není jen trend – je základem pro spokojenost zaměstnanců a odlehčení HR týmům. A to nejen v maloobchodu, ale napříč všemi obory.

www.tulipize.cz