eWay
facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Compas automatizace
IT SYSTEM 12/2003

Reporting

jako součást informačního systému podniku

doc. Ing. Otakar Machač, CSc.


Reporting jako systém vnitropodnikových výkazů a zpráv se využívá nejen ke kontrole a vyhodnocování dosavadního vývoje hospodaření, ale také k plánování a rozhodování o opatřeních ke zlepšování výkonnosti podniku jako celku i jeho organizačních a odpovědnostních jednotek. Z tohoto hlediska lze chápat reporting jako relativně autonomní subsystém controllingu a tím je vymezena i jeho vazba na podnikový informační systém.


V širším pojetí lze reporting vymezit jako komplexní systém zpravodajství poskytující mimo jiné také externím zainteresovaným orgánům, skupinám i jednotlivcům, informace o všech aktivitách podniku, které se jich mohou dotýkat.

Reporting je obvykle chápán jako relativně samostatná součást informačního systému podniku, která zahrnuje výběr, zpracování, formální úpravu a distribuci informací o podniku určených pro nejrůznější skupiny adresátů (uživatelů). Protože uživatelů může být mnoho a navíc s velmi různými požadavky, klade to na obsahovou i formální stránku reportingu značné nároky.

I když samotný pojem „reporting“ ve smyslu podnikového výkaznictví a zpravodajství se u nás objevuje až po roce 1990, po stránce věcné nejde ani v našich podnicích o záležitost zcela novou. Za předchůdce reportingu v dnešním pojetí lze u nás v období centrálně-direktivního plánování považovat různé výkazy a hlášení o plnění plánu různým státním a společenským orgánům i široké veřejnosti. Se zánikem centrálního státního plánování došlo v mnoha našich podnicích k paradoxnímu jevu, že se zrušilo, nebo omezilo či zdeformovalo i podnikové plánování a s ním i příslušné výkazy a zprávy o činnosti podniku. Reporting v moderním pojetí objevují naše podniky znovu s určitým zpožděním až v souvislosti s transformací našeho hospodářství na tržní ekonomiku a s příchodem zahraničního podnikatelského kapitálu. V obsahovém pojetí došlo také k určitému posunu od původně úzce chápaného vymezení ve smyslu interních podnikových výkazů o hospodaření určených především pro vlastníky a manažery, až po velmi široké pojetí všech druhů informací o nejrůznějších aktivitách podniku, poskytovaných i externím zainteresovaným příjemcům a široké veřejnosti. Hledání správného přístupu k zveřejňování informací o podniku není v mnoha našich podnicích dosud ukončeno.

Pro koho je reporting určen
Chceme-li pochopit správně význam, smysl a cíle reportingu, musíme začít od analýzy potenciálních uživatelů zpráv a jejich požadavků. V podstatě lze uživatele členit do dvou širokých skupin: interní uživatelé a externí adresáti.

Interní uživatelé jsou především vlastníci a management na různých stupních řídící pyramidy, v případě akciových společností představenstvo a dozorčí rada. V podstatě jde o adresáty, kteří mají rozhodovací pravomoci a jsou odpovědni za výsledky podnikových činností.

Externí adresáti mohou vytvářet velmi široké spektrum oprávněných kontrolních orgánů, zájmových skupin i jednotlivců. Patří k nim například:
  • zaměstnanci podniku, kteří tvoří vnitřně kontrární zájmovou skupinu – na jedné straně mají zájem na prosperitě a dobrém jménu podniku, což je řadí z hlediska zájmu k interním uživatelům, na druhé straně mají zájem na maximalizaci svých mezd, což může zvyšovat náklady a zhoršovat hospodářské výsledky – v podobném postavení jsou i drobní akcionáři,
  • spolupracující podniky, dodavatelé, odběratelé, banky jako věřitelé apod.,
  • státní orgány, které jsou pověřeny výkonem určitých kontrolních funkcí ve vztahu k činnostem podniku, napříklaf finanční úřad, pracovní úřad, hygienická služba, inspekce životního prostředí atd.,
  • orgány veřejné správy, krajské úřady, zastupitelské orgány obcí a měst atd., které mají zájem na oboustranně prospěšném vztahu podniku a daného regionu,
  • široká veřejnost, společenské organizace a různé občanské aktivity například v oblasti ochrany životního prostředí apod.

Z výčtu uživatelů lze usoudit, že jediná forma zpravodajství nemůže uspokojit všechny požadavky. Zpravodajský systém podniku proto musí být nutně diferencovaný, orientovaný na jednotlivé cílové skupiny a k optimálnímu systému lze dospět až po důkladné analýze všech skupin uživatelů a jejich, často i rozporných, požadavků. Veřejnost ne vždy plně chápe, že některé informace důvěrného charakteru, týkající se zejména podnikatelských či inovačních záměrů, nemohou být zveřejňovány. Na druhé straně chybují i ty podniky, které volí informační strategii zatajování nepříznivých zpráv před veřejností, protože image podniku více poškozuje, jestliže se dodatečně ukáže, že podnik lhal, než když otevřeně přizná, byť i nepříjemné, důsledky svých aktivit. Je zřejmé, že z tohoto aspektu lze reporting chápat jako nástroj systému „public relations“, který si moderní podniky budují v zájmu posílení svého postavení v daném regionu.

