DMS (document management systém) řešení jsou v české republice stále relativně vůči západnímu trhu na počátku, nicméně existuje poměrně solidní nabídka produktů a řešení od jednoduchých systémů až po ty s přívlastkem „enterprise“. Nečekejte kompletní popis vlastností a funkcí nabízených řešení nebo dokonce srovnávací tabulku, protože záběr document management systémů (nejen technologický) je natolik široký a vlastní implementace natolik rozmanité, že jakékoliv tabulkové srovnání, jak ho známe u mnoha jiných i softwarových produktů, by mohlo být zavádějící. Pokusíme se velmi stručně ukázat spíše, kdo jsou, dle našeho názoru, více či méně typičtí reprezentanti na trhu document management systémů.


EASY-Archiv
Jak sám název napovídá, je systém EASY-Archiv německé firmy EASY SOFTWARE AG typem document management systému zaměřeným na imaging a archivaci - zjednodušeně archivační systém resp. systém elektronické archivace. Základem je ukládání naskenovaných dokumentů a Windows souborů na vysokokapacitní média s cílem úspory prostoru a času při hledání. Není postaven nad relační, ale nad fulltextovou databází (Verity), což umožňuje jednoduchou definici indexů. EASY-Archiv nabízí celou řadu modulů typických pro archivační systém: vlastní archiv (báze), skenování, zpracování obrazu (včetně OCR a čtení čárových kódů), COLD systém, správce automatických úloh, správce ukládacího prostoru a optických médií, Web klienta modul pro spolupráci s ERP systémy a modul pro integraci s okolními aplikacemi.

EASY-Archiv se řadí do kategorie systémů malých a středních, což dokazuje i existence verze pro malé a střední kanceláře.

HEITEC SARA
Dalším systémem elektronické archivace je systém SARA německé společnosti HEITEC AG. SARA nachází uplatnění zejména tam, kde je potřeba dlouhodobě a bezpečně archivovat velké objemy dokumentů. Jeden z modulů systému - modul SARA WEB Server - umožňuje přístup do archivu také prostřednictvím internetu nebo podnikového intranetu. Základ systému SARA sestává z programových komponent serveru a klienta a zahrnuje funkce pro skenování dokumentů, import elektronických dokumentů, definice typů dokumentů a identifikaci dokumentů, archivaci dokumentů, vyhledání dokumentu, zobrazení dokumentu, tisk dokumentu export dokumentu a odeslání dokumentu vnitřní poštou nebo e-mailem.

Jako řešení s orientací na imaging nabízí SARA samozřejmě i moduly pro OCR, čtení čárových kódů, COLD, indexační modul, oběh dokumentů a také integraci se systémem SAP. Nová generace systému, který si liší především novým pojetím v podobě aplikačního serveru, intranet klientem a podporou více serverových platforem, řadí systém SARA do systémů typu client/server.

SARA patří podle našeho názoru k systémům elektronické archivace podobně jako EASY-ARCHIV a k zařazení mezi enterprise content management systémy jí chybí orientace na životní cyklus dokumentu a větší univerzalita, otevřenost a větší orientace např. na silnější workflow subsystém, která tak systém SARA vzdálí od jejího imagingového původu.

IBM + Lotus Software
Společnost IBM má ve svém portfoliu document management balík EDMSuite, který lze také nazvat spíše archivačním a imagingovým řešením. Základem je Content Manager přinášející produkční imaging a dále COLD systém OnDemand a MQSeries Workflow. Modul CommonsStore nabízí velkokapacitní archivaci pro „odlévání“ dokumentů z Lotus Notes a SAP.

Kromě produktů skupiny Content Manager, který je určen především pro větší organizace, je v nabídce produkt Lotus Domino.Doc, který je více managementem dokumentů, je určen pro pracovní skupiny a je postaven na známém prostředí Lotus Notes. Domino.doc (a s ním související produkty na stejné platformě, jako je např. Domino workflow). Je dobrým zástupcem „pravého“ document managementu, protože se soustředí na „život“ aktivních dokumentů a to především v oblasti worklfow, které nabízí celou řadu funkcí, jež jindy vidíme pouze u workflow systémů typu a velikosti těch s přívlastkem „enterprise“.

iXOS-ARCHIVE
Systém elektronické archivace německé společnosti iXOS vychází z úzkého spojení se systémem SAP, a to i obchodně. Portfolio produktů iXOS nabízí jednak iXOS-ARCHIVE for R/3 pro „image enabling“ procesů v systému SAP a archivaci aplikačních dat SAP, dále iXOS-UniversalARCHIVE pro uživatele mimo systém SAP a konečně DocuLink pro přístup SAP uživatelů k dokumentům, které nejsou ze systému SAP. Pomocí integračních aplikací je pak umožněno ukládání MS Exchange objektů, MS Office a jiných desktop dokumentů či faxů.

