Podnik a jeho řízení, řízení podnikové dokumentace a podnikové znalosti, jejich vliv na vzdělávání a přípravu zaměstnanců a využití výpočetní techniky pro tento účel - to jsou témata velmi důležitá pro úspěšnost podniku, a proto jsem se rozhodl jim věnovat tento článek. Jednotlivá témata mezi sebou úzce souvisí a jejich společným prvkem je existence optimálního systému řízení podnikové dokumentace.

Podnik a podnikání
Důvodem existence podniku je uskutečňování podnikatelské činnosti, jejímž výsledkem je vytváření přidané hodnoty, přičemž konečným cílem podnikání je dosažení zisku. Vítězem v konkurenčním podnikatelském prostředí bude ten, kdo při nejnižších nákladech vytváří přidanou hodnotu porovnatelnou s konkurencí nebo ještě vyšší. Jak toho dosáhnout? Vedení musí řídit podnik takovým způsobem, aby každý zaměstnanec vykonával svou práci optimálním způsobem, napoprvé a v požadované kvalitě. Na zabezpečení takového režimu práce jsou v podniku využívány všechny dostupné znalosti, jejichž zdrojem jsou informace přicházející z venku a znalosti, které se cílevědomě a v souladu s určenými pravidly v podniku vytvářejí, třídí a přemísťují.

Podnik a jeho řízení
Souhrn pravidel vytváří systém. Vynalezením písma si lidstvo začalo uchovávat mimo jiné i pravidla na různých nosičích informací, a tak vznikl systém řízení zafixovaný v dokumentech. Souběžně s tím vznikaly jiné dokumenty nařizující vykonávání konkrétních úkonů. Postupně začaly vznikat i dokumenty, ve kterých byla informace o tom kdo, co, jakým způsobem a v součinnosti s kým určitý úkon vykonal a další druhy dokumentů.

Dnes v kterémkoliv podniku pro zabezpečení jeho řízení existuje (měl by existovat) zdokumentovaný systém řízení. Kromě toho v podniku existují dokumenty, vznikající v procesu výroby a poskytování služeb, které zabezpečují operativní řízení a dále i dokumenty, jejichž pomocí podnik uskutečňuje spojení s venkovním světem - podniková korespondence.

Řízení a dokumentace
Celý soubor dokumentace existující v podniku si můžeme představit následovně:

- systémová dokumentace řízení:
· základní dokumenty - stanovy, organizační řád, pracovní řád, podpisové vzory, archivační a skartační řád
· systémové dokumenty: příručka kvality (popisující celý systém řízení podniku), směrnice a normy (ve kterých jsou uvedeny všechny podnikové procesy a rovněž i pravomoci a zodpovědnosti zaměstnanců ) apod.

- operativní dokumentace řízení:
· sdělení kolektivních orgánů vedení a vrcholového managementu o svých rozhodnutích
· příkazy vrcholového managementu, stanovující obvykle dlouhodobé a rozsáhlé úlohy
· zápisy z porad managementu různých úrovní
· zdokumentované úlohy a dokumenty související s jejich řešením

- pracovní dokumentace: metodické návody, pravidla, instrukce apod., ve kterých je uvedeno, jakým způsobem a s pomocí jakých prostředků je potřebné uskutečňovat všechny podnikové procesy a na jakých formulářích je potřebné zaznamenat výsledky uskutečněných procesů

- procesní dokumentace: dokumentace (záznamy) vznikající po dobu realizace všech podnikových procesů na předem určených formulářích a v souladu se stanovenými pravidly

- korespondence:
· externí dokumentace, jejíž pomocí podnik komunikuje se zákazníky, dodavateli, obchodními partnery, konkurencí, státními, kontrolními a jinými orgány apod.
· interní dokumentace, jejíž pomocí jednotlivé podnikové útvary nebo zaměstnanci komunikují mezi sebou

Důležitou podmínkou úspěchu podnikání je systémové vytvoření předpokladů pro to, aby všechna výše uvedená podniková dokumentace sloužila cílům podnikání - uspokojovat požadavky a potřeby zákazníků, zaměstnanců, majitelů a okolí.

