Dnešní náročné tržní prostředí se ve většině průmyslových odvětví vyznačuje převisem nabídky nad poptávkou a velmi tvrdými konkurenčními podmínkami. Uspěje v něm ten, kdo je schopen zrychlit výměnu informací, uspokojit specifické požadavky zákazníků a efektivně spolupracovat s dodavateli na řízení celého zásobovacího řetězce. Navíc by měl umět minimalizovat stav vlastních zásob a rychle reagovat na měnící se požadavky trhu. To vše spolu s odpovídající kvalitou produktů, jejich neustálou inovací a hledáním nových řešení je přímo závislé na automatizaci, konsolidaci a standardizaci podnikových procesů.







Většina (nejen) výrobních společností se pro zvládnutí těchto požadavků obrací na systémy pro plánování podnikových zdrojů ERP (enterprise resource planning). Na trhu působí celá řada IT firem, od malých až po velké nadnárodní, které výrobním společnostem moderní systémy ERP dodávají v podobě jejich vlastního (byť někdy relativně menšího) produktu, či jako komplexní systémy s rozsáhlými možnostmi nastavení funkcionality od renomovaných světových dodavatelů softwaru. Firmy implementující systémy ERP přitom kladou stále větší důraz na harmonizaci svých řešení s podnikatelskými cíli zákazníků, přičemž se do nich snaží zahrnout další, dříve samostatné funkcionality a současně prohlubují jejich otevřenost, standardizaci a konfigurovatelnost. Přes nesporný pokrok jsou však zavádění i provoz těchto komplexních systémů stále příliš složité a podcenění rizik nebo nevyřešení otevřených otázek (především při implementaci) může vést k nepříjemným potížím.

Harmonizace IT s podnikáním
Dodavatelé systémů ERP se vždy více či méně snažili sladit podnikové IT s podnikatelskými záměry a cíli svých zákazníků. Je pravda, že v mnoha případech se tento požadavek stal pouze heslem, které bylo velmi vzdáleno od reality implementace systému ERP. Se vzrůstající konkurencí a zvyšující se kompetencí zákazníků při zavádění systémů se dnes tento požadavek (konečně!) dostává z úrovně slibů do úrovně základního předpokladu a oprávněného nároku. V mnoha případech však zákaznické požadavky na maximální podporu cíle podnikání vedou k vysoké míře individualizace řešení, což ve svém důsledku znamená prodražení implementace i následné údržby systému. Tehdy je velice důležité najít rovnováhu mezi využitím standardních vlastností systému a individuálními úpravami. V dnešní době je na trhu velké množství dodavatelů, kteří mají zkušenosti jak se samotnými produkty, tak s jejich využitím u zákazníků. Dodavatelské implementační týmy pak ve spolupráci se zákazníkem dokáží velice dobře formulovat základní požadavky a na jejich základě postavit koncepci celého řešení, jejímiž hlavními cíli bude: · zajištění optimální integrace systémů, · vytvoření snadno popsatelného, a tudíž snadno modifikovatelného systému, · vytvoření systému s minimálními náklady na podporu a údržbu včetně nákladů na oblasti mimo hlavní předmět podnikání, · vytvoření systému, který umožňuje růst firmy a v maximální míře dovoluje změny podnikových procesů.

Jedině takto koncipované řešení pak pro zákazníka znamená maximální přínos z hlediska jeho podnikání.