Archivační orientace znamená samozřejmě vlastní přímou podporu imagingu a především skenovacího modulu a také přímé ukládání na velkokapacitní optická média. iXOS-Archive podporuje implementace v sítích LAN i WAN, a také např. XML - standard e-business aplikací. Mezi podporovaná prostředí patří samozřejmě Windows a také některé UNIX platformy. Pro srovnání především s posledními dvěma níže uvedenými systémy chybí především univerzálnost a větší nezávislost na SAP, kompletní workflow subsystém, správa životního cyklu dokumentu a také Web Content Management funkce. Silná vazba na elektronickou archivaci tak u iXOSU dle našeho názoru trvá i přes uvedení skupiny produktů iXOS-eCON, která naznačuje snahu výrobce přesunout se od archivace k plnému DMS, respektive WCM řešení.

Hummingbird PC DOCS
Systém PC DOCS americké společnosti Hummingbird, patří do kategorie pokročilých document management systémů. Přes svou lehce imagingovou orientaci (zviditelněnou zejména vlastním skenovacím subsystémem a prohlížečem více než 160 formátů) nejde o archivační systém, ale o skutečný management dokumentů.

Řešení PC DOCS je nabídkou pro střední a větší organizace. Z funkčního hlediska lze vytknout absenci automatizace životního cyklu dokumentu a nedostatečnou hloubku řešení workflow. Aplikační server i klientské produkty vykazují spíše orientaci na prostředí Microsoft, a naopak nejsou explicitně podporovány některé unixové systémy (Sun Solaris, IBM AIX).

Protože v našem stručném přehledu blíže nerozvádíme systémy nezastoupené (zatím) na českém trhu, nedostane se v tomto článku např. na typické reprezentanty WCM řešení (jako je Vignette nebo Interwoven) a zároveň se dostáváme ke dvěma systémům patřícím do kategorie enterprise (od jednotek po tisíce globálních uživatelů) a splňujícím kritéria state-of-the-art řešení současnosti. I tak je nicméně odlišuje architektura, způsob licencování a také celková orientace a strategie rozvoje.

Vyjdeme-li z předpokladu, že tyto dva etalony enterprise document management systémů nabízí na první pohled vše, co může zákazník potřebovat, nezbude než vyzdvihnout určité klady a zápory obou řešení.

FileNet Panagon
Použití produktu FileNet Panagon 2000 je nejlepší v případě zpracování velkého množství dokumentů v kombinaci s elektronickým oběhem dokumentů. Ke zřejmým kladům patří velký záběr nabízených funkcí v podobě mnoha volitelných modulů resp. licencí, vlastní přímá podpora skenovacího imagingu a hlavně prohlížečů mnoha formátů, přímá podpora optických knihoven a COLD subsystém a dále pak široká zákaznická báze i velikost vlastní firmy FileNet s celosvětovou působností a sítí poboček i partnerů.

Samotnému řešení by podle našeho názoru z technického hlediska prospěla nová architektura, která by kompletně sjednotila oba typy archivů (IDM a EDM), a tím i různé typy dokumentů. Dále nejsou podporovány operační systémy IBM AIX a Sun Solaris a databáze Sybase. Možnou příčinou těchto nedostatků je fakt, že určitá část portfolia produktů vznikla postupnou integrací různých technologií třetích stran, které firma FileNet získala akvizicemi v průběhu svého rozvoje. Pro podporu oblasti Web Content Managementu, který není přímou součástí základních služeb systému, uzavřel FileNet strategické partnerství s americkou firmou Vignette.

Documentum 4i
Systém Documentum 4i splňuje snad všechny požadavky, které může zákazník v oblasti ryzího managementu dokumentů systémů klást, a jako jediný nabízí řešení document managementu i Web Content Managementu na bázi funkcí a služeb jedné platformy - Documentum 4i eBusiness Edition. Jde tedy o Content Management. Pravděpodobně nejlepší architektura s podporou všech známých operačních i databázových systémů (včetně Linuxu a McIntosh klientů) a otevřenost systému (např. plná podpora XML) jsou asi hlavní přednosti.

Strategií společnosti Documentum je především jasná orientace na prostředí a technologie Internetu (včetně těsné integrace s klíčovými portálovými technologiemi typu BEA nebo IBM WebSphere) a podobně jako u většiny velkých systémů nechybí certifikované napojení na přední ERP aplikace (jako je SAP) pro efektivní využití archivačních a workflow funkcí.

Z technického hlediska bychom vytknuli absenci COLD subsystému a přímé podpory optických knihoven (obojí řešeno integrací s předními produkty třetích stran).