Obsah a struktura interního výkaznictví
Ve smyslu výše uvedeného rozumíme interním výkaznictvím především výkazy a zprávy určené pro majitele a management, případně pro oprávněné státní a veřejnosprávní kontrolní orgány a pro věřitele. Obsah, úprava a četnost zpráv závisejí na mnoha faktorech. Z hlediska frekvence a pravidelnosti lze členit reporting na:

  • standardní – tj. zprávy, vyhotovované v pravidelných intervalech a v předem stanovené struktuře,
  • mimořádný – tj. zprávy vypracovávané ad hoc, na požádání oprávněných orgánů. Přitom může jít o zprávu ve standardní struktuře v mimořádném termínu, nebo o obsahově specifickou zprávu či analýzu.
Standardní periodické zprávy o hospodaření tvoří obvykle podstatnou část podnikového zpravodajství. Základní hospodářskou periodou je rok, což souvisí s pravidly roční účetní uzávěrky a se zákonnou povinností akciových společností zveřejňovat výsledky svého hospodaření formou auditovaných finančních výkazů, tj. finanční bilance aktiv a pasiv, výkazu zisku a ztráty a výkazu cash flow. Výroční zprávy zejména větších a konsolidovaných podniků (akciových společností) se i u nás již staly standardem a mnoho podniků je zpracovává na úrovni srovnatelné s renomovanými zahraničními společnostmi.

Pro operativní řízení je však roční interval příliš dlouhý, a proto většina podniků sestavuje a využívá i zprávy za kratší období, tj. za čtvrtletí nebo za měsíce. Na této úrovni se již projevuje velký rozdíl mezi jednotlivými podniky, zejména mezi podniky ryze tuzemskými a podniky zahraničními nebo se zahraniční účastí. Tuto hypotézu potvrzuje například Moučka [1] na základě svých osobních zkušeností krizového manažera v řadě restrukturalizovaných českých podniků. Kvalitní reporting je jednou z rozhodujících podmínek úspěšného průběhu restrukturalizace. Protože české podniky před restrukturalizací obvykle nemají žádný, nebo jen velmi nedokonalý systém vnitřního zpravodajství, může být i samotné vybudování systému reportingu jedním z opatřeních procesu restrukturalizace.

I když struktura interních zpráv může být různá, setkáváme se obvykle s členěním na základní souhrnnou (přehledovou) zprávu a několik dílčích zpráv podle jednotlivých oblastí podnikových činností, případně u velkých podniků také podle vnitropodnikových organizačních jednotek (divizí, hospodářských středisek apod.) V souhrnné zprávě bývají uvedeny základní finanční ukazatele o hospodaření podniku jako celku za dané období, jejich srovnání s plánovanými hodnotami a případně srovnání s hodnotami ukazatelů za srovnatelné období minulého roku. Zpráva by měla být doplněna komentářem, který upozorňuje na mimořádné odchylky od plánovaných záměrů a analyzuje jejich příčiny. Je velmi žádoucí, aby komentářům byla věnována větší pozornost a aby jen slovně neopakovaly to, co lze vyčíst z tabulek a grafů. I na této úrovni se ukazuje potřeba promyšlené diferenciace zprávy pro manažery na různých úrovních řídící hierarchie a v různých oblastech podnikových činností.

Dílčí zprávy se obvykle člení podle oblastí na obchodní, výrobní a technickou, personální apod. Jejich struktura je již méně rigorózní a vychází ze specifik a zvyklostí daného podniku.

Vazba reportingu na controlling
Controlling je v současném pojetí chápán jako metoda řízení, jejímž smyslem je zvýšit účinnost systému řízení neustálým srovnáváním skutečného průběhu podnikatelského procesu se žádoucím (plánovaným, očekávaným) stavem a následným vyhodnocováním vznikajících odchylek a aktualizací cílů.

Je zřejmé, že fungující systém controllingu se neobejde bez reportingu jako systému vnitropodnikových výkazů a zpráv o vývoji podniku jako celku i jeho základních organizačních jednotek. Tyto zprávy mají být uspořádány podle potřeb jejich uživatelů tak, aby poskytovaly potřebné informace pro rozhodování.

Z hlediska nároků na kvalitu informací jde především o přesnost, spolehlivost a včasnost. Tyto požadavky mohou být často v rozporu. (Tak například dle průzkumu u vybraných uživatelů měsíční zprávy o hospodaření v závodě Synthesia řada respondentů kritizovala velký časový odstup předložení zprávy až 25 dní po skončení uplynulého měsíce. Důvodem je to, že zpráva je vázána na účetní uzávěrku. Uživatelé by většinou dali přednost informacím méně přesným, ale včasnějším. Další kritické připomínky směřovaly například k nejednotnosti formy jednotlivých částí zprávy, redundance některých informací na jedné straně a absence jiných dat například pro srovnávání s plánem atd.