Nejžádanější vlastnosti systémů ERP
V současné době je jedním ze základních rysů systémů ERP otevřenost - bez této vlastnosti systém dokáže jen velmi těžko najít své místo v integrovaných řešeních. Téměř všechny současné systémy jsou koncipovány jako modulární a jsou velmi pružné z hlediska struktury a dodávané funkcionality. Již méně nabízených řešení pak nabízí pružnost z hlediska změn ve firmách a jejich případné restrukturalizace. Bez složitých reimplementací dokáže podpořit tento proces jen malé procento systémů. Další vyhledávanou vlastností je konfigurovatelnost systémů, která umožňuje jejich přizpůsobení specifickým požadavkům zákazníků. U předkonfigurovaných řešení je třeba rozlišovat mezi předdefinovaným nastavením standardního produktu a řešením postaveném na specifickém předkonfigurovaném produktu. První varianta může výrazně napomoci zjednodušení a standardizaci procesů ve firmě a zároveň umožní zákazníkovi využít systém při další expanzi podnikání. Předkonfigurované standardní řešení také významně zkrátí prvotní nasazení systému u zákazníka. Takové řešení se však nedá použít vždy a všude. Bude vhodné pro zákazníka, který hledá integrovaný a standardní produkt a jehož současný systém je více či méně roztroušený a nejednotný - standardizace procesů bude v takovém případě znamenat vysoký přínos v podobě úspory kapacit. U druhé varianty (kdy při každém nasazení vzniká v podstatě jedinečný produkt) je takové řešení použitelné jen a pouze pro přesně specifikovaný trh. Systém ušitý na míru minimalizuje rizika projektu a jeho vysoký přínos tkví zejména ve standardizaci procesů. Na druhou stranu toto řešení svými parametry zákazníka limituje. Nedokáže vůbec, nebo jen v omezené míře podpořit růst, a je proto u zdravé společnosti použitelné jen po omezenou dobu. Třetí vlastností systémů ERP, kterou mnozí považují za důležitou, je branžová orientace. V současné době je na trhu celá řada řešení, která více či méně dokáží pokrýt požadavky zákazníků z různých výrobních odvětví. Když se rozhlédneme po trhu, určitě najdeme velice zajímavé produkty jak tuzemské, tak zahraniční výroby. Branžovou různorodost řeší většina těchto systémů variabilitou spočívající v modulární nabídce funkčnosti. Podle mého názoru se ovšem na branžová řešení klade zbytečně velký důraz. Specifikum branže je dáno předmětem podnikání, což se projevuje v obrovské variabilitě těch částí systému, které tento předmět podnikání přímo podporují. Moduly pro ostatní procesy, jako jsou velká část logistiky, zpracování daňové či účetní evidence i systém pro podporu rozhodování, si jsou více méně podobné, případně se liší jen v určitých detailech. Systémy ERP je stále možné zdokonalovat. Kromě tak často požadovaného komfortu pro uživatele (např. prohloubení integrace systému s kancelářskými systémy) se stále více požaduje podpora firemních procesů (workflow) nebo strukturovaný přístup k jednotlivým funkcím podle rolí a osob. Pro vývojáře systémů ERP je určitě velmi silnou výzvou úkol vytvořit co nejuniverzálnější systém (s nejvyšší možnou mírou nastavitelnosti) a přitom zajistit jeho maximální stabilitu - tj. vytvořit řešení s vnitřně zabudovaným systémem kontroly.

Přínosy inovací systémů ERP
Do inovací systémů ERP uživatelé nepřestávají investovat, protože tato řešení mají stále výraznější vliv na zvýšení efektivity podnikových procesů (zkrácení doby potřebné k jejich vykonání), zvýšení výkonnosti (zlepšení výsledků při stejném nebo nižším objemu zdrojů) a získání konkurenční výhody (např. ve formě rychleji identifikované poptávky, kvalitnějšího uspokojování potřeb odběratelů atd.). Inovace těchto systémů se dnes zaměřuje především na jejich standardizaci a na nastavitelnost podpory procesů. která musí být jasně popsaná a dostupná zákazníkovi i po době implementace. Přínosy standardizace systémů ERP spočívají v: · minimalizaci individuální modifikace systému, což znamená nižší náklady na implementaci, podporu a údržbu, · minimalizaci závislosti na konkrétním dodavateli, · optimální přípravě pro případnou změnu či rozšíření systému, · snadnou integraci v případě spojení několika organizací, · snadné čitelnosti systému pro interní výpočetní oddělení, což zjednodušuje podporu a údržbu systému zevnitř organizace.

Podpora podnikových procesů je v systému ERP realizována spojením využití funkcionality systému se způsobem jeho nastavení pro konkrétního zákazníka. Samozřejmě nejde o statický proces, a je tedy žádoucí, aby nastavitelnost byla dostupná zákazníkovi a aby dodavatel poskytl dostatečné informace týkající se způsobu a realizace nastavení systému. Zákazník musí co možná nejdůrazněji trvat na předání plného popisu nastavených parametrů systému a na důkladném zaškolení obsluhy tak, aby odpovědní pracovníci tomuto popisu a následně pak požadavkům na změnu nastavení systému rozuměli a uměli tuto změnu realizovat. Dalším nesporným přínosem inovace systémů ERP je podpora nových technologií - především v oblasti komunikace a elektronizace. V poslední době směřuje vývoj systémů nezadržitelně k využívání webových technologií, které bezesporu přinášejí zjednodušení administrace a především pak údržby systémů. Tento trend je velmi silně ovšem ovlivněn dostupností webových technologií a hlavně jejich klesající cenou. Dnes je možné připojení k internetu realizovat téměř z kteréhokoliv místa a vhodná technika je dostupná za velice přijatelných podmínek.