Řízení dokumentů a podnikové znalosti
Celý životní cyklus dokumentů je potřebné řídit odpovídajícím způsobem. U různých dokumentů může být tento cyklus odlišný, ale všeobecně zahrnuje návrh na vytváření, samotné vytváření, připomínkování, odsouhlasení a schvalování, za nímž následuje publikování, používání a archivace.

Mnohé druhy dokumentů podléhají změnovému řízení, které je prakticky velmi podobné vzniku nových dokumentů.

Nejefektivnější cestou pro řízení dokumentace v podniku je přiřazení většiny dokumentů odpovídajícím podnikovým procesům a zabezpečení potřebného toku dokumentů (workflow) v souladu s procesy a pravidly stanovenými v podniku. Určité druhy dokumentů mohou mít tento workflow striktní (fixní), tj. každý jeho krok je přesně stanoven dohodnutými pravidly. Týká se to např. směrnic a podnikových norem. Jiné druhy dokumentů potřebují volnější (flexibilní) workflow, ve kterém nemusí být dodrženy všechny kroky; jedná se o metodické návody a pracovní dokumentaci nižší úrovně.

Některé druhy dokumentů mají úplně volný (ad-hoc) workflow; jako příklad je možné uvést korespondenci určitého druhu.

Velmi důležité je zabezpečení jasně stanovených přístupových práv zaměstnanců k podnikovým dokumentům různého druhu.Optimální cestou je logické spojení přístupových práv s vykonávanou činností, tzn. s podnikovými procesy. Kromě zabezpečení přístupu je důležité zabezpečit i řízený "nucený" přesun dokumentů (nebo jen jejich stručného popisu) těm zaměstnancům, kteří jej potřebují při výkonu své práce, tzn. svých procesů. Takovýmto způsobem se vytvářejí podnikové znalosti potřebné pro kvalitní a včasný výkon práce očekávané od zaměstnanců.

Jinými slovy, zabezpečuje se pravidlo: poskytnout potřebnou informaci správným lidem, ve správném čase a na správném místě, kde se práce vykonává, a kromě toho v optimální formě a potřebném objemu.

Znalosti a podnikové vzdělávání
Znalosti podniku by měli využívat všichni zaměstnanci. Jak však známe z podnikové praxe, existuje jen poměrně malá skupina zaměstnanců, kteří dobrovolně a s ochotou využívají podnikové znalosti na zvýšení kvality své práce. Co dělat s ostatními? Je potřebné je vzdělávat. To znamená, že je potřebné vytvářet další, i když specifické dokumenty - vzdělávací materiály a materiály pro zkoušení zaměstnanců. Tento proces je potřebné vhodným způsobem distribuovat, sledovat a vyhodnocovat - tzn. řídit.

Výpočetní technika v podniku
I vy máte zkušenost, že většina vašich zaměstnanců využívá počítač jen jako náhradu psacího stroje a kalkulačky? PosAm Bratislava, spol. s r.o. i dceřiná společnost PosAm IT s.r.o. se sídlem v Praze, se již roky cílevědomě zabývá vývojem softwarových nástrojů umožňujících podstatně zvýšit efektivnost využívání výpočetní techniky v podniku. Počítače s takovýmto softwarem jsou propojeny v podnikovém intranetu a stávají se vysoce kvalitním prostředkem pro spolupráci zaměstnanců, uskutečňování podnikových procesů, angažování zaměstnanců do řízení podniku a vytváření i efektivní využívání podnikových znalostí. Za tím vším stojí systém řízení podnikové dokumentace.

Autor pracuje ve firmě PosAm Bratislava jako produktový manažer pro organizaci a řízení podniků