Rozšířený reporting
Jak jsme již uvedli, moderní pojetí rozšiřuje standardní obsah podnikového zpravodajství a jeho orientaci i na široké spektrum externích zájmových skupin. V tomto smyslu se stává reporting i součástí budovaných systémů vztahů podniku k veřejnosti (public relations, příp. public involvement.) Silné impulsy do rozšíření reportingu zejména pro širokou veřejnost přinesla 80. a 90. léta minulého stolení v oblasti vztahu podniků k životnímu prostředí. Pravidla „udržitelného rozvoje“, přijatá v roce 1992 zástupci 178 států, vytvářejí silný tlak na odpovědné chování podniků vůči životnímu prostředí a přírodním zdrojům, což se odrazilo i v požadavcích na informovanost veřejnosti o enviromentálních důsledcích podnikových činností.

Tento tlak na odpovědné chování podniků vůči životnímu prostředí je tak silný, že se promítl i do celé řady zákonodárných aktů na národní i mezinárodní úrovni. Progresivní podniky se však začínají chovat „ekologicky“ nejen pod tlakem zákonů, nýbrž i nad jejich rámec a začínají budovat enviromentální systémy řízení a enviromentální reporting jako nástroj konkurenceschopnosti v globálním světě. Hlubší analýzu stavu a některé návrhy na budování systému enviromentálního zpravodajství v našich podnicích.

Vztah reportingu a informačního systému
Protože reporting lze chápat jako subsystém podnikového informačního systému, je v každém podniku výrazně ovlivňován, až determinován používaným informačním systémem a informační technologií. Pokud je v podniku zaveden počítačově podporovaný systém typu ERP, jsou tím vytvořeny i lepší podmínky pro kvalitní reporting. To však neplatí automaticky, protože i v tomto případě je třeba řešit řadu doprovodných problémů, aby na dané bázi ERP také fungoval kvalitní reporting. Zpracování zpráv se může sice stát rutinní záležitostí s mnoha grafickými prvky, zvyšuje se rychlost i aktuálnost poskytování zpráv, ale tím není ještě zaručena jejich využitelnost pro rozhodování pro různé uživatele. Předpokladem úspěchu je vstřícný vztah managementu k informačním technologiím obecně a kladnou úlohu zde mohou sehrát některé nadstavbové systémy, například EIS nebo DSS. Jejich pořízení je však poměrně nákladné a zejména manažeři středních a menších podniků budou zřejmě váhat, zda jejich nákup bude efektivní investicí.

Při navrhování a implementaci systému podnikového reportingu by měl podnikový management respektovat především tyto zásady:
  • identifikovat uživatele zpráv a analyzovat jejich požadavky a potřeby z hlediska obsahu, formy i času poskytovaných zpráv,
  • diferencovat obsah zpráv podle potřeb uživatelů interních i externích,
  • zvolit vhodnou formu poskytovaných reportů, a to buď v tištěné nebo elektronické podobě, případně v jejich kombinaci,
  • navrhnout a používat jednotný design zpráv a příliš často jej neměnit,
  • zvolit vhodný způsob distribuce zpráv, oddělit důvěrné informace od ostatních a zajistit jejich ochranu,
  • využívat zpětnou vazbu na adresáty, zjišťovat, jak využívají předkládané zprávy, a zjišťovat jejich připomínky a náměty ke zlepšování systému reportingu.
Při dodržení těchto zásad je předpoklad, že reporting bude účelným nástrojem jak pro kvalitní rozhodování manažerů a vlastníků, tak i pro budování dobrých vztahů podniku k externím adresátům, státním i regionálním orgánům, spolupracujícím podnikům i široké veřejnosti.

Literatura:
Moučka, P.: Reporting jako součást podnikového informačního systému pro podporu manažerského rozhodování. Doktorská disertační práce, Univerzita Pardubice, 2000.

Vraný, M.: Reporting v o.z. Synthesia Pardubice. Diplomová práce. Univerzita Pardubice, 2001.

Volejníková, I.: Enviromentální zpravodajství v podnicích chemického průmyslu. Doktorská disertační práce, Univerzita Pardubice, 2002.

Autor článku, doc. Ing. Otakar Machač, CSc., působí na Fakultě chemicko-technologické Univerzity Pardubice.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.
Helios


Inzerce

Úsměv namísto podpisu a robot na místě prodavače

IT Systems 11/2020V novém vydání IT Systems se věnujeme trendům v digitalizaci bankovnictví a finančního sektoru, který je sice vnímán jako velmi konzervativní odvětví, ale ve vztahu k informačním technologiím patří naopak mezi ty nejprogresivnější. Tlak konkurence i nebankovních institucí a požadavky zákazníků totiž nutí celé odvětví, aby přijímalo nejnovější technologie.