Hraniční aplikace
Proces výběru a implementace podnikového informačního systému se dnes obvykle rozpadá do dvou částí. Jádro systému nejčastěji tvoří standardní produkt, který je silný v podpoře standardních procesů, jejichž činnosti, výstupy a vzájemné vazby jsou přesně definovány. Rozhodující roli hraje síla dodavatele, celkový počet implementací a míra zkušeností, jakou má implementátor v daném odvětví. V závislosti na možnostech parametrizace dnešních modulárních systémů ERP může takový standardní balík pokrýt i určité méně standardní procesy a funkcionalitu. V takových případech je třeba dobře porovnat náklady s potenciálními přínosy a rozhodnout se buď pro jediný systém, kombinaci více balíkových systémů, či integraci balíkového jádra ERP se specifickou aplikací vytvořenou na klíč. Při tomto postupu je třeba vždy najít hranici, do níž je ještě vhodné optimalizovat a standardizovat podnikové procesy a odkud se už začne implementovat zákaznická funkcionalita odpovídající nestandardním procesům. Pro opravdu nestandardní, variabilní procesy, které nelze přesně definovat a u nichž není návaznost činností pevně dána, však nejsou balíkové systémy ERP náležitě vybaveny. Jejich modulární, procesně zaměřená struktura není příliš vhodná například pro podporu řízení vztahů se zákazníky, správa dokumentů, správa podnikové znalostní báze nebo sledování a řízení jakosti. Pro zajištění těchto procesů se podnik stále neobejde bez specifických, tzv. hraničních aplikací, které dnes existují především jako samostatná, specifická řešení a jen pomalu se stávají součástí systémů ERP. Hraniční aplikace (jako jsou CRM, ASP/SCM, project management, MIS, TQM atd.) dnes velice často znamenají základní zdroj informací a důležitý pracovní nástroj pro hlavní předmět podnikání zákazníka. Jejich integrace se systémem ERP je proto u řady zákazníků již velice striktním požadavkem. Z technologického hlediska lze dnes integraci s koncepčně vytvořeným (tj. dostatečně modulárním a otevřeným) systémem zajistit již velice dobře. Horší to může být s odborností a zaměřením dodavatelských firem. Velmi malá opakovatelnost takových řešení klade značné nároky na znalosti implementátorů a vzájemném pochopení se zákazníkem. Ten musí umět předat dodavateli dostatečné a dobře formulované informace a požadavky a dodavatel řešení je musí v maximální možné míře pochopit, postihnout a pak také implementovat.

Úskalí zavádění a provozu
Rizika spojená se zaváděním a provozem systému ERP sice nelze nikdy úplně vyloučit, ale je možné je alespoň co nejvíce omezit. Úspěšnost či neúspěšnost implementace silně závisí především na znalostech a motivaci zaměstnanců zákazníka. Za klíčové podnikové procesy nesou odpovědnost experti, kteří dokážou své znalosti využít k rozboru stávajících procesů a návrhu fungování nového informačního systému. Organizace by měla mít zájem takové lidi během implementace motivovat a udržet je v zaměstnaneckém poměru. Neméně významná je kvalita konzultantů na straně dodavatele, kteří na implementaci spolupracují. Vyžaduje se od nich detailní znalost výrobního oboru, nikoli pouze samotná znalost softwaru. Dobré firmy proto získávají na tyto pozice zkušené pracovníky z praxe, kteří prokázali schopnost zvládnout nastavení a úpravy dodávaného systému. Vysoce ceněnými odborníky jsou tzv. procesní konzultanti, kteří umí realizovat dodávky téměř libovolného systému nebo se mohou ve značné míře podílet na integračních projektech založených na kombinaci několika systémů. Jedním z dalších důležitých faktorů, které mají vliv na úspěšné zavedení a provoz systémů ERP, je optimální konstrukce vztahů mezi zákazníkem a dodavatelem. V implementační fázi hraje rozhodující roli dodavatel klíčové aplikace, který je však v maximální míře závislý na kvalitním a detailním zadání. Neméně důležitý je i model, na jehož základě je systém udržován v provozu. Může to být buď využití interních kapacit, nebo některá forma outsourcingu (případně vhodná kombinace obojího). Uzavření exkluzivní smlouvy s monopolním dodavatelem kompletního řešení včetně implementačních služeb (systémový integrátor) nebo poskytovatelem kompletního provozu (outsourcer) může znamenat velkou výhodu z toho důvodu, že dodavatel převezme celkovou odpovědnost a zjednoduší komunikaci se zákazníkem. Na druhou stranu může jít o riskantní řešení, kdy zákazník je vydán dodavateli na milost a nemilost. Je potřeba uvědomit si rizika, která z takového vztahu plynou, dobře je ošetřit ve smlouvách SLA a pro případ neshody mít připravené záložní řešení.

