Akciová společnost Pražská energetika (dále PRE) je regionální distribuční energetická společnost působící na území hlavního města Prahy a města Roztok u Prahy. Na tomto území o rozloze přibližně 500 km čtverečních a asi 1,2 mil. obyvatel je společnost dodavatelem elektřiny pro všechny průmyslové podniky, podnikatele a domácnosti. IT oddělení PRE se ještě donedávna potýkalo s problémem, který dnes zřejmě najdeme u většiny podniků a institucí: Jak rychle a elegantně vyřešit workflow, správu dokumentů a jejich schvalování?

Je logické, že IT oddělení hledalo řešení v uplatnění nových informačních technologií. Nakonec si vybralo řešení založené na intranetových technologiích Microsoft Solution for Intranets (MSI). Protože implementace byla rychlá a úspěšná, plánuje IT oddělení nasazení uvedeného řešení i v dalších odděleních PRE.

Původní situace v PRE
Původní situace v oblasti správy a schvalování dokumentů byla složitá. Dokumenty se schraňovaly v běžných souborech a adresářích. Takové řešení - byť je pro malé projekty efektivní - s sebou neslo svá úskalí. Dokumenty byly v adresářích nepřehledně uspořádány, neexistovala jejich logická provázanost, bylo těžké v dokumentech nalézt informace a nebylo vyřešené workflow, řízení připomínkování, schvalování a publikování dokumentů na vnitřním intranetu společnosti PRE.

V IT oddělení energetické společnosti PRE si proto zvolili za cíl najít, nejprve pro vlastní potřebu, takové řešení, které by usnadnilo celému týmu sdílení a schvalování projektových dokumentů. Současně mělo vyřešit problémy procesní návaznosti schvalování dokumentů a workflow. Nakonec bylo zvoleno řešení založené na intranetových technologiích Solution for Intranets společnosti Microsoft (MSI), které také garantovala projekt implementace společně s firmou DIGI TRADE jako svým implementačním partnerem.
 

"Šli jsme do toho, protože jsme potřebovali rychle a elegantně vyřešit správu dokumentů a také proto, že u nás právě probíhá certifikace na ISO 9000. Potřebovali jsme sledovat dění s dokumenty také na časové ose, verze atp. Normální souborový systém neumožňuje schvalovat dokumenty před jejich zveřejněním, a to je to, co považujeme u MSI za přínos. Celkově se dá říci, že lze velmi snadno dosáhnout příslušných informací a pro mě osobně je to skvělá podpora řízení. Ne moc drahá, ale účinná. Získali jsme tak publikační server, kde probíhá schvalování před zveřejněním nějakého dokumentu."
- Ing. Miroslav Hübner, ředitel sekce informatiky, Pražská energetika, a. s.

Použité technologie
Řešení MSI obsahuje služby pro týmovou spolupráci v prostředí webu, portál pro správu a vyhledávání informací a umožňuje realizovat živé multimediální vysílání na pracovní stanice koncových uživatelů. Obsahuje také několik základních funkcí pro vytváření a správu funkce dynamických předformátovaných seznamů, sdělení důležitých informací, synchronizaci činností, sdílení kontaktů a správu procesů. MSI má také úzké vazby na produkty Office XP a Outlook.

Z technologického pohledu je MSI zastřešující prvek pro celou řadu dalších produktů. Pro běh podobných intranetových řešení je například nutný SQL server, který slouží jako datový sklad dokumentů a na jeho výkonnosti je v podstatě závislé celé další řešení. V tomto projektu byl použit Microsoft SQL Server společně s rozšířením "team services". Kromě SQL serveru byl instalován také SharePoint portál. Pro zajímavost, tato část instalace zabrala pouze 1 den.
 

"Negativa byla zejména technologická a lidská. Ta technologická vidíme v tom, že jsme měli jiná očekávání a v průběhu realizace jsme teprve zpřesňovali, co a jak chceme a co a jak je realizovatelné. Ta lidská jsou ve standardním přístupu zaměstnanců k novinkám - prostě se musí sžít s novým nástrojem, ale to nevidím jako problém."
- Ing. Miroslav Hübner, ředitel sekce informatiky, Pražská energetika, a. s.

Další pokračování projektu
V současnosti používá systém 80 uživatelů. V PRE už ale připravují další pokračování projektu. V rámci druhého kola budou pracovníci informatiky používat MSI jako publikační server a do budoucna chtějí nabídnout nasazení technologie MSI pro celou Pražskou energetiku. Jedním z dalších kroků bude integrace do Workplace a zprovoznění dalších funkcí. Strategie PRE přitom je raději začít s málem a pak postupně přidávat, než najednou spustit vše.

Projekt ve zkratce
Zákazník: Pražská energetika, a. s.
Cíl projektu: rychle a elegantně vyřešit správu dokumentů a jejich schvalování, vyřešit workflow
Délka implementace od zadání: 6 týdnů
Počet uživatelů: 80
Použité technologie: Windows 2000 Server, Microsoft Solutions for Intranets
Garant projektu: Microsoft, s. r. o.
Implementátor projektu: DIGI TRADE, s. r. o.