O firmě Poděbradka, druhém největším výrobci a distributoru přírodních i ochucených minerálních vod, jsme psali již na podzim minulého roku. V té době měla tato firma za sebou půlroční provoz nového integrovaného informačního systému MFG/PRO. Poděbradka je však velmi ambiciózní firmou, a proto zanedlouho přistoupila k dalšímu rozšiřování informační infrastruktury. Dokončili zde projekt realizace controllingové koncepce a zahájili první etapu projektu implementace controllingového informačního systému MERIT nad již zmíněným IS MFG/PRO. Na otázky, proč bylo třeba redefinovat systém řízení, proč se v Poděbradce rozhodli pro IS MERIT, jaká jsou očekávání atd. nám odpovídal pan ing. Jan Jonáš, vedoucí IT.

V loňském zářijovém čísle časopisu IT System jsme se zajímali o výběr a implementaci informačního systému MFG/PRO ve Vaší společnosti. Článek končil větou: "Právě se chystáme konkrétně měřit přínosy, které nám tento systém poskytuje." Zeptám se tedy nejprve, zda už můžete naše čtenáře s těmito výsledky přínosů seznámit.

Ukončení hlavní části implementace základního informačního systému MFG/PRO proběhlo, jak již bylo dříve zmíněno, k 1.1.2000. Zde však práce na zavádění informačních systémů v naší firmě zdaleka nekončí, jak by mohlo vyplývat ze zmíněných souvislostí. Samozřejmě, že ostrý provoz MFG/PRO v průběhu roku 2000 pro nás znamenal ještě spoustu práce na optimalizaci pro nás nových procesů a pracovních postupů zejména v oblasti výroby, kterou jsme měli v minulosti informačními technologiemi pokrytu pouze v zanedbatelné míře. Tento nový ERP systém nám přinesl zprůhlednění jednotlivých činností a popsal jednotlivé pracovní postupy a procesy v celé organizační struktuře firmy, čímž pomohl k jakémusi obraznému přenesení know-how jednotlivých person a individualit do společné báze vědomostí a postupů.

Dalším krokem ve Vaší firmě byl projekt realizace controllingové koncepce - návrh systému řízení a v současné době probíhá první etapa projektu implementace controllingového informačního systému MERIT nad IS MFG/PRO. Proč jste rozhodli přistoupit k redefinici systému řízení?

Než odpovím na otázku týkající se realizace controllingové koncepce, chtěl bych zmínit, že pojem "zavádění informačního systému firmy" není záležitost jednoho software řešícího všechny oblasti a potřeby uživatele v moderní firmě dnešní doby. Potřeby jednotlivých pracovníků a pracovních pozic ve smyslu přísunu informací jsou natolik rozdílné, že šíře a struktura dodávaných informací je naprosto odlišná. To znamená, že čím výše se pohybujeme v organizačním schématu firmy, tím je požadována vetší konsolidace dat a zejména jejich grafické zpracování a přehlednost. Jak je patrné z obrázku vrcholem "pyramidy IS" jsou výkonné manažerské informační systémy (MIS), které jsou v dnešní době pro podporu rozhodování a řízení nezbytnou nadstavbou základních IS.

Proč jste se rozhodli pro implementaci samostatného controllingového informačního systému?

Controllingový systém jako jeden ze zmíněných manažerských IS plní funkci jakéhosi "strážného anděla a aktivistu" v jedné osobě. Já tyto systémy chápu jednak jako nástroj ke zprůhlednění finančních toků uvnitř organizace, sledování a optimalizaci nákladových složek a hospodaření středisek, dále pak pomocí metod stanovujících krycí příspěvky výrobků pomáhá odhalovat potenciály, nebo naopak rizika a hrozby v celé šíři zákaznického portfolia v běžném obchodním styku.

Jaké důvody Vás vedly k výběru právě IS MERIT?

Pro výběr nadstavbových MIS jsme samozřejmě uspořádali výběrová řízení, kde jsme poptali dodávku těchto systémů od řady renomovaných firem. V kategorii controlligových systémů u nás zvítězil právě IS MERIT od firmy GIST, s.r.o. Hradec Králové. Při hodnocení výběrová komise pečlivě zkoumala funkčnost a možnosti v jednotlivých oblastech nabízených software. IS MERIT nejlépe odpovídal našim požadavkům zejména v oblastech "Hodnocení a analýza" (ať již prodeje či měření nákladů). Dalším zajímavým modulem je i oblast "Plánování" a tzv. reportingová mapa, což je soubor reportů a výstupů pro výkonný management firmy. Dalším možným doplňkem je i tzv. "Modelování" což je jakýsi nástroj pro modelování a vyhodnocování podnikatelských záměrů firmy.

Můžete nám prosím přiblížit hlavní Vámi využívané funkce systému MERIT? Kolik má systém ve Vaší firmě aktivních uživatelů?

V současné době se nacházíme zhruba uprostřed implementačního procesu. V první fázi zamýšlíme implementaci modulů "Plánování" a "Hodnocení" samozřejmě podpořený reportingovou mapou. Počet uživatelů, který bude systém aktivně využívat, je cca 10. Avšak počet uživatelů, kteří budou využívat výsledky a reporty poskytované tímto IS, bude mnohem vyšší a v podstatě zahrnuje celý management firmy.

Co od tohoto informačního systému očekáváte a v jakém časovém harmonogramu? Jaký efekt Vaší firmě tato implementace podle Vás přinese?

Ukončení implementace očekáváme zhruba na přelomu dubna a května 2001, kdy by měl být systém předán do ostrého provozu. Co se týče očekávání a efektů z implementace, jsem přesvědčen, že tento systém začne produkovat výsledky hned v průběhu měsíce května, a v každém případě nastaví jakési zrcadlo na skutečně dosahované hospodářské výsledky naší firmy.

Máte nějaké zajímavé zkušenosti z tohoto projektu, se kterými byste se chtěl se čtenáři časopisu IT System podělit?

Zkušeností z implementace controllingového systému je bezesporu obrovské množství. Jelikož jsem celou dobu působil jako vedoucí realizačního týmu Poděbradky, což je mimochodem zdánlivě nestandardní záležitost, neboť podle zvyklostí jsou tyto implementace vedeny především finančním oddělením potažmo finančním ředitelem, načerpal jsem mnoho nových vědomostí z oblasti manažerského a finančního účetnictví, což je pro vedení dalších podobných projektů velikou výhodou.

Plánujete v blízké budoucnosti dále rozvíjet informační infrastrukturu ve Vašem podniku?

Jak jsem již zmínil na začátku rozhovoru (a jak je patrné i z uvedeného obrázku) je zavádění controllingového sytému jen částí mozaiky informačního systému Poděbradky. Letos máme spolu s dalšími projekty, zejména v oblasti komunikace, před sebou ještě dokončení implementace marketingového IS a intranetového řešení uvnitř firmy. Samozřejmě, s výhledem na neustálý vývoj v oblasti IT je zcela jisté, že úroveň IT bude vytvářet úroveň poskytovaných služeb a bude podstatně ovlivňovat i výsledky hospodaření firmy! Proto se snažíme, aby vývoj informačních technologií v naší firmě probíhal v souladu s těmito moderními a novými trendy a myslím, že tato snaha přináší již své ovoce.