Struktura nákladů na vlastnictví ERP
Odhad struktury celkových nákladů na vlastnictví systému ERP bývá komplikovaný úkol, jehož výsledky se mění podle toho, pro jaké období chceme strukturu popisovat. Při standardním dlouhodobém vlastnictví je cena licencí obvykle jen zlomkem celkové ceny řešení. Větší část celkových nákladů tvoří cena za implementaci, a tou největší je právě cena údržby spolu s výší nákladů na změny a úpravy. Údržba a změna systému (verzování) jsou ve smlouvě velice často spojeny dohromady - zákazník si tak možnost změny předplácí v částce určené na údržbu. Podle všech předpokladů se v blízké budoucnosti tato základní struktura nebude měnit. Může se však měnit poměr jednotlivých částí - v případě implementace standardního řešení se minimalizují finanční nároky na údržbu, čímž se takové řešení pro zákazníka z dlouhodobějšího hlediska zlevňuje.

Situace na českém trhu
Český trh systémů ERP je specifický tím, že je velmi malý. Pro jakékoliv řešení je tu bohužel velmi málo příležitostí. Tato skutečnost je ještě umocněna výraznou snahou zákazníků o to, aby dosáhli jedinečnosti implementovaného systému. V současné době je tedy základním rysem českého trhu tlak na snižování ceny dodávky a zároveň vysoké nároky na jedinečnost dodávky. Opravdu velcí zákazníci jen velmi zřídka dávají příležitost tuzemským firmám. Téměř ve všech případech je dodávka systému ERP předem diktována nadnárodním ústředím sídlícím mimo území České republiky a při jejich rozhodování se velmi silně uplatňuje vliv nadnárodních konsorcií. Naopak v oblasti hraničních aplikací není možné říci, že dominují zahraniční, nebo tuzemská řešení. Velice často se úspěšně realizují symbiotická řešení spojující zahraniční a tuzemskou aplikaci. Základní devizou a jednou z nejsilnějších konkurenčních výhod lokálního dodavatele je znalost regionu, zvyklostí a především legislativního rámce. Když tyto výhody dokáže naplno využít, je jeho výhoda před zahraničním týmem nezanedbatelná. Na druhé straně je ovšem nutné, aby takový tým co nejlépe znal implementovaný produkt a aby se stále snažil maximálně využít jeho standardních vlastností. Mnohdy se tým ve snaze maximálně vyhovět zadavateli zakázky pouští do náročných úprav podle hesla "zlaté české ručičky, ty vám udělají všechno". Snadná dostupnost úprav standardního systému se tak velice často klade před ostatní dovednosti týmu dodavatele, což mnohdy vede do slepé uličky. Individualizací řešení se český dodavatel dostává do neúprosných kleští - údržba takových systémů vyžaduje obrovské úsilí a velice často se neobejde bez znalostí špatně nahraditelných jednotlivců. Naopak u standardního řešení se zkracuje doba implementace a klesá finanční náročnost řešení. Pokrytí potřeb zákazníka přitom odpovídá použitému standardu při nenáročné podpoře a údržbě. Z předchozího vyplývá, že standardní (ať již zahraniční, nebo tuzemský) produkt v rukou specialistů znalých lokálních zvyklostí a legislativních požadavků je silná kombinace zajišťující maximální konkurenční výhodu pro lokální dodavatele systémů ERP.

Autor článku, Martin Verner, je team leader Oracle EBS společnosti ICZ.